Agile portfoliomanagement binnen de overheid
Wendbaarder maken van portfoliomanagement
Agile portfoliomanagement: een manier van werken waarbij je portfoliomanagement wendbaarder inricht. Een overheidsinstantie riep de hulp in van Mobilee om hieraan bij te dragen. De instantie had al enkele agile productteams ingericht. Deze teams werkten aan verschillende projecten en opdrachten om daarmee de informatievoorziening van de organisatie te moderniseren en gereed te maken voor de toekomst. Er was nog geen portfoliomanagementproces ingericht, waarmee de organisatie kon bepalen welke werkzaamheden met de hoogste prioriteit door de teams moeten worden opgepakt.
Mobilee werd gevraagd om dit portfoliomanagementproces in te richten en aan te laten sluiten op de gekozen werkwijze met de agile productteams. Hierbij lag de focus op het onderkennen van de relevante thema’s, een kortcyclisch prioriteringsproces en transparantie en betrokkenheid van alle stakeholders door het opzetten van een gezamenlijk afstemmingsproces.
Hulp nodig bij het wendbaarder inrichten van portfoliomanagement?
Strategische thema’s vanuit het MT geven de belangrijkste waarde aan
Bij deze overheidsorganisatie is het portfoliomanagement opgezet vanuit een transitie van de interne IT-organisatie. De organisatie stond aan de vooravond van een enorme uitdaging om het complete landschap van de informatievoorziening (IV) te vervangen en te moderniseren. Hiertoe is een aantal strategische thema’s benoemd, die van belang zijn om deze modernisering en vervanging van het IV-landschap te realiseren. Deze thema’s zijn door het MT van de organisatie vastgesteld. Voor elk thema zijn de te realiseren doelen bepaald en is een architectuur ontwikkeld, zodat het voor de productteams duidelijk is waaraan zij moeten werken. De thema’s zijn duidelijk zichtbaar gemaakt in het portfolio, zodat per thema steeds de belangrijkste prioriteiten kunnen worden bepaald.
Het probleem: een gebrek aan transparantie en betrokkenheid
De prioritering van ‘brokken werk’ was de verantwoordelijkheid van een daartoe ingericht Portfolio Board, bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende organisatieonderdelen. Na verloop van tijd bleek dat het beeld dat de Portfolio Board had van de prioritering van de werkzaamheden, verschilde van het beeld dat de teams daarover hadden. Tevens kwam het regelmatig voor dat teams aandacht besteedden aan zaken die helemaal niet zo belangrijk waren voor de organisatie, maar die men wel ‘leuk’ vond om te doen of waar vanuit een bepaalde hoek van de organisatie hard om werd geroepen. Een symptoom dat vaker voorkomt in organisaties zoals we eerder ook beschreven in het artikel Tien uitdagingen van portfolio-management. Tenslotte was het bijna onmogelijk om een actueel en consistent totaalbeeld van het portfolio te creëren en te onderhouden, terwijl er zoveel in beweging was. Kortom: er was onvoldoende transparantie voor en betrokkenheid van alle betrokkenen.
Het portfolio zichtbaar maken door middel van tooling
Deze problemen zijn aangepakt door het totale portfolio zichtbaar te maken in Jira. De product owners van de diverse productteams, informatiemanagers en business analisten uit de businessonderdelen zorgen steeds voor een actueel beeld van de (voortgang van het) portfolio. Het zorgt er ook voor dat de werkvoorraden (backlogs) van de productteams direct gekoppeld blijven aan het portfolio.
Hulp nodig bij het wendbaarder inrichten van portfoliomanagement?
Kortcyclisch prioriteringsproces: van jaarlijks naar een kwartaalcyclus
Het bepalen van de belangrijkste initiatieven door de Portfolio Board per thema vindt nu elk kwartaal plaats. De organisatie is hiermee van een jaarlijkse cyclus naar een kwartaalcyclus overgegaan. Een kortcyclische manier van werken wat voorkomt in Agile portfoliomanagement zoals ook zichtbaar gemaakt in het volgende figuur en beschreven in een eerder artikel.
Het eerdergenoemde beeld van de voortgang en werkvoorraden is hiervoor belangrijke input. Elk kwartaal komen alle productteams samen met de leden van de Portfolio Board en andere stakeholders in een PI planning event. De productteams gaan op die dag aan de slag met de prioriteiten vanuit de Portfolio Board en plannen zelfstandig hun werkzaamheden voor het volgende kwartaal. In deze planning vindt veelvuldig afstemming plaats met stakeholders en andere teams om afspraken te maken over onderlinge afhankelijkheden. Alle keuzes en afspraken die tijdens dit event worden gemaakt, worden weer verwerkt in het totaalbeeld van het portfolio. Op deze wijze blijft het portfolio voortdurend gekoppeld aan de uitvoering en is het geheel transparant voor alle betrokkenen.
Door het portfoliomanagement op deze wijze (meer) wendbaar in te richten is het voor alle betrokkenen duidelijk welke werkzaamheden de meeste waarde opleveren voor de organisatie, waaraan wordt gewerkt door de teams en waaraan (nog) niet, welke onderlinge afhankelijkheden er zijn, etc. Elk kwartaal worden alle lopende- en gewenste initiatieven opnieuw beoordeeld en geprioriteerd. Dit zorgt ervoor dat keuzes en prioriteiten kunnen worden aangepast aan de laatste stand van zaken en veel beter aansluiten op de werkelijkheid van de realisatie. De cyclus per kwartaal lijkt de mate van wendbaarheid te bieden die past bij de volwassenheid en de dynamiek van deze overheidsorganisatie.
Agile Portfoliomanagement: iets totaal anders?
In het artikel ‘Agile en portfoliomanagement: wat is portfoliomanagement en waarom agile?’ Begonnen we met de vraag: wat is Agile Portfoliomanagement? Zoals je hebt kunnen lezen, blijf je binnen agile portfoliomanagement initiatieven prioriteren om met de schaarse beschikbare middelen optimale waarde te creëren voor de organisatie. De essentie verandert dus niet. Wij spreken dan ook liever niet van Agile Portfoliomanagement, maar over het wendbaar(der) maken van portfoliomanagement. Door kortcyclisch te werken en door de focus te houden op waarde en zelforganiserend vermogen met transparantie en betrokkenheid van alle stakeholders, sluiten we aan bij de wereld van agile werken. Wendbaar portfoliomanagement geeft een organisatie slagkracht om aan te sluiten bij de huidige wereld.
Dat klinkt goed: wendbaar portfoliomanagement! Maar waar kun je in de praktijk tegenaan lopen als je de slag maakt naar Agile of wendbaar portfoliomanagement? En wat betekent dat voor de rol van de portfoliomanager in een organisatie? In een volgend artikel over wendbaar portfoliomanagement gaan we hier verder op in. Schrijf je daarom in voor onze nieuwsbrief!
Meer over Agile portfoliomanagement?