De inzet van een projectleider binnen de zorg
De gezondheidszorg is een dynamische en vitale sector. Dag in dag uit zetten miljoenen zorgprofessionals in Nederland zich met passie en toewijding in voor zorg en welzijn. Het vereist continue inspanningen van zorgverleners, beleidsmakers en de samenleving als geheel om uitdagingen aan te gaan en te streven naar een toekomst waarin hoogwaardige zorg voor iedereen toegankelijk en betaalbaar is.
Nieuwe wetgeving, discussies over de toekomst en o.a. een tekort aan personeel heeft ervoor gezorgd dat de zorg de laatste jaren steeds meer onder druk is komen te staan. Daarbovenop komt ook nog eens de veranderende verwachting van patiënten en cliënten voor hun zorgvraag, want ook hier is de wens om bij voorkeur direct en 24/7 geholpen te worden. Hierdoor is het van steeds groter belang om de zorg radicaal anders te organiseren: om goede zorg te kunnen blijven leveren, nu en in de toekomst, is een snelle en overtuigende transitie nodig voor de gehele zorg- en welzijnsbranche.
Van inhoud naar organisatorische beslommeringen voor zorgprofessionals
Organisatorische aspecten die voortkomen uit het verlenen van zorg en welzijn, geven menig zorgprofessional kopzorgen. De meeste zorgprofessionals willen zich met name richten op het verlenen van zorg, maar op de achtergrond wordt er steeds meer van hen gevraagd of van de systemen en processen waarmee ze werken. De maatschappij en het landelijk beleid eist dat ook de zorg zich op een andere manier organiseert en dit levert veelal uitdagingen op voor de manier van werken. De zorg moet snel digitaal transformeren om op een correcte manier in te spelen op de behoeftes van patiënten en cliënten en operationeel te kunnen excelleren.
Om hiermee om te gaan werken lokale zorgvoorzieningen, in samenwerking met verschillende stakeholders, aan initiatieven om te kunnen voldoen aan het gestelde landelijk beleid. Deze initiatieven worden echter vaak niet gerealiseerd omdat men vast komt te zitten in emotie of tussen verschillende belangen waarmee een organisatie te maken heeft.
De invloed van landelijk beleid op werkprocessen binnen de zorg
Landelijke initiatieven en akkoorden binnen de zorg, zorgen voor een visie op de lange termijn. Zowel bij de totstandkoming, als bij de uitwerking van initiatieven is het uitdragen van een gezamenlijk doel in de volledige keten van essentieel belang om vanuit hier een basis te vormen. Deze basis fungeert als een soort kompas bij opvolgende implementatie- of verandertrajecten. Wanneer er in een implementatietraject verschillende meningen of belangen tegenover elkaar komen te staan, helpt dit zogenoemde ‘kompas’ om tot consensus te komen. Het werken richting gestelde doelen door alle betrokkenen is belangrijk. Wat is de koers die we varen? Welke afwegingen liggen ten grondslag aan deze koers? Wat is de invloed die ik zelf heb op de situatie, als organisatie én als individu?
Het verlagen van de werkdruk blijft een veel besproken thema, waar middels landelijke initiatieven zoals de IZA en het ANW-plan invulling aan wordt gegeven. De spoedzorg is onderdeel van dit integraal akkoord en werkt samen met huisartsen richting deze lange termijnvisie waarbij tegelijkertijd klantbeleving en operationele excellentie een belangrijke rol spelen in de huidige transitie. Het samenwerken binnen de gehele keten van spoedzorg richting de realisatie van deze landelijke initiatieven is een grote uitdaging waarbij een projectleider en projectmatige aanpak een oplossing kan bieden voor organisaties.
De regionale huisartsenposten voor spoedeisende zorg vormen een directe link tussen zorgaanbieders en cliënten en patiënten in het zorglandschap. Hierbij zorgt deze spoedzorg ervoor dat via een voorselectie patiënten direct of later kunnen worden geholpen. Hierbij kijkt de huisartsenpost spoedeisende zorg, als organisatie, doorlopend naar planning, prioritering en inhoudelijke kwaliteit van de zorg. Om landelijke initiatieven te kunnen implementeren wordt regelmatig gekozen voor een projectmatige aanpak.
Een duidelijke randvoorwaarde voor het succes van deze projecten is dat er altijd duidelijke communicatie en afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden moet zijn. Dit biedt duidelijkheid voor alle betrokkenen binnen een project, waardoor er inhoudelijk gesproken kan worden over waar het écht om hoort te gaan: het bieden van kwalitatieve zorg. Binnen een regionale huisartsenpost spoedeisende hulp was de Mobilee consultant gevraagd om met een open blik te kijken naar de verschillende belangen binnen de huisartsenpost en de voortgang richting het uiteindelijke doel te bewaken. Hierbij moest het gesprek tussen verschillende stakeholders worden gefaciliteerd en begeleid. Door het implementatietraject op deze manier projectmatig aan te pakken, heeft deze huisartsenpost spoedeisende hulp ervoor gezorgd dat er direct een afbakening is ontstaan in verantwoordelijkheden, wat heeft geholpen in het boeken van voortgang en het succesvol implementeren van landelijke initiatieven.
Op zoek naar een projectleider? Neem vrijblijvend contact op.
Kenmerken van een goede projectleider
Het uitgangspunt van de inzet van projectmanagement kan per organisatie verschillen. Het inzetten van projectmanagement is geen doel op zich; het is een middel. Een middel om de realisatie van implementaties te faciliteren. Een middel dat kan helpen om verschillende stakeholders bij elkaar te brengen en de voortgang te bewaken. Er zijn verschillende methodieken, zoals Agile projectmanagement of Lean projectmanagement die dit kunnen ondersteunen. De beste resultaten worden echter behaald waarbij de juiste persoon de projectleidersrol vervuld. Elk project heeft zijn eigen uitdagingen waarbij het van essentieel belang is om een projectleider aan te stellen met de benodigde kwaliteiten.
Meer praktijkvoorbeelden over digitale transformatie?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief
De begeleiding van een projectleider wordt nog wel eens onderschat. Vaak wordt gekozen voor de makkelijkste route want ‘Zo moeilijk kan het toch niet zijn om een project te begeleiden?’ of ‘Dat doen we toch gewoon even zo’? Wanneer er in de praktijk vanaf het begin de juiste begeleiding wordt geboden kunnen complicaties en moeilijkheden tijdens de voortgang van het initiatief worden bespaard.
In implementatie- en/of verandertrajecten is het nodig om met gepaste afstand en een open blik, écht te luisteren naar alle stakeholders. Daarbij moeten soms moeilijke en harde keuzes worden gemaakt en strikte deadlines worden bewaakt. Hierbij kan het een voordeel zijn, wanneer de projectleider niet te dicht op de organisatie zit.
Bij het aanstellen van een goede projectleider is het belangrijk om rekening te houden met vier aspecten:
1. Het betrekken van de juiste mensen op het juiste moment
Het betrekken van de juiste personen op het juiste moment, met de juiste informatie. Het klinkt simpel, maar in de praktijk zien we dat hier nog veel winst te behalen valt. Het is noodzakelijk om te bepalen welke partijen verantwoordelijk zijn voor specifieke beslissingen en welke aspecten zij moeten behandelen. Het actief benoemen van deze randvoorwaarden schept duidelijkheid en houvast in een implementatie- en/of verandertraject. Het draagt actief bij aan de duidelijkheid en efficiëntie van het besluitvormingsproces. Het continu betrekken van verschillende doelgroepen, ook na implementatie, zorgt voor de juiste afstemming én het gesprek over de inhoud.
2. De menselijke maat; met empathie en respect het gesprek openen
Wat drijft iemand? Wat willen we bereiken? Hoe vinden we elkaar? Het beginnen met en het houden van een open blik, zowel naar de personen die betrokken zijn bij het project als de inhoudelijke aspecten, is een van de elementen die een goede projectleider kenmerkt.
3. Het creëren van een lerend vermogen. Elke dag een stap vooruit!
Om kunnen gaan met veranderingen, blijft van essentieel belang voor het borgen van vooruitgang. Dit is een doorlopend proces en vraagt van eenieder de benodigde flexibiliteit. De projectleider kan het fundament geven van een klimaat waarin het lerend vermogen gestimuleerd wordt.
4. Het borgen van het besluitvormingsproces
We hebben met elkaar een doel voor ogen, maar hoe zorgen we voor de juiste vooruitgang? Het afbakenen van verantwoordelijkheden, het vastleggen van besluitvormingsprocessen en de communicatie hierover met alle betrokkenen is van essentieel belang. In de praktijk zien we dat wanneer deze afspraken niet duidelijk zijn voor eenieder, er veel vertraging kan optreden in het implementatieproces. Zorg voor de juiste informatie zodat besluiten correct kunnen worden genomen.
Mensgericht, vindingrijk vakmanschap met een projectleider van Mobilee
Loop jij nu vast binnen een project binnen jouw organisatie en kun je daarbij goed de hulp gebruiken van een ervaren projectleider? De projectleiders van Mobilee hebben veel ervaring opgedaan bij een breed scala aan organisaties waaronder binnen de zorg. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie. Wij kijken graag met je mee.
