Vijf succesfactoren voor slagvaardiger informatiemanagement

Informatiemanagement wordt gezien als de motorolie binnen digitale transformatie. Het zorgt ervoor dat de informatievoorziening van een organisatie aansluit bij de informatiebehoefte. Eerder heeft Mobilee de e-books Informatiemanagement als motorolie en Succesvol informatiemanagement binnen jouw organisatie uitgebracht. Hierin beschreven we aan welke voorwaarden je organisatie moet voldoen om informatiemanagement succesvol toe te passen en welke uitdagingen je daarbij vaak tegenkomt.

In dit artikel geven we een aantal tips aan de hand van voorbeelden uit onze praktijk. Zo kun je vandaag nog starten met het verbeteren van informatiemanagement binnen jouw organisatie.

Informatiemanagement is een doorlopend proces

Om businessprocessen soepel te laten verlopen, is een goede informatievoorziening noodzakelijk. De informatiebehoefte binnen een organisatie verandert doorlopend. Goed informatiemanagement speelt daar continu op in. Om te weten hoe je dat op de juiste manier doet, is het belangrijk eerst te weten wat de term informatiemanagement precies inhoudt. Onze definitie van informatiemanagement:

Het geheel van processen, structuren, mensen, middelen en procedures (afspraken), waarmee een organisatie zorgt voor continue afstemming tussen vraag naar en aanbod van informatievoorziening en IT, op zowel strategisch-, tactisch- als operationeel niveau.

Acht redenen waarom informatiemanagement belangrijk is voor jouw organisatie

We zeggen niet voor niets dat informatiemanagement werkt als motorolie, zowel binnen de organisatie als ook bij de digitale transformatie. Technologische ontwikkelingen schieten immers in een razend tempo aan ons voorbij. Als dit niet je kerntaak is, is het lastig al deze innovaties bij te benen. Wanneer informatiemanagement in je organisatie goed belegd is, zul je ervaren dat je beter kunt inspelen op deze ontwikkelingen. Ook wordt de informatievoorziening dan beter ingericht en worden businessprocessen beter ondersteund.

In onderstaande afbeelding zie je de acht voordelen van goede informatievoorziening binnen de digitale transformatie. Klik op de afbeelding om in te zoomen.

Genoeg redenen voor organisaties om te focussen op informatiemanagement. Toch is dat niet altijd gemakkelijk. Mobilee helpt organisaties graag bij deze uitdagingen. Benieuwd hoe wij dat doen?

Succesfactor 1: Breng de huidige situatie in beeld

Om informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen, is het essentieel eerst de huidige situatie te analyseren. Wanneer je weet waar je staat, kun je immers makkelijker bepalen waar je naar toe wilt. Zo weet je aan welke knoppen je moet draaien en aan welke knoppen (nog) niet.

Gebruik het Informatie Assessment Model (IAM)

Door gezamenlijke uitgangspunten te bepalen, geef je de organisatie richting. Hiervoor gebruiken wij het Informatiemanagement Assessment Model (IAM) dat bestaat uit negen aandachtsgebieden. Door het analyseren van deze aandachtsgebieden kom je erachter in welke fase de organisatie zich momenteel bevindt en hoe de organisatie zich verder kan ontwikkelen. Daarnaast geef je op deze manier aandacht en prioriteit aan de meest belangrijke verbeterpunten.

In het eerste e-book is hier uitgebreid over geschreven, maar om je geheugen nog even op te frissen vind je in onderstaand model, het Informatiemanagement Assessment Model (IAM), de negen aandachtsgebieden. Klik op de afbeelding om in te zoomen.

Het model is een fijne houvast. Bijvoorbeeld wanneer je met diverse stakeholders in gesprek gaat, workshops organiseert, meekijkt met de uitvoering, of om documentatie te analyseren. Zo ontstaat er een beeld van de sterke punten en de verbeterpunten van de organisatie.

Succesfactor 2: Praatjes vullen in dit geval de gaatjes

Na het vaststellen van de huidige situatie en de bijbehorende verbeterpunten, gaan we samen met de organisatie aan de slag. Wat valt op? Waar moet de focus liggen? Welke middelen zijn er op dit moment? Iedere organisatie heeft een eigen aanpak nodig.

Enerzijds omdat de uitdagingen binnen iedere organisatie anders zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijfscultuur, beschikbare kennis, governance en bedrijfsprocessen. Anderzijds omdat de middelen (zoals mensen, vaardigheden of financiën) niet altijd voldoende beschikbaar zijn. Samen stellen we een aanpak op maat op en voeren die uit.

Om inzicht te geven in wat voor veranderingen nodig kunnen zijn, nemen we je mee in een aantal voorbeelden van organisaties die een eerste stap -of al een volgende- hebben gezet in informatiemanagement.

Succesfactor 3: Bewustwording creëren

Meestal is informatiemanagement niet de kerntaak van organisaties. De integraliteit ontbreekt, doordat medewerkers hier liever niet hun aandacht aan besteden. Dat is jammer, zo ervoer ook één van onze klanten. De businessmanagers van deze organisatie misten hierdoor de kans de vruchten te plukken van alle voordelen van goed informatiemanagement.

Wie heeft welke verantwoordelijkheid?

Deze klant timmerde voortvarend aan de weg met informatiemanagement. De randvoorwaarden werden ingericht. Hierbij kun je denken aan proces- en systeemeigenaarschap en het professionaliseren van de projectmanagementorganisatie.

Echter, de business had weinig inzicht in en begrip van het belang van informatiemanagement. Logischerwijs zagen zij dan ook geen verantwoordelijkheden voor zichzelf weggelegd. Om de business in te laten zien dat informatiemanagement ook, of misschien wel juist, voor hen van toegevoegde waarde is, heeft Mobilee masterclasses georganiseerd.

Wederzijds begrip leidt tot betere samenwerking

In drie sessies leerden businessmanagers van deze organisatie dat informatiemanagement hen kan helpen hun businessprocessen naar een hoger niveau te tillen met behulp van IT-diensten.  Onderwerpen die behandeld werden waren digitale transformaties, technologische ontwikkelingen, architectuur en portfoliomanagement. Doordat mensen meer kennis kregen over informatiemanagement, de verantwoordelijkheden die businessmanagers daarin zelf hebben en de voordelen ervan voor zowel de business als de IT-organisatie, werd de samenwerking en het wederzijdse begrip versterkt.

Succesfactor 4: Think big, act small

“Think big, act small” is een quote die goed past bij hoe een zorginstelling is gestart met het inrichten van hun informatiemanagement. Na de analyse bleek de organisatie nog veel stappen te moeten zetten. Het is haast onmogelijk in één keer een hele organisatie te veranderen, en ook eigenlijk niet nodig.

Begin met kleine stapjes en bouw dat verder uit

Deze organisatie besloot dan ook om op de achtergrond te broeden over de integrale inrichting en de strategie, maar wel direct al de eerste stappen te zetten. Zo zijn er proceseigenaren aangewezen nadat de diverse processen in kaart waren gebracht. Zij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit, output en verbetering van deze processen. Aan het begin ervaren mensen deze rol vaak als spannend, maar wanneer zij zien wat ze kunnen betekenen is het vaak ook een eervolle rol. Alleen mensen die het gehele proces kennen en verantwoordelijkheid durven te nemen kunnen deze taak goed uitvoeren. Het werkt daarnaast heel efficiënt om de personen die werkelijk het werk uitvoeren, verantwoordelijk te laten zijn voor de processen. Je ziet dat verbeteringen daardoor beter aansluiten bij de werkelijke behoeften.

Meerdere kleine wijzigingen zorgen samen voor een verandering

Ook is het applicatielandschap in kaart gebracht. Als je weet welke applicaties je raakt bij een wijziging, kun je betere beslissingen maken. Tot voor kort moest dit bij iedere wijziging opnieuw uitgezocht worden.

Aan teamleiders en managers is gevraagd welke informatiebehoefte zij nu werkelijk hebben. Deze uitvraag kun je prima doen voordat je alles hebt ingeregeld. Teamleiders en managers voelen zich gehoord en wanneer de organisatie er klaar voor is, kan de uitvoering ervan direct beginnen. Een grote verandering voor de IT-organisatie was de switch van de ‘u vraagt wij draaien’-cultuur naar het proces-denken.

Deze relatief eenvoudige aanpassingen leverden een hoop voordelen op. Zo zie je maar, door kleine dingen te veranderen in de organisatie kun je ook mooie stappen maken.

Succesfactor 5: Business en IT als winning team

Zonder IT geen business, en zonder business geen IT. Dat illustreert dit voorbeeld bij een grote gemeente. Zij besloot de IT-organisatie te transformeren en wilde daarbij een effectief werkende ‘vraag-aanbod-keten’ inrichten. De vraag omvat de wensen van de business en het aanbod de levering van IT-diensten. De bedoeling is dat deze op elkaar aansluiten, zodat de IT-diensten invulling geven aan de wensen van de business.

Teleurstelling aan beide kanten leidt tot vicieuze cirkel

Samen met deze gemeente heeft Mobilee op basis van IAM de huidige situatie bij de gemeente in beeld gebracht. Hieruit bleek dat de gemeente te maken heeft met een hoge mate van complexiteit en diversiteit aan werkzaamheden. De aanpak richtte zich op het versterken van de afstemming tussen business en IT.

Je zag namelijk dat de organisatie met veel initiatieven tegelijkertijd bezig was en dat deze vaak niet werden afgemaakt. Of dat men vroeg om snelle IT-oplossingen, in plaats van structurele. Deze oplossingen losten de verwachting van de business niet in en logischerwijs zorgde dat voor ontevredenheid. Om dat op te lossen, werd weer een nieuw initiatief gestart, opnieuw met snelle oplossingen. De IT-organisatie voelde zich hierdoor onder druk gezet. Er was geen focus of ruimte om structurele oplossingen te implementeren en zo is er lang geleden al een vicieuze cirkel ontstaan. Die moest doorbroken worden!

Geen kwestie van alleen vraag en aanbod, maar een echte samenwerking

Begrip tussen de organisatieonderdelen en de IT-organisatie van de gemeente bleek hierbij van essentieel belang. Door het inrichten van portfoliomanagement is de gemeente nu beter in staat weloverwogen beslissingen te nemen. Hierdoor kan de organisatie zich focussen door alleen initiatieven op te pakken met de hoogste prioriteit. Bij het bepalen van de prioriteiten worden zowel de IT-organisatie als de organisatieonderdelen betrokken, waardoor beide partijen de richting begrijpen waarnaartoe wordt gewerkt.

Ook heeft de gemeente informatiemanagers aangesteld. Problemen of wensen vanuit de organisatieonderdelen worden tegenwoordig al vroeg in het proces besproken met de informatiemanager. De IT-organisatie begrijpt de processen en issues van de organisatieonderdelen beter en de organisatieonderdelen begrijpen de uitdagingen van de IT-organisatie beter. Daardoor is wederzijds begrip ontstaan.

Dit vormt de basis voor transparante communicatie en een goede samenwerking. De nieuwe informatiemanagers vormen hierin de brug tussen de organisatieonderdelen en IT.

Inspiratie gevonden? Aan de slag!

Het is goed mogelijk dat bovengenoemde voorbeelden je bekend voorkomen. Hopelijk inspireren ze jou om een volgende stap in jouw digitale transformatie te nemen en aan de slag te gaan met (nog beter) informatiemanagement. Door een grondige analyse te doen van de huidige situatie en goed te kijken naar behoeftes en mogelijkheden, helpt Mobilee organisaties een nog slagvaardigere informatievoorziening op te zetten.

Start vandaag nog met het beter, sneller én gemakkelijker behalen van de organisatiedoelstellingen door het nemen van de volgende stap binnen jouw informatiemanagement!

Hulp nodig of eens sparren? Neem vrijblijvend contact op met  Sandra Reiners voor meer informatie.

In het najaar organiseert Mobilee een informatieve bijeenkomst voor bestuurders, managers en beleidsmakers die zich verder willen verdiepen in het onderwerp Informatiemanagement. Op de hoogte blijven van dit evenement? Geef je dan op voor onze nieuwsbrief.