De 5 do’s en don’ts voor effectief leiderschap in transformerende organisaties

18 maart 2019
Wendbaarheid

ContinuousNEXT is de naam van de formule die volgens Gartner tot succes leidt in een wereld die voortdurend verandert. Dat willen we natuurlijk allemaal wel. Maar het is de uitdaging om zo’n formule in de vingers te krijgen, zeker als je effectief leiderschap nastreeft.

De voortdurende onduidelijkheid zorgt voor veel onzekerheid. En door die onzekerheid is het vaak onduidelijk waar je staat. Iedereen kijkt naar jou, als leider, om richting te geven. Maar ook jij moet je plek nog vinden, laat staan je draai. Klinkt dit je bekend in de oren? Dan vertellen we je graag meer over de vijf grote do’s en vijf nóg grotere don’ts voor effectief leiderschap in transformerende organisaties.

Een voorbeeld uit de praktijk

Laten we eens beginnen met een voorbeeldscenario:

“Leuk, die Sprint Review van het scrumteam dat werkt aan vernieuwing van onze primaire applicatie. Fijn ook dat ze een stukje werkende software laten zien, want verder heb ik niet echt een idee waar ze het nu over hebben. Ik krijg een opsomming van story’s voor mijn neus, maar voor mij is het nogal geheimtaal. Of ze voortgang boeken? Geen idee! En waar moet ik heen als ik me zorgen maak om die voortgang? Wanneer is het af?”

Als bovenstaand scenario – er zijn er overigens nog veel meer te bedenken – je enigszins bekend voorkomt, dan kan dit blog van grote waarde voor je zijn. Je bent immers niet de enige leider in een transformerende organisatie die worstelt met deze materie.

Verandering = beweging

Het is niet gek om tegen muren aan te lopen of drempels te ervaren in een organisatie die in transformatie is. In een organisatie die op weg is naar (meer) Agile werken, of de rol van Scrum Master en Product Owner aan het neerzetten is. Een transformatie is voor alle partijen in het complexe systeem van een organisatie een zoektocht. Het vraagt nadrukkelijk om het overhoop halen van je operating model en het gaat over governance en sturing. Maar ook over houding en gedrag. Een organisatie is immers een complex geheel van invloeden en reacties.

Het is niet gek om tegen muren aan te lopen of drempels te ervaren in een organisatie die in transformatie is.

Verandering werkt in op alle lagen en veronderstelt ook beweging. Jij als leider bent onderdeel van die beweging; je bent initiator, net zo goed als je ontvanger bent. Je bent zelf dus ook in verandering. Daarom is het goed om te weten wat je kunt doen om je eigen verandering en die van de organisatie te helpen en effectief leiderschap te realiseren. We zetten het graag voor je op een rij.

Vijf DON’TS voor effectief leiderschap in transformatie

Laten we beginnen met een aantal dingen die je beter niet kunt doen, als je organisatie (en jij!) zich in de woelige wateren van een transformatie naar Agile werken bevindt. Helaas kunnen we je niet voorzien van een standaard lijstje met dingen waar je je aan moet houden. Wel beschrijven we hier een aantal gedragingen, die we in onze dagelijkse praktijk veel voorbij zien komen en die effectief leiderschap niet ten goede komen. Heel veel voorbij zien komen zelfs. Dat komt omdat het heel natuurlijk gedrag is, dat in sommige gevallen ook prima werkt of in ieder geval begrijpelijk is. Iedereen in een Agile transformatieproces vertoont vroeger of later dit gedrag. Hoe eerder je het bij jezelf en anderen herkent, hoe sneller je ermee aan de slag kunt.

effectief leiderschap Mobilee

1. Managers trainen voor de werkvloer

Een van de observaties is dat er voor het management opleidingstrajecten worden opgestart. Agile leadership bijvoorbeeld. Het idee is dat managers de servant-leaders van de meer wendbare organisatie worden. Maar alle medewerkers moeten in dat verhaal meegenomen worden. Oftewel: trap niet in de valkuil dat er eerst in managementtrainingen wordt geïnvesteerd. Daarnaast geldt in dit geval ook dat het uitsluitend volgen van een training je nog niet direct geschikt maakt voor de werkvloer. Zeker zo belangrijk is dat je voldoende vlieguren maakt om effectief leiderschap te realiseren. Waar anders leer je de praktijk beter kennen dan op de werkvloer?

2. Boos worden op transparantie

Hoe reageer jij op transparantie vanuit de teams? Tijdens een Sprint Review krijg je in een onderbouwd verhaal te horen, dat de gestelde deadline niet haalbaar is. Of je bent stiekem gewend geraakt aan een bepaalde vorm van ‘watermelon reporting’. Hierbij wordt het geschetste beeld rooskleuriger voorgesteld dan de werkelijkheid. En nu krijg je opeens rode indicatoren te zien op de rapportages. Reageer niet te heftig op deze eerlijkheid. Benadruk en bevestig juist het belang van die transparantie!

3. Willen ontsnappen aan Maslow

De leerfasen van Maslow leren ons dat leren een proces is van stappen maken en pijn ondergaan. Een korte opfrisser van je geheugen: Onbewust onbekwaam, Bewust onbekwaam, Bewust bekwaam en Onbewust bekwaam. Als leidinggevende ga jij dit proces ook ervaren. Denk dus niet dat je hieraan kunt ontsnappen. En realiseer je dat dit soort dingen tijd nodig heeft; even een fase overslaan behoort helaas niet tot de mogelijkheden. Verwacht dit dus ook zeker niet van je organisatie.

Even een fase overslaan behoort helaas niet tot de mogelijkheden. Verwacht dit dus ook zeker niet van je organisatie.

4. Framework prioriteren boven mindset

Agile werken vraagt om een Agile mindset, waarbij je handelt vanuit de waarden en principes uit het Agile manifesto. Dit betekent niet dat als je als organisatie een paar succesvolle scrumteams hebt of bezig bent met het schalen van Agile werken, je ook daadwerkelijk een Agile mindset hebt. Verwar methodes en frameworks niet met een mindset of cultuur. Dit zijn slechts aanpakken die aanslaan als je de juiste cultuur hebt gecreëerd of aan het creëren bent. Het kiezen en implementeren van een framework of methode, is een van de vele mogelijke stappen in de transformatiereis naar een wendbare organisatie.

5. Zelforganisatie verwarren met zelfsturing

Verwar zelf-sturende teams niet met zelf-organiserende teams. Wat ons betreft zit het verschil tussen sturing en organisatie in het bepalen van het kader. In het geval van zelfsturing bepaal je ook zelf het kader en bij zelforganisatie wordt het kader door anderen binnen de organisatie gesteld, en krijg je als team de kans om in te vullen hoe je binnen dit kader wilt werken. Ook zijn we ervan overtuigd dat als je niet start met een kader, je een belangrijk fundament vergeet tijdens de transformatie. Bewezen is immers dat een veilige leeromgeving een beter resultaat geeft. Bedenk dus goed wat de termen alleen al doen voor het verwachtingsmanagement. En als je dat niet goed managet, kan er zomaar grote onduidelijkheid ontstaan.

Vijf DO’s voor effectief leiderschap in transformatie

Als je je door de zure appel van de vijf don’ts heen hebt geworsteld, zijn er gelukkig ook (minimaal) vijf dingen die je zeker wél kunt doen om effectief leiderschap te realiseren in een organisatie die transformeert. Natuurlijk geldt ook voor dit lijstje dat het zeker geen alles reddende of zaligmakende regels zijn. Maar het zijn wel gedragingen, waarvan we dagelijks zien dat ze leiden tot successen. En daarom vinden we het jammer dat we dit gedrag niet veel vaker voorbij zien komen. Neem ze dus tot je en doe er je voordeel mee!

effectief leiderschap Mobilee

1. Vind een Scrum Master naar wie je luistert

Zoals hierboven geschetst, zul je als leider ook door de leerfasen gaan en momenten kennen, waarin je merkt dat je bewust onbekwaam bent. Laat je hierin helpen door mensen (Scrum Masters of mensen met dezelfde capaciteiten) om je heen te verzamelen naar wie je wil luisteren. Mensen die jou feedback durven te geven en samen met jou de transformatiereis willen maken. HR kan hierin een belangrijke rol spelen.

2. Reken af met een afrekencultuur

Voor de oplettende lezer: dit is eigenlijk een inverse van punt 2 bij dingen die je beter niet kunt doen. Een afrekencultuur leidt tot angst voor fouten en dat heeft consequenties voor het lerend vermogen van teams. Teams die je juist hard nodig hebt om de transformatie een succes te laten worden. Vraag bij de teams wat ze nodig hebben en bedenk een manier om support te bieden in plaats van te managen.

Een afrekencultuur leidt tot angst voor fouten en dat heeft consequenties voor het lerend vermogen van teams.

3. Beloon transparantie en ben transparant

Ben zelf een voorbeeld in transparantie en openheid. Een van de pilaren van Scrum is transparantie en een van de waarden daarbij is openheid. Als je met scrumteams werkt, zul je hiermee te maken krijgen. Beloon transparantie door te benadrukken dat je openheid waardeert. Misschien ben je het niet altijd eens met wat er gebeurt, of bevalt je als persoon de uitkomst niet. Bedenk: soms moet je eerst links, voordat je rechts kunt. Geef daar ruimte voor en ben dan ook transparant in hoe jij ernaar kijkt. In een gesprek ontstaan soms verrassende wendingen, en dat gesprek kun je pas voeren als er transparantie is!

4. Ben de beste belemmeringenbehandelaar

Aanvullend op het bovenstaande: als de teams hebben aangegeven waar ze tegenaan lopen, stel dan de vraag: wat kan ik doen om jullie te helpen? En als er iets is waarmee je ze kan helpen, zullen ze dat echt wel aangeven. Daarnaast wordt het ook een wisselwerking. Je wilt immers niet dat jij de enige bent die de boel aan het regelen is, maar ook de teams stimuleren om zelf dingen op te pakken. Het belangrijkste is dat je ze op weg helpt, zonder het voor ze uit te voeren. Een belemmeringenbehandelaar is er om ze op weg te helpen als ze er niet meer uitkomen. Als je er zelf even niet meer uitkomt, vraag dan de teams om hulp.

5. Talk the talk en walk the gemba

En last but not least: walk the gemba. Ben zichtbaar en aanwezig, ben geïnteresseerd en stel vragen. De teams steken veel effort in het inzichtelijk maken van hun voortgang in fysieke of digitale scrum- en kanban-borden. Vaak zijn hun werkplekken een invasie van kleurrijke sticky notes. Benut die transparantie! Vaak is het inzicht waarnaar je op zoek bent er al. Je hoeft slechts de juiste vraag te stellen. En doe het vooral ook voor de dingen waar jij mee bezig bent. Dat kan verhelderend werken.

Effectief leiderschap in een transformerende organisatie

We zeiden het eerder al: verandering is beweging. Het doel van dit blog was om je een aantal gedragingen voor te schotelen die de beweging soepeler kunnen laten lopen, maar ook gedragingen die beweging in de soep laten lopen. Kennis van beide is zeer waardevol. Maar het kan soms lastig zijn om die kennis over jezelf of je directe omgeving te verwerven. Heb je nog meer tips over hoe je effectief leiderschap kunt realiseren? Laat het ons weten op Linkedin.

Lees ook:


Blog

Agile HR: het positieve effect van HR op wendbaarheid

Door Anne Wever | 23 januari 2019
Blog

Wendbaar leiderschap draait niet om stoppen met sturen

Door Tijn van Lange & Marcia Richardson | 5 april 2018

Blijf altijd up-to-date

Meld je aan voor de nieuwsbrief