Waarom stakeholdermanagement essentieel is voor succesvolle projecten

Stakeholders en stakeholdermanagement komen binnen elk programma of project terug, ook bij veel opdrachtgevers van Mobilee. Toch zien we dat dit onderwerp nog wel eens wordt overgeslagen en dat is jammer, want goed stakeholdermanagement levert veel op. 

In dit artikel delen we ervaringen en geven we tips over stakeholdermanagement, zodat je als projectmanager jouw project succesvol kunt starten én afsluiten. 

Communicatie is key binnen projecten

Als er binnen Mobilee gesproken wordt over de opdrachten, gaat het niet alleen over de inhoud van de opdracht zelf, maar ook over de onderlinge relatie die er is met de programmamanager of andere betrokkenen Over bijvoorbeeld een projectgroep die de hakken in het zand zet, de communicatie die wel of niet lekker loopt, welke interventies je kunt doen om veranderingen voor elkaar te krijgen of hoe je mensen meekrijgt in je project. Daaraan zie je dus dat stakeholdermanagement een belangrijk onderwerp is en eentje die voor genoeg uitdagingen zorgt. 

Wat zijn stakeholders?

Voordat we verder gaan is het belangrijk om te weten wat we precies bedoelen met het begrip  stakeholder. De letterlijke vertaling van stakeholder is belanghebbende. Dat kan heel strikt worden geïnterpreteerd; alleen de direct betrokkenen zoals een team of afdeling. Of juist heel ruim, zoals met de klanten, bewoners of lokale overheden 

Bij Mobilee verstaan we er een individu of een groep onder. Het kan dan gaan om bepaalde rollen of functies, of specifieke personen. Denk bijvoorbeeld aan een directeur of financieel manager. Een groep is soms wat abstracter, maar kan worden gerepresenteerd door een persoon. Bijvoorbeeld een groep bewoners als het gaat om een woningbouwproject.  

In de meeste gevallen zijn het binnen projecten individuen die een rol of functie hebben binnen de organisatie. In vrijwel alle gevallen zijn dit interne medewerkers, al zijn er uitzonderingen. Bepalen wie er precies stakeholders zijn, is de eerste stap binnen stakeholdermanagement. Met een stakeholderanalyse breng je zowel de formele als informele betrokken in beeld.  

Wat is stakeholdermanagement en hoe richt je dat in?

Stakeholdermanagement is hoe je omgaat met je stakeholders. Stakeholdermanagement is als een soort fundament binnen de opdracht van de professionals. Het is nodig voor een succesvol project en het maakt onderdeel uit  van je opdrachtomschrijving. Een opdrachtomschrijving  zou je in DISC–kleuren als meer ‘blauw’ kunnen omschrijven, oftewel met duidelijke regels en tamelijk zwart-wit. Stakeholdermanagement is meer mensgericht of ‘groen’. Goed luisteren naar je stakeholders en hen periodiek informeren is bijvoorbeeld erg belangrijk. 

Stakeholdermanagement is een fundament voor een succesvol project

Een bekende stakeholdermanagementmethode is die van IPMA. Dit is een beproefde methode die op basis van opgedane ervaring aangepast kan worden naar eigen voorkeuren. Op welke manier je de  analyse doet of de governancestructuur in kaart brengt, je herkent altijd de drie stappen uit Projectmanagement van IPMA. Deze stappen lichten we hieronder verder toe. 

Stap 1: In kaart brengen van de Stakeholders

Je begint met het inventariseren van belanghebbenden. Die kun je grofweg indelen in vier groepen: Beslissers, Gebruikers, Uitvoerenden en Leveranciers.

Stap 2: Mate van betrokkenheid bepalen

Daarna deel je de stakeholders in voor hun mate van betrokkenheid, onderverdeeld in direct betrokken, zichtbaar betrokken en indirect betrokken.

Stap 3: Belang-invloed analyse van stakeholders

Ten derde bepaal je voor de stakeholders hoe groot hun belang is bij de uitkomsten van het project, en hoeveel invloed zij hebben tijdens het project.

Door de stakeholders op deze manier in kaart te brengen, krijg je inzicht in het krachtenveld van mensen binnen en om het project heen. Het helpt om te zien met wie je te maken hebt, of er weerstand is en wie je nodig hebt om je doel te bereiken. Zo weet je hoe de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden. Wiens inbreng heeft de meeste invloed bijvoorbeeld, en wie is altijd aanwezig bij bepaalde calls? Iedereen heeft zijn eigen positie en op deze manier breng je dat in kaart. Vervolgens pas je hier je communicatie op aan, zowel qua inhoud als qua vorm. Want soms is een kort mailtje de beste manier, soms een kop koffie om bij te praten, en een andere keer heb je een workshop nodig of een ander soort interventie. Consensus is hierbij het sleutelwoord. Want je hebt iedereen op een bepaalde manier nodig om het doel te bereiken. 

Een stakeholderanalyse is trouwens niet iets wat je eenmalig moet doen, maar iets dat je regelmatig herhaalt om te zien hoe de vlag erbij hangt. Wat we nog wel eens zien, is dat de analyse vooraf gedaan wordt zodat aan de randvoorwaarde voldaan wordt, maar er daarna niet meer naar wordt gekeken. Of juist dat mensen in de ‘analysestand’ blijven staan. Je kunt namelijk eeuwig door blijven analyseren op nuances, maar dat is niet zinvol. Het is ook geen abstracte wiskunde. Je kunt beter een snapshot maken van dit moment en dat op een later tijdstip weer bijstellen. 

Stakeholderanalyse is niet eenmalig, maar iets dat je regelmatig herhaalt om te zien hoe de vlag erbij hangt

Wanneer zet je stakeholdermanagement in?

Binnen Mobilee is het inzetten van een stakeholderanalyse een gemeen goed. Het toepassen ervan heeft vele voordelen. Het helpt om in kaart te brengen wie belangrijk is en wie je moet meekrijgen in het project. Alleen dan kun je je opdracht succesvol afronden. Maar ook dat je weet hoe je mensen moet benaderen en meekrijgen. Niet elke stakeholder is hetzelfde of heeft dezelfde belangen. Het verschilt per stakeholder hoe iemand geïnformeerd, betrokken of meegenomen wil worden.  

Op het moment dat je dit speelveld in kaart hebt gebracht, weten jij en je stakeholders waar je aan toe bent.  

Je bent een stuk effectiever. Op het moment dat je transparant bent in je communicatie levert het vaak ook credits op bij je stakeholder. Daarom is het belangrijk om te bepalen welke invloed iedereen heeft. En natuurlijk wat het standpunt is van diegene. Is hij of zij voor of tegen het project? Welk belang heeft de stakeholder bij het slagen of juist het mislukken van het project? 

Daarnaast krijg je al tijdens de analyse of in ieder geval tijdens gesprekken met stakeholders nog wel eens wat nieuws te horen. Je zal niet de eerste zijn die ontdekt dat de werkvloer heel anders denkt over de uitkomsten van het project dan de directie. Overigens is dat ook gelijk een reden waarom sommige directies of opdrachtgevers zo’n stakeholderanalyse liever niet doen. Maar alleen als je allemaal overeenstemming bereikt over het doel en de aanpak van het project kun je succesvol zijn. Anders is het gedoemd te mislukken en dát is pas zonde van de tijd en het geld dat je erin hebt gestoken. 

Goede communicatie maakt het ook nog eens een stuk fijner werken. Een positieve en transparante sfeer is altijd prettiger dan weerstand en onbegrip. Als je een goede analyse uitvoert en stakeholdermanagement blijft onderhouden, kost het een stuk minder energie om iedereen mee te nemen, ook wanneer er sprake is van een scopewijziging Je hebt een verbindende rol tussen de verschillende lagen, bijvoorbeeld de directie en de werkvloer en dat heeft een grote toegevoegde waarde. Mensen hebben het gevoel dat ze gehoord worden. Dat levert dus een hogere efficiëntie op, maar ook meer contact en wederzijds begrip. Uiteindelijk leidt dat tot een betere kwaliteit van de daadwerkelijke oplossing. 

Zonder stakeholderanalyse ben je minder effectief.

Er zijn zoals je ziet flink wat voordelen aan een goede stakeholderanalyse, die je mist als je die achterwege laat. Het grootste nadeel van het overslaan van een stakeholdersanalyse is dat je niet effectief bezig bent. Je loopt bijvoorbeeld op een bepaald moment vast in het project en je gaat pas dan kijken hoe je dat oplost. Dit duurt langer en kost ook meer geld en tijd. Als je een goede band hebt met je stakeholders kun je het veel sneller oplossen. Sterker nog, misschien kun je het vastlopen zelfs voorkomen. Het project valt of staat met goede communicatie. 

Welke vaardigheden heb je nodig bij goed stakeholdermanagement?

De stakeholdermanagement vaardigheden die de consultants van Mobilee inzetten bij projecten zijn gebaseerd op geduld, flexibiliteit, goed luisteren en een positieve houding. Het is immers belangrijk dat verschillende meningen worden samengebracht en gehoord. Dit vereist een aantal vaardigheden en kwaliteiten, waaronder: 

• Communicatie: Effectief communiceren met een breed scala aan mensen
• Beïnvloeding: Mensen overtuigen om je kant te kiezen
• Conflictbeheer: Constructief conflicten oplossen
• Planning en organisatie: De behoeften van alle stakeholders in kaart brengen en een strategie ontwikkelen
• Analytische vaardigheden: Complexe situaties analyseren en de belangrijkste belanghebbenden en hun belangen identificeren
• Empathisch vermogen: Je in de positie van anderen verplaatsen en hun belangen begrijpen

Stakeholdermanagement: belangrijk bij elke organisatie

Bij een project zonder goed stakeholdermanagement is het risico groot dat het project niet of minder efficiënt haar doel behaald. Het kan voorkomen dat een klant niet zit te wachten op een stakeholderanalyse. Het argument is dan dat het te veel tijd en moeite kost. Niet alleen voor jou als externe medewerker, maar ook voor de collega’s binnen de organisatie. En inderdaad, het kost tijd en energie van de consultant, maar ook van een aantal mensen binnen de organisatie zelf.  

Stakeholdermanagement is natuurlijk prima schaalbaar. Is er sprake van een megaproject, dat ook nog eens gevoelig ligt? Dan moet je er zeker extra aandacht aan besteden. Is het juist een klein project dat weinig invloed heeft buiten de directe stakeholders? Dan ben je zo klaar. Het is belangrijk dat je als consultant aanvoelt hoeveel tijd en energie je er precies in moet stoppen.  

Met een stakeholderanalyse zie je of je het goed doet, want communicatie werkt altijd twee kanten op. Wanneer je er zonder oordeel in gaat, stijg je boven jezelf uit. Wij zijn ook maar een mens en soms klikt het met stakeholders gewoon beter dan de andere keer. Daarom is het belangrijk om er zo neutraal mogelijk in te gaan en open te staan voor feedback. Daar wordt iedereen beter van.

Het kost wat, maar dan heb je ook wat!

Stakeholdermanagement is een onderdeel binnen je opdracht wat  je niet mag overslaan. Hoe uitgebreid je het precies doet, is afhankelijk van het soort project, de organisatie en de impact. Toch is het de tijdsinvestering altijd meer dan waard. Dat geldt niet alleen voor een consultant of projectmanager, maar blijkt achteraf ook telkens weer vanuit het perspectief van de stakeholder doordat het eindresultaat er beter van wordt. Sterker nog: goed stakeholdermanagement laat je excelleren! 

Lees meer over stakeholdermanagement in de praktijk: 

Voorbeeld werkorganisatie De BUCH:
Portfoliomanagement bij een gemeentelijke werkorganisatie

Voorbeeld DPG Media:
Van data-legacy naar datamesh: “Dat lukt nooit.” Toch wel!

Voorbeeld CIBG:
Een verbeterde klantbeleving binnen de overheid