Informatiemanagement: Van ‘U vraagt, wij draaien’ naar samen organiseren

Door de toenemende digitale transformatie speelt IT een steeds belangrijkere rol binnen organisaties. Met IT kun je immers bedrijfsprocessen versnellen en soepeler laten verlopen, of je klanten sneller van de juiste informatie voorzien. Door deze digitalisatietrend neemt ook de druk op het IT-management van een organisatie steeds meer toe.

Meer informatie over informatiemanagement? Download dan het (gratis) e-book.
Download e-book

Welke kant wil de business precies op? Welke informatiebehoefte bestaat er? En hoe kan IT hierop aansluiten met de juiste informatievoorziening? Om deze vragen te beantwoorden, is een goede afstemming tussen business en IT van belang. Beide partijen moeten elkaar begrijpen om gezamenlijk de gewenste bedrijfsdoelstellingen te behalen. Maar hoe integreer je deze twee domeinen? Informatiemanagement biedt de nodige handvatten voor verdere integratie van business en IT.

Hoe kan IT aansluiten met de juiste informatievoorziening?

Hulp bij het inrichten van Informatiemanagement

In ons eerste E-book over informatiemanagement vertelt mijn collega waarom informatiemanagement essentieel is in dit digitale tijdperk. Tevens bevat dit E-Book negen randvoorwaarden waaraan jouw organisatie moet voldoen om informatiemanagement toekomstbestendig te kunnen inrichten.

In dit artikel ga ik verder in op informatiemanagement aan de hand van het 9-vlaksmodel van Rik Maes.  Ondanks dat dit model wat gedateerd is, biedt het nog steeds een helder denkkader voor het inrichten van informatiemanagement. Daarnaast leg ik uit waarom business en IT-integratie belangrijk is en hoe je dit realiseert op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Richt je informatiemanagement in met het 9-vlaksmodel

Met informatiemanagement regel je in hoe een organisatie met informatiebehoefte en -voorziening omgaat. Wat is precies de behoefte vanuit de business en hoe kan de informatievoorziening van IT hierop aansluiten?

Het 9-vlaksmodel helpt om op strategisch, tactisch en operationeel niveau een relatie te leggen tussen vraag en aanbod van informatievoorziening. Klik op de afbeelding om in te zoomen.

Drie verschillende besturingsdomeinen van het model bij informatiemanagement

Het model onderscheidt op de horizontale as drie besturingsdomeinen, die ik kort zal toelichten.

• De meest linkerkolom zegt iets over het Bedrijfsdomein. Dit domein bevat de reguliere bedrijfsvoering in al haar facetten, zoals mensen, middelen, processen, enzovoorts.
• Met Informatiedomein bedoelen we informatie als ondersteunend middel voor het bedrijfsdomein. Hier wordt de vraag naar informatievoorziening vanuit het eerste domein vertaald in een vraag naar IT(-technologie).
• Aan de rechterkant het IT-domein. In dit domein gaat het specifiek om de ontwikkeling en exploitatie van IT(-technologie) en het voorzien in de vraag vanuit het bedrijfsdomein en het informatiedomein.

Strategisch, tactisch en operationeel besturingsniveau bij informatiemanagement

Op de verticale as zien we de besturingsniveaus strategisch, tactisch en operationeel. Deze worden ook vertaald als richten, inrichten en verrichten. Ook dit licht ik kort toe.

• Het eerste niveau gaat over het maken van strategische keuzes over de richting van de organisatie. Hierbij zijn bedrijfsstrategie en IT-strategie nauw met elkaar verbonden. Denk aan het bepalen van doelstellingen, beoogd resultaat en prioriteiten.
• Het tactisch niveau bepaalt hoe mensen en middelen moeten worden ingezet om beoogde resultaten te behalen. Dit is onder meer het business-/informatieplan, IT-development en -deployment, procesinrichting en portfoliomanagement.
• Tot slot worden op operationeel niveau de daadwerkelijke werkzaamheden uitgevoerd om de tactische en strategische doelen te behalen. Ook wordt hier de continuïteit en maximale effectiviteit en efficiëntie gewaarborgd.

Waarom business en IT-integratie zo belangrijk is

Integratie en alignment van business en IT zijn geen nieuwe termen. Alleen met een goede samenwerking tussen business en IT bereikt de organisatie de optimale situatie. Wederzijds onbegrip tussen business- en IT-professionals leidt tot ongewenste resultaten, zoals frustratie, schuldgevoel, probleemsituaties en wantrouwen.

In organisaties zien we regelmatig dat deze samenwerking nog niet optimaal is. Business en IT opereren dan los van elkaar. Ze bepalen hun eigen doelen, eigen plannen en hebben eigen belangen.

Zonder integratie tussen het IT- en het businessdomein ontstaat er een ‘U vraagt, wij draaien’-cultuur, waarin de IT-afdeling puur ondersteunend is aan de business. De IT-medewerkers nemen een klantgerichte, maar reactieve houding aan. Met andere woorden: zij denken niet mee, maar doen wat er gevraagd wordt.

Wederzijds onbegrip tussen business- en IT-professionals leidt tot ongewenste resultaten

Anderzijds gebeurt het ook dat de IT-afdeling besluiten maakt voor de business en zo technologieën implementeert die niet aansluiten bij de behoeften. Het risico is dan dat de IT-toepassing niet werkbaar is voor de eindgebruikers. In beide situaties ontstaan mismatches, wat de samenwerking zeker niet bevordert.

In de huidige dynamische en digitale wereld ligt de toegevoegde waarde in de integraliteit tussen business en IT. Hierbij ligt de focus op de gezamenlijke doelen, gezamenlijke plannen en gezamenlijke belangen. Voor een goede samenwerking tussen Business en IT, bepaal je gezamenlijke uitgangspunten aan de hand van de negen aandachtsgebieden van het Informatiemanagement Assessment Model (IAM).

Samenwerking op strategisch, tactisch en operationeel niveau

Business en IT-integratie is noodzakelijk. Maar wat betekent dit op strategisch, tactisch en operationeel niveau voor informatiemanagement?

Business en IT-integratie betekent op strategisch niveau dat IT eerder betrokken wordt bij strategiebepaling van de organisatie. Hierdoor creëer je een integrale strategie, waarbij IT niet puur ondersteunend is. Ook levert IT zo ook op strategisch niveau toegevoegde waarde door sneller en op de juiste manier in te spelen op de informatiebehoefte vanuit de business en de technologische ontwikkelingen in de markt. Klik op de afbeelding om in te zoomen.

Voor een optimale samenwerking pleit ik ervoor om over de grens tussen tactisch en operationeel niveau heen te stappen. Op zowel tactisch en operationeel niveau moeten business en IT in multidisciplinaire teams samenwerken om vroegtijdig te kunnen inspelen op de nieuwe ontwikkelingen en om de gezamenlijke strategische doelen te behalen. Afhankelijk van het type organisatie kan dit zowel vanuit een projectmatige als vanuit een agile werkvorm.

Samenwerking tussen de verschillende domeinen is belangrijk, maar óók tussen de verschillende niveaus!

Daarnaast betekent dit op tactisch en operationeel niveau dat de focus meer moet liggen op de realisatie van het gewenste resultaat vanuit processen. In een verticale organisatie denken we vanuit organisatiestructuren. Medewerkers zijn gericht op hun taak, in plaats van op het totaalresultaat. Ook werken ze binnen de afdelingsmuren en kaarten problemen vaak bovenlangs aan, in plaats van rechtstreeks bij de collega van een andere afdeling.

Deze afdelingsgrenzen vervagen door te denken vanuit processen. Processen stromen immers door de hele organisatie, over afdelingen, functies of fysieke plaatsen heen. Door te denken in resultaten voor de klant en hoe deze te realiseren vanuit processen, organiseren we horizontaal.

Vragen die gezamenlijk beantwoord moeten worden zijn o.a.: kunnen we het beoogd resultaat of gevraagde informatievoorziening behalen vanuit de bestaande processen? Of moeten we iets nieuws ontwerpen? En wat is de impact hiervan op de bestaande processen en applicaties? Klik op de afbeelding om in te zoomen.

Begin vandaag nog met het inrichten van informatiemanagement van de toekomst

Kortom, focus je bij toekomstgericht informatiemanagement nog meer op de samenwerking tussen business en IT en zie ze niet als twee losse besturingsdomeinen. Business en IT moeten zoveel mogelijk gaan samenwerken op zowel strategisch als tactisch en operationeel niveau. In de samenwerking moet balans worden gevonden tussen enerzijds wat de business wil en anderzijds wat IT kan leveren. Niet alleen vandaag, maar ook morgen!

Voor een goede samenwerking tussen business en IT, bepaal je gezamenlijke uitgangspunten aan de hand van de negen aandachtsgebieden van het Informatiemanagement Assessment Model (IAM). Mobilee helpt organisaties bij het inrichten van toekomstgericht informatiemanagement. Wil je sparren over jouw situatie, of kun je concrete hulp gebruiken? Neem dan vrijblijvend contact op met mij of via de contactpagina van Mobilee.

Informatiemanagement is een hot topic

Over informatiemanagement wordt veel gezegd en geschreven, ook bij Mobilee. Wil je verder lezen over informatiemanagement? Dan kan!

• E-book 1: ‘Informatiemanagement als motorolie’
• E-book 2: ‘Succesvol Informatiemanagement binnen jouw organisatie’
• Artikel: ‘Vijf succesfactoren voor slagvaardiger informatiemanagement‘ (IAM-model)