Vijf succesfactoren voor slagvaardig informatiemanagement
Informatiemanagement wordt gezien als de motorolie binnen digitale transformatie. Het zorgt ervoor dat de informatievoorziening van een organisatie aansluit bij de informatiebehoefte. Echter, aan welke voorwaarden moet je organisatie voldoen om slagvaardig informatiemanagement succesvol toe te passen en welke uitdagingen kom je daarbij vaak tegen?
In dit artikel geven we een aantal tips aan de hand van voorbeelden uit onze praktijk. Zo kun je vandaag nog starten met het verbeteren van informatiemanagement binnen jouw organisatie.
Slagvaardig Informatiemanagement is een doorlopend proces
Om businessprocessen soepel te laten verlopen, is een goede informatievoorziening noodzakelijk. De informatiebehoefte binnen een organisatie verandert doorlopend. Goed informatiemanagement speelt daar continu op in. Om te weten hoe je dat op de juiste manier doet, is het belangrijk eerst te weten wat de term informatiemanagement precies inhoudt. Onze definitie van informatiemanagement:
Het geheel van processen, structuren, mensen, middelen en procedures (afspraken), waarmee een organisatie zorgt voor continue afstemming tussen vraag naar en aanbod van informatievoorziening en IT, op zowel strategisch-, tactisch- als operationeel niveau.
Acht redenen waarom slagvaardig informatiemanagement belangrijk is
We zeggen niet voor niets dat informatiemanagement werkt als motorolie, zowel binnen de organisatie als ook bij de digitale transformatie. Technologische ontwikkelingen schieten immers in een razend tempo aan ons voorbij. Als dit niet je kerntaak is, is het lastig al deze innovaties bij te benen. Wanneer informatiemanagement in je organisatie goed belegd is, zul je ervaren dat je beter kunt inspelen op deze ontwikkelingen. Ook wordt de informatievoorziening dan beter ingericht en worden businessprocessen beter ondersteund.
In onderstaande afbeelding zie je de acht voordelen van goede informatievoorziening binnen de digitale transformatie.
Genoeg redenen voor organisaties om te focussen op informatiemanagement. Toch is dat niet altijd gemakkelijk. Mobilee helpt organisaties graag bij deze uitdagingen. Benieuwd hoe wij dat doen?
Succesfactor 1: Breng de huidige situatie in beeld
Om informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen, is het essentieel eerst de huidige situatie te analyseren. Wanneer je weet waar je staat, kun je immers makkelijker bepalen waar je naar toe wilt. Zo weet je aan welke knoppen je moet draaien en aan welke knoppen (nog) niet.
Gebruik het Informatie Assessment Model (IAM)
Door gezamenlijke uitgangspunten te bepalen, geef je de organisatie richting. Hiervoor gebruiken we binnen Mobilee het Informatiemanagement Assessment Model (IAM) dat bestaat uit negen aandachtsgebieden. Door het analyseren van deze aandachtsgebieden kom je erachter in welke fase de organisatie zich momenteel bevindt en hoe de organisatie zich verder kan ontwikkelen. Daarnaast geef je op deze manier aandacht en prioriteit aan de meest belangrijke verbeterpunten.
In onderstaand model, het Informatiemanagement Assessment Model (IAM), vind je de negen aandachtsgebieden.
Het model is een fijne houvast. Bijvoorbeeld wanneer je met diverse stakeholders in gesprek gaat, workshops organiseert, meekijkt met de uitvoering, of om documentatie te analyseren. Zo ontstaat er een beeld van de sterke punten en de verbeterpunten van de organisatie.
Succesfactor 2: Praatjes vullen in dit geval de gaatjes
Na het vaststellen van de huidige situatie en de bijbehorende verbeterpunten, gaan we samen met de organisatie aan de slag. Wat valt op? Waar moet de focus liggen? Welke middelen zijn er op dit moment? Iedere organisatie heeft een eigen aanpak nodig.
Enerzijds omdat de uitdagingen binnen iedere organisatie anders zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bedrijfscultuur, beschikbare kennis, governance en bedrijfsprocessen. Anderzijds omdat de middelen (zoals mensen, vaardigheden of financiën) niet altijd voldoende beschikbaar zijn. Samen stellen we een aanpak op maat op en voeren die uit.
Om inzicht te geven in wat voor veranderingen nodig kunnen zijn, nemen we je mee in een aantal voorbeelden van organisaties die een eerste stap -of al een volgende- hebben gezet in informatiemanagement.
Succesfactor 3: Bewustwording creëren
Meestal is informatiemanagement niet de kerntaak van organisaties. De integraliteit ontbreekt, doordat medewerkers hier liever niet hun aandacht aan besteden. De business heeft vaak weinig inzicht en begrip van het belang van informatiemanagement. Logischerwijs zien zij dan ook geen verantwoordelijkheden voor zichzelf weggelegd. Om de business in te laten zien dat informatiemanagement ook, of misschien wel juist, voor hen van toegevoegde waarde is, helpt Mobilee aan de hand van 3 sessies bij de groei naar wederzijds begrip en betere samenwerking.
Wederzijds begrip leidt tot betere samenwerking
In drie sessies leerden wij businessmanagers van onze klant dat informatiemanagement hen kan helpen hun businessprocessen naar een hoger niveau te tillen met behulp van IT-diensten. Onderwerpen die behandeld werden zijn digitale transformaties, technologische ontwikkelingen, architectuur en portfoliomanagement. Doordat mensen meer kennis kregen over informatiemanagement, de verantwoordelijkheden die businessmanagers hebben, en de voordelen voor zowel de business als de IT-organisatie, werd de samenwerking en het wederzijdse begrip versterkt.
Succesfactor 4: Think big, act small
“Think big, act small” is een quote die goed past bij hoe een zorginstelling is gestart met het inrichten van hun informatiemanagement. Na de analyse bleek de organisatie nog veel stappen te moeten zetten. Het is haast onmogelijk in één keer een hele organisatie te veranderen, en ook eigenlijk niet nodig.
Begin met kleine stapjes en bouw dat verder uit
Deze organisatie besloot dan ook om op de achtergrond te broeden over de integrale inrichting en de strategie, maar wel direct al de eerste stappen te zetten. Zo zijn er proceseigenaren aangewezen nadat de diverse processen in kaart waren gebracht. Zij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit, output en verbetering van deze processen. Aan het begin ervaren mensen deze rol vaak als spannend, maar wanneer zij zien wat ze kunnen betekenen is het vaak ook een eervolle rol. Alleen mensen die het gehele proces kennen en verantwoordelijkheid durven te nemen kunnen deze taak goed uitvoeren. Het werkt daarnaast heel efficiënt om de personen die werkelijk het werk uitvoeren, verantwoordelijk te laten zijn voor de processen. Je ziet dat verbeteringen daardoor beter aansluiten bij de werkelijke behoeften.
Meerdere kleine wijzigingen zorgen samen voor een verandering
Ook is het applicatielandschap in kaart gebracht. Als je weet welke applicaties je raakt bij een wijziging, kun je betere beslissingen maken. Tot voor kort moest dit bij iedere wijziging opnieuw uitgezocht worden.
Aan teamleiders en managers is gevraagd welke informatiebehoefte zij nu werkelijk hebben. Deze uitvraag kun je prima doen voordat je alles hebt ingeregeld. Teamleiders en managers voelen zich gehoord en wanneer de organisatie er klaar voor is, kan de uitvoering ervan direct beginnen.
Deze relatief eenvoudige aanpassingen leverden een hoop voordelen op. Zo zie je maar, door kleine dingen te veranderen in de organisatie kun je ook mooie stappen maken.
Succesfactor 5: Business en IT als winning team
Zonder IT geen business, en zonder business geen IT. Dat illustreert dit voorbeeld bij een grote gemeente. Zij besloot de IT-organisatie te transformeren en wilde daarbij een effectief werkende ‘vraag-aanbod-keten’ inrichten. De vraag omvat de wensen van de business en het aanbod de levering van IT-diensten. De bedoeling is dat deze op elkaar aansluiten, zodat de IT-diensten invulling geven aan de wensen van de business.
Teleurstelling aan beide kanten leidt tot vicieuze cirkel
Samen met deze gemeente heeft Mobilee op basis van IAM de huidige situatie bij de gemeente in beeld gebracht. Hieruit bleek dat de gemeente te maken heeft met een hoge mate van complexiteit en diversiteit aan werkzaamheden. De aanpak richtte zich op het versterken van de afstemming tussen business en IT.
Je zag namelijk dat de organisatie met veel initiatieven tegelijkertijd bezig was en dat deze vaak niet werden afgemaakt. Of dat men vroeg om snelle IT-oplossingen, in plaats van structurele. Deze oplossingen losten de verwachting van de business niet in en logischerwijs zorgde dat voor ontevredenheid. Om dat op te lossen, werd weer een nieuw initiatief gestart, opnieuw met snelle oplossingen. De IT-organisatie voelde zich hierdoor onder druk gezet. Er was geen focus of ruimte om structurele oplossingen te implementeren en zo is er lang geleden al een vicieuze cirkel ontstaan. Die moest doorbroken worden!
Geen kwestie van alleen vraag en aanbod, maar een echte samenwerking
Begrip tussen de organisatieonderdelen en de IT-organisatie van de gemeente bleek hierbij essentieel. Door het inrichten van portfoliomanagement is de gemeente nu beter in staat weloverwogen beslissingen te nemen. Hierdoor kan de organisatie zich focussen door alleen initiatieven op te pakken met de hoogste prioriteit. Bij het bepalen van de prioriteiten worden zowel de IT-organisatie als de organisatieonderdelen betrokken, waardoor beide partijen de richting begrijpen waarnaartoe wordt gewerkt.
Ook heeft de gemeente informatiemanagers aangesteld. Problemen of wensen vanuit de organisatieonderdelen worden tegenwoordig al vroeg in het proces besproken met de informatiemanager. De IT-organisatie begrijpt de processen en issues van de organisatieonderdelen beter en de organisatieonderdelen begrijpen de uitdagingen van de IT-organisatie beter. Daardoor is wederzijds begrip ontstaan.
Dit vormt de basis voor transparante communicatie en een goede samenwerking. De nieuwe informatiemanagers vormen hierin de brug tussen de organisatieonderdelen en IT.
Inspiratie gevonden? Aan de slag!
Het verbeteren van informatiemanagement binnen jouw organisatie begint met het zetten van die eerste stap. Of het nu gaat om het creëren van bewustwording, het in kaart brengen van de huidige situatie, of het versterken van de samenwerking tussen business en IT: elke stap brengt je dichter bij een slagvaardige en toekomstbestendige organisatie. Laat je inspireren door de voorbeelden en inzichten in dit artikel en ontdek welke aanpak het beste bij jouw organisatie past. Het is tijd om de motor van jouw digitale transformatie te optimaliseren en van de nodige smeerolie te voorzien. Begin vandaag nog!
Slagvaardig Informatiemanagement is een hot topic
Over informatiemanagement wordt veel gezegd en geschreven, ook bij Mobilee. Wil je verder lezen over informatiemanagement? Dan kan!
