6 succesfactoren voor soepel(er) portfolio management

Heb jij soms ook wel eens het gevoel dat je organisatie wel honderd dingen of meer tegelijk doet en dat de echte focus eigenlijk volledig ontbreekt? Dat het portfolio management vooral een feest is geworden van één specifieke afdeling? En dat te veel mensen iets vinden van portfolio management, waardoor er geen eigenaarschap is en er gewoon geen richting wordt gekozen of duidelijke keuzes worden gemaakt?

Als jij je herkent in het bovenstaande, kun je er vrij zeker van zijn dat het portfolio management binnen je organisatie (net) niet lekker loopt. En dat is jammer, zowel voor de organisatie zelf als voor de medewerkers en overige stakeholders. Daarom delen we in dit artikel zes waardevolle tips om het portfolio management (zowel het portfolio selectie als het portfolio executie) in jouw organisatie soepeler te laten verlopen.

1. Durf te kiezen

Succesvol zijn als organisatie gaat gepaard met keuzes maken. Als consultants komen we soms organisaties tegen die 10 doelen of meer hebben op hun strategiekaart. Ervaring leert dat focus en heldere organisatiedoelen vaak leiden tot betere resultaten. Het hebben van heldere organisatiedoelen is van levensbelang. Op basis van de organisatiedoelen kun je vervolgens ook prioriteiten stellen binnen het portfolio. Dat helpt je om een stevige basis te leggen voor je projectportfolio. Initiatieven die niet (langer) bijdragen aan de strategische doelen, moet je in de ijskast zetten of zelfs helemaal schrappen.

Let op: je moet wel durven kiezen! Of zoals Michael Porter al zei: The essence of strategy is choosing what not to do. Maar hoe kom je nou aan deze heldere doelen? Probeer eens de OGSM-methode of het businessmodel canvas van Alexander Osterwalder

Let op: je moet wel durven kiezen! Of zoals Michael Porter al zei: The essence of strategy is choosing what not to do.

2. Beleggen op de juiste plek

Dankzij de vergaande digitalisering zie je dat projecten tegenwoordig vooral IT-gedreven zijn of in ieder geval een groot IT-component bezitten. In sommige organisaties wordt daardoor het portfolio management als een ‘IT-feestje’ gepercipieerd. Goed portfolio management is echter een organisatie brede verantwoordelijkheid en omvat idealiter alle veranderbehoeften van een organisatie. Deze behoren immers allemaal ten dienste te staan van de organisatiedoelen.

Om succes te hebben, is het daarom belangrijk om het PM (Portfolio Management) ook zo breed mogelijk te positioneren en op het juiste niveau te beleggen. Portfolio management hoort thuis op management- of zelfs directieniveau, afhankelijk van hoe je organisatie is ingericht.

3. Wees transparant en behoud focus

Om ervoor te zorgen dat de organisatie ook op de hoogte is van de gemaakte keuzes, is het belangrijk dat de keuzes helder gecommuniceerd worden en makkelijk zijn terug te lezen. Belangrijk hierbij is om een cultuur te hebben, waarin de dialoog wordt gestimuleerd om gemaakte keuzes te delen, zodat iedereen ze ook kent en begrijpt. Het midden- en projectmanagement of product owners (en soortgelijke rollen) spelen hierbij vaak een grote rol.

Juist omdat de vraag vaak groter is dan een organisatie aankan, zullen mensen proberen hun eigen initiatieven, waar geen of een lagere prioriteit aan is gegeven, alsnog in beweging te krijgen. Om dat tegen te gaan, dient het voor eenieder helder te zijn wat de keuzes en prioriteiten zijn. En dienen mensen nee durven zeggen!

Juist omdat de vraag vaak groter is dan een organisatie aankan, zullen mensen proberen hun eigen initiatieven, waar geen of een lagere prioriteit aan is gegeven, alsnog in beweging te krijgen.

4. Creëer inzicht door overzicht

Een gemeenschappelijke manier van werken helpt om het portfolioproces te voeden met dezelfde informatie. Dat betekent niet dat portfolio management een bepaalde uitvoering voorschrijft (zoals Prince2, Scrum of Scaled Agile). Al is een gedeelde executieaanpak wel wenselijk (dat is overigens weer een heel andere discussie), zaak is in ieder geval dat er afspraken zijn over informatie delen. Bijvoorbeeld door iedere maand een rapportage uit te brengen volgens een vast template.

Dit kan bijdragen aan transparantie, maar vergemakkelijkt ook de besluitvorming. Wanneer er meerdere initiatieven in het selectie- of het executieproces zitten, dan is het aan te raden om op basis van dezelfde gegevens keuzes te maken. Ook wordt dan duidelijk of gestarte initiatieven nog steeds bijdragen aan de doelen.

5. Analyseer & adviseer over het portfolio

Een portfolio is vaak niet statisch, maar ontwikkelt zich over de tijd. Zo komen er vanuit de organisatie continu nieuwe initiatieven. Deze initiatieven kunnen impact hebben op lopende initiatieven. Belangrijk is om deze impact helder te maken. Hetzelfde geldt voor excepties op lopende initiatieven, zoals meer budget of uitloop van de planning, en wat de impact daarvan is op het portfolio. Als portfoliomanager breng je deze impact in kaart (analyseer), maar adviseer vervolgens ook jouw besluitvormers hierover. Zij kunnen dan een gedegen keuze maken.

6. Meten is weten

Tot slot: een van je projecten of initiatieven van je portfolio is afgerond. Het is dan verleidelijk om snel door te gaan naar het volgende traject. Aan de voorkant is vastgesteld welke (klant)waarde een initiatief aan de strategische doelen moet bijdragen (tip 1). Het is dan ook belangrijk dat niet alleen tijdens, maar juist ook achteraf wordt gemeten of dit ook daadwerkelijk is gelukt. Wanneer de doelen niet bereikt zijn, kan dit namelijk impact hebben op het bestaande portfolio. Bijvoorbeeld doordat je de inhoud die niet is gerealiseerd, toevoegt aan een nieuw op te starten initiatief. Door punt 1 t/m 5 goed in te richten, ontstaat er waardevol inzicht in de realisatie van initiatieven om hier goed en tijdig op in te grijpen.

Wanneer de doelen niet bereikt zijn, kan dit impact hebben op het bestaande portfolio. Bijvoorbeeld doordat je de inhoud die niet is gerealiseerd, toevoegt aan een nieuw op te starten initiatief.

Hoe nu verder met portfolio management?

Een veel voorkomende vraag die wij als Mobilee bij onze klanten horen gaat over het toepassen van Portfolio management bij organisaties die bezig zijn met de kanteling naar Agile. Hoe passen deze succesfactoren daarop en hoe verschilt ‘Klassiek’ portfolio management eigenlijk van Agile portfolio management? Binnenkort hierover meer…