Agile portfoliomanagement: wat is portfoliomanagement en waarom agile?

Het wendbaar oppakken en prioriteren van initiatieven

Agile, Scrum en SAFe: bij de meeste organisaties kun je er niet meer omheen. De agile werkwijze raakt niet alleen de ontwikkeling van IT, maar het raakt de hele organisatie. We horen in het kader van agile en projecten steeds vaker de term “Agile Portfoliomanagement”. Maar: wat is dit nu eigenlijk? Wat maakt portfoliomanagement agile en wat is er veranderd sinds we massaal agile zijn gaan werken? In dit artikel gaan we dieper in op deze vragen en delen we onze visie op basis van onze ervaringen bij verschillende opdrachtgevers.

Meer over portfoliomanagement en informatiemanagement?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Wat is Portfoliomanagement?

Portfoliomanagement is een concept dat al geruime tijd bestaat, beginnend bij het managen van beleggingsportefeuilles op basis van een optimale mix tussen rendement en risico. Met (ICT) Project Portfolio Management werd dit concept later ook toegepast op ICT projecten, waarbij deze projecten werden beoordeeld en geprioriteerd. Portfoliomanagement is daarom vaak belegd bij Informatiemanagement. De noodzaak om projecten te beoordelen en te prioriteren kwam veelal voort uit de schaarste van middelen, kennis en expertise, waardoor er keuzes gemaakt moesten worden over welk project wel en welk project niet zou worden uitgevoerd. Portfoliomanagement gaat dan ook over keuzes maken.

Bij het maken van die keuzes ontstaat een optimale mix tussen de ‘waarde’ en het ‘rendement’ dat het programma of project toevoegt aan de organisatie, de reductie van risico’s en de urgentie die de doelstelling van het project heeft (voor meer uitleg, zie het blok hieronder).

In een eerder artikel hebben wij het over ‘een manier van werken en denken die organisaties helpt de juiste keuzes te maken, op het juiste moment en over datgene wat het meeste bijdraagt aan het organisatiedoel’. Het gaat hierbij om het oppakken en prioriteren van de juiste initiatieven met de schaarse beschikbare middelen om optimale waarde te creëren voor de organisatie.

We kiezen bewust voor het woord ‘initiatieven’, omdat er naast projecten ook werkzaamheden of veranderingen in het portfolio voor kunnen komen. Zeker nu veel organisaties niet meer projectmatig werken, maar meer op basis van agile en/of een combinatie van waterval en agile werken, maken verschillende werkzaamheden, projecten etc. deel uit van het portfolio van een organisatie.

Heb je vragen over het wendbaarder maken van jouw portfoliomanagement? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Aan de slag met Agile Portfoliomanagement? Neem vrijblijvend contact op met onze experts.

Neem contact met ons op

Wat is agile?

In de huidige digitale wereld kunnen organisaties er niet langer vanuit gaan dat verandertrajecten bij de start helemaal kunnen worden uitgedacht, gepland en begroot. Het moet daarom wendbaarder, waarbij je gaandeweg plannen aanpast aan de nieuwe omstandigheden. Voor Mobilee zit de essentie van wendbaarheid in:

“Het vermogen om je snel aan te kunnen passen aan veranderende omstandigheden, zodat je steeds die waarde blijft leveren die klanten verwachten of nodig heb­ben.”

Drie kenmerken van agile werken

Agile werken is gericht op snelheid en aan de slag gaan, waar in de watervalmethode eerst een gedetailleerde planning en ontwerp werd opgesteld. Drie kenmerken zijn hierbij van belang:

1. Kortcyclisch werken
2. Gericht op het leveren van waarde
3. Zelforganiserend vermogen

1.      Kortcyclisch werken

Het gaat bij agile werken om het iteratief en in kleine stappen (incrementen) ontwikkelen van producten of diensten. Doordat er gewerkt wordt in kleine stappen in plaats van met een grote en langdurige projectplanning, verandert de sturing van een ontwikkeltraject. Dat maakt het mogelijk om sneller bij te sturen en te reageren op veranderingen. Bovendien worden resultaten eerder zichtbaar, doordat elk increment geïmplementeerd kan worden onafhankelijk van de rest. Hierdoor hoeft de klant of gebruiker niet te wachten tot het geheel klaar is voor ze er gebruik van kunnen maken en feedback kunnen geven.

2.      Gericht op waarde leveren

Agile werken wordt georganiseerd op basis van de waarde die moet worden geleverd. Teams zijn verantwoordelijk voor het leveren van bepaalde waarde. Nieuwe initiatieven worden geformuleerd en geprioriteerd op basis van doelstellingen (outcome) in plaats van oplossingen (output), zodat ze de waarde voor de organisatie weergeven in plaats van de potentiële oplossing. Je doet een initiatief immers om iets te bereiken. Bijvoorbeeld, klanten worden snel geholpen. Hier zoek je in het ontwikkelproces de beste oplossing bij. Bijvoorbeeld een geautomatiseerde chatbot, zodat klanten niet in de wacht hoeven te staan. De output staat aan de start van het initiatief en staat dus nog niet vast.

Meer over portfoliomanagement en informatiemanagement?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

3.      Zelforganiserend vermogen

Het zelforganiserende vermogen van de agile teams is van belang voor de wendbaarheid. Teams zijn multidisciplinair, zodat zij alle kennis en expertise aan boord hebben om zelfstandig te kunnen opereren. De teams hebben een goed beeld van de verwachtingen van stakeholders, het werk wat ze als team aankunnen en de afhankelijkheden die er zijn met andere teams. Hierdoor zijn deze teams in staat om hun werkzaamheden effectief te plannen en in te spelen op veranderingen.

Veel organisaties hebben bovenstaande drie kenmerken toegepast in een wendbare manier van werken. Zij zijn hiermee beter in staat om effectief kwalitatief hoogstaande software of andere projecten of producten te ontwikkelen en op te leveren. Maar wat betekent dat nu voor het portfoliomanagement van een organisatie?

Agile portfoliomanagement

Een wendbare manier van werken en organiseren maakt dat ook het portfoliomanagement hierop aan moet sluiten. Wij spreken liever van ‘wendbaar portfoliomanagement’ in plaats van ‘agile portfoliomanagement’. De essentie van portfoliomanagement blijft namelijk onveranderd: het gaat nog steeds over het prioriteren van ‘brokken werk’ in hun onderlinge samenhang. Maar het is de manier waarop dat gebeurt die verandert, namelijk op een meer wendbare wijze. Met andere woorden: de drie kenmerken van agile werken die we hiervoor bespraken, moeten een belangrijke rol in het portfoliomanagementproces krijgen. Dat betekent dat het portfoliomanagementproces als volgt verandert:

• Portfoliomanagement moet kortcyclischer ingericht worden om aan te sluiten op de teams. Door regelmatiger te prioriteren en bij te sturen, kan de koers van de organisatie worden bijgestuurd op basis van veranderende omstandigheden en voortschrijdend inzicht. Eén keer per jaar een portfolio vaststellen en prioriteren is vaak niet wendbaar genoeg. Eén keer per kwartaal geeft meer mogelijkheden om te reageren op veranderingen (en is dus meer wendbaar).
• Er worden strategische thema’s vastgesteld die de strategie van de organisatie vertalen naar doelstellingen. Elk thema kan worden beschouwd als een subportfolio en heeft bij voorkeur een specifiek budget. Hierdoor kunnen veranderinitiatieven binnen elk thema beoordeeld worden op hun bijdrage aan deze doelstellingen en de waarde die ze voor de organisatie vertegenwoordigen. Deze aanpak maakt het mogelijk om binnen elk thema prioriteiten te stellen, waarbij de budgetten als begrenzing dienen. Hierdoor wordt de vergelijking van initiatieven beperkt tot diegene die bijdragen aan dezelfde doelstelling, waardoor een effectieve en waardegerichte beoordeling mogelijk is.
• De prioritering, planning en monitoring moeten een gezamenlijk proces worden van teams en stakeholders. Besluitvorming wordt zo laag mogelijk in de organisatie belegd, zodat keuzes door zelforganisatie snel genomen kunnen worden binnen de teams zelf.

Wat levert Agile Portfoliomanagement op?

Organisaties die wendbaar portfoliomanagement implementeren doen dat natuurlijk niet zonder reden. In onze ervaring levert het de volgende voordelen op:

• Door kortcyclischer te prioriteren ontstaat slagvaardigere besluitvorming en meer mogelijkheden om in te spelen op veranderende omstandigheden of ontstane inzichten;
• De kortcyclische prioritering in gezamenlijkheid te doen met management en (product)teams creëert een hogere mate van betrokkenheid . De teams weten precies wát ze moeten doen, en ook waaróm;
• Door voortdurend gericht te blijven op het realiseren van waarde en door met een kortcyclische wijze van prioritering te reageren op veranderende omstandigheden, wordt er steeds aan die initiatieven gewerkt die op dat moment de meeste waarde voor de organisatie opleveren;
• Door meer zelforganiserend vermogen worden keuzes (prioritering) en uitvoerbaarheid (planning) veel dichter bij elkaar gebracht, waardoor een veel realistischer beeld ontstaat van het portfolio en de haalbaarheid ervan;
• Door zelforganiserend vermogen van de (product)teams kunnen de teams efficiënter en effectiever werken, doordat ze zelf alle expertise in huis hebben om de waarde te leveren.

Kortom, door portfoliomanagement wendbaar te maken, benutten we de kracht van portfoliomanagement én agile werken! De consultants van Mobilee hebben veel ervaring opgedaan met Agile Portfoliomanagement. Lees bijvoorbeeld hoe de overheid een wendbaarder porfoliomanagement inricht? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang regelmatige interessante artikelen rondom een slagvaardig informatiemanagement en portfoliomanagement in je mailbox of neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Een wendbaarder porfoliomanagement? Neem vrijblijvend contact op met onze experts.

Neem contact met ons op

Dit artikel is mede tot stand gekomen door Mobilee consultants Berry Vermeulen, Johannes Stoffels, Ralf Schellens en Wilco Ouwens. Meer over de auteurs Tina, Tycho en Jeroen, zie hieronder.