Digitalisering in het onderwijs

Omgaan met digitale transformatie voor onderwijsinstellingen van de toekomst

Van klassikaal onderwijs naar gepersonaliseerd onderwijs en blended leren. Van theorie uit boeken naar een verrijkte leeromgeving waar zowel plaats is voor ouderwets rijtjes leren als ook ontdekken met Augmented Reality.

In ons vorige artikel Onderwijs van de toekomst? Versnel de digitale transformatie! schetsten we enkele veelbelovende technologische ontwikkelingen binnen de onderwijssector. De digitale mogelijkheden in het onderwijs zijn legio en we zien dat die op veel plekken al omarmd worden.

Meer trends en informatie over digitale transformatie binnen het onderwijs ontvangen?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Toch zien we bij onze klanten – zowel binnen als buiten het onderwijs – ook regelmatig dat de digitale transformatie leidt tot problemen, of in ieder geval niet tot de gewenste uitkomsten. In dit artikel schetsen we vanuit onze ervaring vijf hoofdredenen of valkuilen die hieraan ten grondslag liggen. Én natuurlijk wat je hieraan kunt doen.

Het transformatiemoeras van onderwijsinstellingen

Dat digitale transformatie nog wel eens mislukt, zegt ook Menno Lanting in zijn boek ‘Het Transformatiemoeras’. Organisaties die willen transformeren verdwalen nog wel eens in het moeras van mogelijkheden en hebben moeite zich daaruit los te werken.

Menno Lanting beschrijft in zijn boek vijf belangrijke faalfactoren bij digitalisering. Dit zijn: ‘red queen effect’, ‘penny wise, pound foolish’, ‘laat 1000 bloemen bloeien’, ‘grote mond, slappe knieën’ en ‘bad karma’. We maken gebruik van deze faalfactoren uit het boek als kapstok, omdat je deze ook terugziet in het onderwijs. De voorbeelden die we aanhalen hebben met name betrekking op MBO- en HBO-onderwijsinstellingen, maar zijn vaak ook herkenbaar binnen het funderend- en het wetenschappelijk onderwijs.

1. Het onderwijs houdt vast aan oude werkwijzen ondanks nieuwe IT-systemen

“Maar zo deden we het altijd al!”

Maar zo deden we het altijd al, is onze vertaling van het red queen effect. Om de digitale transformatie succesvol te maken, moet je anders denken en anders werken dan je deed. Alleen houden de meeste mensen helemaal niet van verandering. Zij modderen liever door op basis van bestaande structuren en dogma’s, waardoor ze geen stap verder komen. Dit wordt nog eens versterkt wanneer er onvoldoende inzicht is in huidige IT-systemen (en hun legacy) en processen. Dit is de eerste reden uit de lijst van vijf waarom digitale transformatie mislukt.

Een voorbeeld uit het onderwijs is de aanschaf van een e-portfolio om ontwikkelingsgericht te leren. Een e-portfolio bevat meer dan een ouderwetse cijferlijst, zoals gemaakte opdrachten en andere stukken. Het wordt daarmee een waardevol curriculum vitae. In dit geval werd het e-portfolio gefragmenteerd ingezet omdat het onderliggende proces niet wezenlijk veranderde. Hierdoor deed ieder team hetzelfde als voorgaande schooljaren. Een digitale reparatie dus, maar zonder het volledige potentieel te benutten. Doordat het e-portfolio in de ogen van de gebruikers ook nog eens extra werk kostte en weinig opleverde, werd het e-portfolio eerder gezien als een last.

Later is dit fundamenteel anders aangepakt en is dit opgelost door een businessanalyse uit te voeren. Hierdoor werd de onderwijskundige toegevoegde waarde duidelijk en kon het e-portfolio veel beter benut worden en droeg het daadwerkelijk bij aan de digitale transformatie.

Dat deze onderwijsinstelling last heeft van het red queen effect is niet verwonderlijk. Digitalisering, IT, techniek; het was altijd bijzaak. Het onderwijs zelf was tenslotte de hoofdzaak. Techniek diende hooguit om administratieve processen makkelijker te maken, zoals bijvoorbeeld het verwerken van rapportcijfers. Dit verandert nu, want technische mogelijkheden dragen bij aan het primaire proces.

Daarbij komt nog eens dat organisaties – en dus ook onderwijsinstellingen – traditioneel in zuilen zijn georganiseerd. Zo kijken scholen en colleges ieder vanuit hun eigen onderwijsperspectief met de bijbehorende didactiek, pedagogiek en ondersteunende diensten. Voor een goede digitale transformatie is een samenwerking tussen de verschillende zuilen nodig. Als dat niet gebeurt, wordt digitalisering eerder als bedreiging dan een kans gezien.

2. De context waarbinnen IT-systemen zich bevinden wordt vergeten door het onderwijs

“Penny wise, pound foolish”

Penny wise, pound foolish: we kunnen het zelf niet beter verwoorden. Medewerkers binnen de organisatie die eigenlijk niet willen veranderen en blijven doen wat ze altijd deden, maakt dat digitalisering mislukt. Maar dat kan ook anders. Dan zijn er één of meerdere mensen binnen de organisatie die juist wel graag (nieuwe) technologie introduceren. Ze zijn bijvoorbeeld op een beurs, en zien daar een geweldige demonstratie. Daarna is er maar één conclusie mogelijk: dat moeten we ook hebben!

Toch is ook dat geen garantie voor succes. Er wordt namelijk voorbij gegaan aan hoe die technologie precies moet worden toegepast en ingebed binnen de onderwijsprocessen en methodieken. Of het is onduidelijk of de technologie wel onderwijskundige meerwaarde heeft.

De oorzaak van deze problemen komt vaak doordat er te snel naar een technische oplossing wordt gegrepen, terwijl er te weinig kennis is van de totale context. Bij gebrek aan technische en/of onderwijskundige kennis gebeurt het dat leveranciers de regie gaan voeren, waardoor de kans op een vendor lock–in bestaat.

Er kan worden bijgestuurd wanneer de kennis ontbreekt over het product of over de toepassing daarvan. Een mooi voorbeeld hiervan speelde op het Deltion College. Op zoek naar nieuwe interessante toepassingen stuitten zij op de Oculus Rift-S VR brillen en bijbehorende computers. De brillen werden op advies van een leverancier aangeschaft en de bijbehorende software werd vervolgens op maat gemaakt, zo kon er gebruik worden gemaakt van bestaande modules.

Voor het zover was, kwam er door omstandigheden een einde aan de samenwerking. Daarmee bleef Deltion zitten met ‘waardeloze’ VR-brillen en bijbehorende pc’s. Een belangrijke les met conclusie dat er voorbij was gegaan aan het onderwijsdoel. Pas als je weet wat je wilt bereiken met – in dit geval – VR, pas je daar de software op aan en weet je welke hardware je nodig hebt. Hiervoor is het belangrijk om samen te werken met andere afdelingen, zoals I&A (Informatisering en Automatisering). Zij weten welke netwerkeisen er zijn en weten ook wat er nodig is om VR te laten werken. Door deze ervaring is er een visie gekomen op de implementatie van een VR-module en is er een standaardwerkwijze ontstaan die telkens opnieuw kan worden toegepast.

Meer trends en informatie over digitale transformatie binnen het onderwijs ontvangen?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

3. Gebrek aan visie op digitale transformatie binnen het onderwijs

“Laat 1000 bloemen bloeien”

Als de wil tot digitalisering aanwezig is, is dat een geweldig begin. Maar dat moet wel geregisseerd worden. We zien namelijk regelmatig dat verschillende onderwijsteams en afdelingen tot zekere hoogte autonoom opereren, tientallen initiatieven bedenken en deze allemaal tegelijk opstarten. Ze komen daardoor nooit af, want resources zijn beperkt. Of er zijn collega’s van andere afdelingen nodig, die helemaal geen prioriteit (of brood) zien in de betreffende initiatieven. Soms wordt er juist helemaal niets opgestart en blijft het bij bakkeleien welk initiatief nu eigenlijk eerst moet.

Dit probleem ontstaat doorgaans wanneer er geen duidelijke visie op digitalisering bestaat. Want als je niet op basis van een visie kunt bepalen wat belangrijk is en dus eerst moet, is alles belangrijk. Een oplossing hiervoor is portfoliomanagement, waarbij je overzicht creëert en prioriteiten stelt, zodat je schaarse resources kunt inzetten om de meeste waarde te creëren. Succesvolle organisaties tonen in het begin juist directief leiderschap. Zij omarmen de digitale strategie in de directie en colleges van bestuur. Zij delegeren dit dus niet naar de afdeling IT. Daarmee kiezen ze niet voor een digitale strategie, maar een strategie in een digitaal tijdperk.

Zo maakte een academische onderwijsinstelling gebruik van een ERP-systeem voor haar bedrijfsvoering processen. Dit ERP-systeem werd breed door vele afdelingen en teams gebruikt. Al deze afdelingen en teams hadden ideeën en behoeftes om hun processen verder te optimaliseren en te digitaliseren.

De financiële middelen en de capaciteit om dit mogelijk te maken waren echter beperkt, en dus moesten er keuzes worden gemaakt. Wat wel, wat niet, en in welke volgorde. Hiertoe ontwikkelde de onderwijsinstelling een productvisie, op basis van zowel de eigen ambities als ook de nieuwe ontwikkelingen van het ERP-systeem. Op basis van deze visie werd een roadmap geschetst en konden nieuwe voorstellen en behoeften worden geprioriteerd.

4. Onvoldoende sturing op digitale transformatie van de onderwijsinstelling

“Wat moeten we er eigenlijk mee?“

Een andere reden waarom de digitale transformatie niet succesvol verloopt, is wanneer er onvoldoende kennis, aandacht, geld of middelen zijn om met de visie op digitale transformatie aan de slag te gaan. Als je niet weet wat het voor je kan doen, je onvoldoende tijd reserveert om je erin te verdiepen, of alles wat met digitalisering te maken heeft steeds terzijde schuift omdat je ‘wel wat beters te doen hebt’, dan is het gedoemd te mislukken. Ook als er vanuit de directie weinig aandacht is, of meningen en intuïtie belangrijker worden geacht dan data en feiten, blijft digitalisering achter. Wat we daarbij vaak zien is dat er vanuit de directie wel wordt gezegd dat digitale transformatie erg belangrijk is, maar verdere sturing ontbreekt. Grote mond, slappe knieën, zoals Lanting dat noemt.

Binnen onderwijsinstellingen zien we dat er een hoge mate van controle is, er jaarlijkse planningen met begrotingen zijn en er vaak een bureaucratisch regime heerst. Daarbij wordt werk benaderd op activiteitniveau en binnen de zuilen. Hierdoor leidt dit zelden tot een bredere blik op veranderingen. Daarvoor is een meer flexibel regime nodig, oftewel een organisatie die zich openstelt voor veranderingen en die zelfs omarmt.

Dit zien we in de praktijk terug bij een grote scholengroep in het middelbaar onderwijs, die de visie heeft dat onderwijs inclusief en gelijkwaardig moet zijn ongeacht je achtergrond. In de digitale wereld anno nu gaat de ontwikkeling van digitale vaardigheden bij leerlingen verder dan het af en toe gebruiken van een computer in het klaslokaal. Daarom kiezen zij samen met verschillende andere scholen voor BringYourOwnDevice. Daarbij heeft iedere leerling de beschikking over een eigen device en kan deze plaats- en tijdsonafhankelijk gebruiken.

Zoals wij vaker zien in het onderwijs wordt er heel praktisch gedacht en gewerkt. Maar alleen met het (laten) aanschaffen van een laptop ben je er nog niet. Daaromheen spelen heel veel andere zaken, zoals aanbestedingen, onderwijskundige visie, financiering, beheer en onderhoud, digitale vaardigheden bij docenten en het selecteren van een passend device gedurende de hele schooltijd. Doordat dit niet vooraf op de agenda staat, ontstaan gaandeweg problemen. Zo kunnen leerlingen bijvoorbeeld door een verkeerde inrichting niet printen op school, blijken de financiële risico’s toch groter dan verwacht of voelen docenten zich onvoldoende computervaardig om helemaal over te stappen op een digitaal leermiddel.

Kortom: grote mond, slappe knieën. Zodra werd ingezien dat dit het eigenlijke probleem was, kon actie worden ondernomen. Onder leiding van een projectleider werd er een grote mate van aandacht en prioriteit gecreëerd en samenwerkingen tussen stafafdelingen en scholen gestimuleerd. Door de projectmatige aanpak werden vervolgstappen meer voorspelbaar en kon er geanticipeerd worden op het nieuwe schooljaar.

5. Samenwerken binnen het hele ecosysteem van het onderwijs

“Schoenmaker, blijf eens niet bij je leest”

Vanuit onze ervaring zien wij dat schoenmakers die bij hun leest blijven, tóch beter kunnen gaan samenwerken om tot een betere service te komen. Eigenlijk is focus altijd goed. Maar alleen focus zonder af en toe om je heen te kijken, werkt averechts. Het lijkt daarom goed om alleen op de studenten te focussen. Want daar doe je het voor toch? Maar is dat eigenlijk wel zo? Want wie is nou eigenlijk je ‘klant’? Zijn dat de studenten? Of hun ouders, wanneer zij de studie betalen? Of toch bedrijven waar starters aan de slag gaan? Het komt regelmatig voor dat de kennis van studenten vers uit de schoolbanken helemaal niet toereikend is voor wat er in de praktijk nodig is. En dan zijn er ook nog educatieve uitgevers, software leveranciers, leerbedrijven, toezichthouders, subsidieverstrekkers en andere betrokkenen. Of denk aan onderwijsinstellingen, zoals de warme overdracht tussen PO, VO, MBO, HBO, WO en de bijbehorende digitale ondersteuning.

Alleen voldoende studenten om daarmee geld binnen te halen is dus niet genoeg. Je bent als onderwijsinstelling onderdeel van een groter ecosysteem waar je mee moet samenwerken.

Een voorbeeld van zo’n samenwerking is het gebruik maken van e-learnings van nieuwe online onderwijsaanbieders zoals Skillstown, Goodhabitz of NCOI. E-learnings zijn hun core business, maar ze hebben aan de andere kant baat bij regionale opleidingsinstituten die goed fysiek onderwijs bieden. Hiermee kan de student gebruik maken van goede content en heeft diezelfde student toegang tot goed onderwijs om de kennis en vaardigheden eigen te maken.

Bepaal je route en start!

En, klinken de valkuilen bekend? Dat is mooi, want dat betekent dat er ook een aantal good practices voorhanden zijn. Wij onderkennen drie belangrijke thema’s waaraan onderwijsinstellingen aandacht moeten besteden om te reageren op de faalfactoren of om ze te voorkomen.

“Wij onderkennen drie belangrijke thema’s binnen het onderwijs om faalfactoren in digitale transformatie te voorkomen”

Ten eerste is het vormen van een digitaal vriendelijke cultuur. Vervolgens kun je richting geven aan de digitale transformatie vanuit een samenhangende onderwijsvisie. En tot slot moeten onderwijsinstellingen de regie nemen op de digitalisering.

We focussen ons in het artikel ‘Creeer een digitaal vriendelijke cultuur binnen het onderwijs’ op het vormen van een digitaal vriendelijke cultuur. Dit is van belang om digitale initiatieven en talenten tot wasdom te laten komen. In ons volgende artikel gaan we uitgebreider in op de twee andere punten. Schrijf je ook in voor onze nieuwsbrief om dit artikel in je mailbox te ontvangen.

Voor dit artikel werkten we nauw samen met Mark Timmermans vanuit ONDIVERA. Voor dit artikel hebben wij ook samengewerkt met Diane Smits, adviseur onderwijsinnovatie en Janine Ganzevles, adviseur media, informatie en leertechnologie bij het Deltion College.

Wil je meer weten over digitaal transformeren? Lees dan verder op onze website, neem contact met ons op of kijk specifieker naar onderwerpen als wendbare teams en het slagvaardig implementeren van informatiemanagement voor het onderwijs of portfoliomanagement.

Meer trends en informatie over digitale transformatie binnen het onderwijs ontvangen?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Over ONDIVERA, Diane Smits en Janine Ganzevles

Mark Timmermans is oprichter en consultant van ONDIVERA. Mark heeft ruim 20 jaar ervaring in het onderwijs en gebruikt deze ervaring om het alignment tussen Onderwijs en ICT te verbeteren. Hiervoor is een best practice ontwikkeld: “de ONDIVERA Methodiq”. Meer informatie: www.methodiq.nl en www.ondivera.nl.

Diane Smits is adviseur onderwijsinnovatie en is vanuit die functie nadrukkelijk betrokken bij de ontwikkelingen rond alles wat te maken heeft met XR (extended reality) technologie en de inzet daarvan. Janine Ganzevles is adviseur media, informatie en leertechnologie en is vanuit die functie bezig met de inzet van XR technologie in het onderwijs. Zij hebben meer voorbeelden over VR beschreven in het artikel op Kennisnet over VR en AR.