Hoe krijg je draagvlak en betrokkenheid bij digitale transformatie binnen het onderwijs?
Rondetafelgesprek Mobilee
Met in totaal zes onderwijsinstellingen vanuit het VO, MBO en HBO, kwamen verschillende professionals samen om onderwerpen als ‘Hoe krijg je de komende jaren digitalisering structureel op de agenda?’, ‘Hoe wordt draagvlak en betrokkenheid bij digitale transformatie gerealiseerd?’ en ‘Hoe borg je dit en hoe ga je hierop sturen?‘ te bespreken. We nemen je graag mee in de belangrijkste topics die zijn besproken tijdens het rondetafelgesprek digitale transformatie voor het onderwijs.
De snelheid en behoeftes vanuit de maatschappij
De maatschappij is volop in beweging. Mensen raken gewend aan manieren en methodes om mee te gaan in deze beweging. Daarmee raken digitalisering voor organisatie en de maatschappij steeds meer met elkaar verweven. Het onderwijs moet zichzelf hier ook aan gaan aanpassen.
Het concurrentieveld is sterk aan het veranderen. Het alleenrecht voor het uitgeven van diploma’s verdwijnt steeds sneller omdat (commerciële) onderwijsinstellingen steeds meer leerlingen/studenten naar zich toetrekken. Maar ook de behoefte van leerlingen/studenten verandert sterk. Welke plek neemt jouw onderwijsinstelling dan in binnen het huidige speelveld?
Covid was de perfecte proeftuin en voorbeeld dat veranderen echt wel mogelijk is. Het zorgde ervoor voor dat er opeens wél prioriteit kwam te liggen op een nieuwe manier van werken en de verdere digitalisering. Het bestuur begreep waarom processen en systemen moesten worden aangepast om op deze manier leerlingen te blijven bereiken. Ook docenten leken open te staan voor deze andere manier van werken en omgaan met processen. Een andere inrichting van de organisatie leek reëel. Zolang mensen en medewerkers maar echt willen, kan veranderen blijkbaar wel binnen een kort tijdsbestek. De urgentie moet echter wel voelbaar zijn.
Het tempo waarop verandering meestal plaatsvindt binnen het onderwijs is een oefening in geduld. Het vraagt ook een andere manier van werken, expertise van buitenaf kan helpen om de vaste patronen te doorbreken. Daarom huren onderwijsinstellingen regelmatig de benodigde expertise in om zo kennis over te brengen aan medewerkers. Wat ook helpt is om enthousiaste en vaardige docenten aan het begin van het innovatieproces in te zetten als ambassadeurs. Het nadeel is dat je hiermee wel bepaalde groepen binnen je organisatie kunt uitsluiten: zij die minder snel in beweging komen of de verandering (nog) niet oppakken. De adoptie van nieuwe technologieën is misschien nog wel het belangrijkste van alles: wie raakt het en wie is erbij betrokken? Hoe realiseer je de verandering in de manier van werken?
Meer nieuws over digitale transformatie? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
De definitie van digitalisering binnen het onderwijs
Verandering doorvoeren binnen het onderwijs gaat niet altijd zonder slag of stoot. Medewerkers binnen het onderwijs denken regelmatig dat digitalisering gaat om het inzetten van apparaten en systemen. Docenten hebben soms moeite om anders te kijken naar de mogelijkheden van procesverandering of besturing.
Het gaat vooral om het inzetten van een strategie en het hebben van een visie. Is er tijd, plek en geld om dit gesprek verder te voeren met het bestuur? Hebben we de juiste kennis in huis en daarmee een visie op de digitaliseringsmogelijkheden?
Digitale transformatie is deels iets cultureels. Het kan ook gezien worden als een bedreiging. Zo werd er defensief gereageerd op ChatGPT. Ook kan het betekenen dat er een nieuwe manier van werken wordt geïntroduceerd. Wat doet dit met het werk van een docent en de relatie met een leerling? Vaak vinden docenten een nieuw werkproces of -methode heel spannend. Er kunnen nog zoveel mooie dashboards worden gecreëerd: als een docent niet duidelijk de toegevoegde waarde inziet voor hem of voor zijn leerling, dan zal de adoptie veel moeizamer gaan. Het begint daarom altijd bij de inventarisatie van de behoefte. Wat is die behoefte, is het misschien een slapende behoefte? Op organisatorisch niveau moet dit gesprek worden aangegaan. Welke effecten en waarden komen uit de autonomie van de docent en hoe zal dit door de jaren heen veranderen? Digitalisering is een ondergeschikt aspect want met digitale transformatie creëer je juist waarde in je onderwijsinstelling.
Veranderende behoefte van leerlingen
De beschermde marktpositie van onderwijsinstellingen verschuift heel langzaam. Veranderingen doorvoeren binnen instellingen gaat nog veel langzamer. Je kunt echter niet altijd maar blijven wachten want daardoor mis je ook kansen. Zo zijn er nu commerciële MBO-instellingen waarbij je als ouder jaarlijks meer geld moet betalen voor de opleiding, terwijl de opleiding in totaliteit korter is maar wél een garantie voor slagen geeft. Commerciële opleiding instanties lijken goed te begrijpen dat de opleiding moet passen in je leven en niet andersom! Als student kun je losse modules afnemen, modules combineren en ook je eigen ritme van leren bepalen. De manier waarop leerlingen worden betrokken binnen het lesmateriaal is anders en veel meer van nu.
Als een organisatie een gezamenlijk belang vindt, dan zie je dat veranderen opeens wél lukt. Samenwerking stimuleren is hierin heel belangrijk en geld kan hierin een motiverende factor zijn. Onder aan de streep gaat het toch over ‘Wat levert het mij en mijn afdeling op?’
Het creëren van urgentie binnen de onderwijsinstelling
Hoe creëer je urgentie bij jouw bestuur of andere stakeholders? Urgentie creëer je door de pijn te laten voelen. Wat is onze reden van bestaan en voor wie doen we het uiteindelijk, wie is je uiteindelijke klant? Wat zou de droomwereld van onze onderwijsinstelling zijn en hoe gaan we vervolgens hiernaartoe? Sluiten we wel voldoende aan bij de student van de toekomst? Dit gesprek moet worden gevoerd en de cultuur van de onderwijsinstelling moet hiervoor worden klaargestoomd door wendbaar in te springen op veranderingen vanuit de klant en de markt.
Eigenaar- en leiderschap binnen het onderwijs: hoe maak je van ‘je’ een ‘we’?
Het ervaren van eigenaarschap door medewerkers geeft projecten de boost die ze vaak nodig hebben. In plaats van wijzen naar de ander gaat het om samenwerken, leiderschap en je verantwoordelijk voelen om een taak op te pakken. Hoe maak je van een ‘je’ een ‘we’ en hoe maken we van het initiatief uiteindelijk een succes voor de student? Hoe zit het met de governance, met onze mensen en met ons team? Dat is de basis voor een digitale transformatie. De ICT-manager zit er namelijk ook al 25 jaar dus hoe zorg je dat hij meegaat in de veranderende processen en technologieën? Uiteindelijk draait het om mensen.
Als je werkdruk op je IT-afdeling wilt verlagen dan is het een goed idee om meer verantwoordelijkheid neer te leggen bij degene die de aanvraag doet. Op deze manier hoef je als IT-manager niet alleen de keuze te maken voor een nieuw systeem of applicatie. Dit moet een gezamenlijke beslissing zijn vanuit de business. Keuzes moeten door de hele organisatie bewuster worden gemaakt. Waarom willen we dit, wat voegt het toe? Wat is de business case voor álle afdelingen dus ook voor HR of Finance. Wie is eigenaar van het proces of de applicatie? Een enterprise-architect helpt hierin vanuit een bedrijfskundig aspect, dus niet vanuit een onderwijs perspectief. En dat is soms lastig omdat je dan echt moet vechten voor wat je wilt. De vertaalslag van strategie naar tactiek wordt slecht gemaakt omdat er veel docenten zijn die uiteindelijk op managementniveau in de organisatie zijn beland. Daardoor missen ze de kennis en kunde om dit soort beslissingen te maken. Een expert inhuren die deze kennis en kunde wel heeft en dit kan overbrengen, is vaak een goede tactiek.
Meer nieuws over digitale transformatie? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
De basis op orde binnen onderwijsinstellingen
Wat bedoelen we met ‘de basis op orde binnen het onderwijs bij digitale transformatie’? We hebben het dan over onder andere financiën, Mandaat krijgen, Teams, Beleid, Bevoegdheid, IT-allignment, Key-users, functies en de functie van een instelling, verwachtingen managen, P&O, administratie, informatievoorziening, een flexibele organisatie enzovoorts. Zelfs al heb je deze basis op orde, dan nog zal het veel aandacht en capaciteit vragen want dit moet constant worden onderhouden. Bewust keuzes maken en de klant centraal stellen: waar zet je jouw geld op in en welke waarde krijg je hier dan als onderwijsinstelling voor terug?
Goed voorbeeld doet volgen binnen het onderwijs
Het MBO lijkt hele grote stappen te maken als je kijkt naar digitale transformatie en met name infrastructurele zaken. Zij clusteren veel aanvragen en bundelen de kracht van meerdere MBO-instellingen door grotere dataplatforms neer te zetten. Je kunt pas integreren als je standaardiseert en daarvoor moet je stappen ondernemen. Op deze manier zie je dat kennis vanuit het MBO wordt gebundeld via afzonderlijke platforms zoals MBO-digitaal, en dat niet elke MBO-instelling opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
De energie en toewijding die de organisaties bij ons aan tafel laten zien, is groot en inspirerend. De urgentie wordt wel degelijk gevoeld! Dit rondetafelgesprek gaf helder weer, hoe bereid instellingen zijn om in alle openheid samen te werken met andere instellingen. Het uitwisselen van ervaringen op het gebied van digitale transformatie, helpt onderwijsinstellingen hierin zeker om inspiratie op te doen. Onderwijsinstellingen worstelen allemaal met dezelfde uitdagingen en thema’s alleen het tempo van veranderen is zeer verschillend.
Wil je nu ook volgende keer aansluiten bij een rondetafelgesprek van Mobilee? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.