Een wendbaar thuisfront

Een aantal weken terug maakten wij ons nog niet druk. Nu merken we dat het allemaal toch een stuk serieuzer is dan eerder gedacht. Ziekte die op de loer ligt, ondernemers die hun bloeiende organisaties moe(s)ten sluiten, het aanvragen van werktijdverkorting, oppassen op de kinderen (inclusief schoolwerk!) en één van de moeilijkste onderwerpen waar we aan moeten geloven vanuit menselijk oogpunt: #SocialDistancing because we have to #FlattenTheCurve.

Het Corona-virus heeft ontzettend veel impact op ons werk- en privéleven. Naast gezond blijven doen we er alles aan om ons werk door te laten gaan. Onderling samenwerken en sociaal contact blijkt essentieel voor ons bestaan.

De mens geeft vaak de voorkeur aan het fysiek in de buurt zijn van elkaar. Je ziet en voelt de emoties, ervaart de lichaamstaal en kan zo inschatten hoe iemand zich voelt. Omdat nu samen zijn wordt afgeraden en alles in het teken is van #socialdistancing, vraagt dit veel van onze creativiteit en wendbaarheid. Hoe kunnen we er dan toch voor zorgen dat we goed met elkaar in contact blijven? Gelukkig zijn er veel digitale middelen (gratis) beschikbaar om dit te faciliteren!

Digitale middelen en regels

Waar in veel organisaties nog steeds werkplekken en afdelingen met ‘geeltjes’ en whiteboards in de weer zijn moet ook hiervoor de slag naar digitale middelen gemaakt worden. Uiteraard kunnen wij een lijst opleveren van de diverse tools die beschikbaar zijn met alle voor- en nadelen maar dan hebben wij aan dit artikel niet genoeg. Een paar veelgebruikte tools zijn bijvoorbeeld Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Whereby, Whatsapp, Facetime, Duo, Zoom en WebEx. Om digitale middelen effectief te laten werken zijn er altijd een aantal basisregels die nog belangrijker worden als je op afstand met elkaar samenwerkt:

1. Voorbereiding: Verstuur de uitnodiging op tijd inclusief de benodigde informatie.
2. Logingegevens: Zorg dat alle deelnemers toegang hebben en controleer dit vooraf.
3. Be on time: Wees op tijd, zowel de voorzitter als overige deelnemers!
4. Rolverdeling: Wie trekt de kar? Is er een moderator of notulist benodigd?
5. Spreken: Het is fijn om je naam te noemen als je aan het woord wilt komen.
6. Uitpraten: Laat iedereen netjes uitpraten. Dat houdt rust en kalmte in de vergadering.
7. Delen: Deel relevante inhoud op het scherm. Dan praat je altijd over dezelfde inhoud!
8. Besluitvorming: Draag zorg voor goede besluitvorming en opvolging. Notuleer!
9. Rond netjes af: Toets de gemaakte afspraken en bedank iedereen voor de deelname.

Het is ontzettend mooi dat de techniek zoveel biedt voor thuiswerkers maar vaak is de ‘thuiswerkplek’ van veel mensen niet ergonomisch ingericht. Daarom hieronder een paar tips om te zorgen dat je ook aan je lichaam denkt en niet aan het eind van de dag overal spierpijn hebt.

Denk hieraan als je gebruik maakt van jouw ‘thuiswerkplek’:

• Gebruik een los toetsenbord en muis.
• Neem de tijd voor een goede ontspannen houding.
• Probeer jouw armen op tafel te krijgen. Verhoog desnoods de stoel of gebruik een kussen.
• Er zit een rugleuning aan een stoel, ga dus goed rechtop zitten!
• Beweeg tijdens het werken regelmatig je lichaam. Vooral de nek, rug en schouders.
• Heb je geen computer nodig tijdens het bellen? Loop dan een rondje door de kamer!
• Rust nodig? Drink jouw koffie/thee dan even op de bank en neem afstand van de werkplek!

Waar de digitale middelen, bijbehorende regels en de thuiswerkplek vooral geënt zijn op de zakelijke kant van samenwerking op afstand is het nog veel belangrijker om het grote geheel op het vizier te houden.

Comprehensive approach

Het is geweldig dat er zoveel digitale middelen zijn om thuis en/of op afstand met elkaar (samen) te werken. Toch blijft het een risico om ondoordacht ‘tooling’ in te zetten waardoor we niet effectief bezig zijn. Zorg daarom altijd dat je een goed beeld hebt welke tools je voor welke doeleinden of processen inzet. Zoek en focus daarom altijd op het grotere geheel: de comprehensive approach waar collega Aniek van den Berg al eerder over schreef.

Het is voor het op afstand samenwerken belangrijk een vorm te vinden waarbij de belangrijkste processen, de mens, de (digitale) middelen als de interactie tussen die onderwerpen wordt benadrukt. Dit is maatwerk en vraagt veel van organisaties en collega’s onderling zeker nu veel mensen ook noodgedwongen thuis moeten werken terwijl ze dat misschien nog nooit hebben gedaan!
Thuiswerken vraagt nu eenmaal een andere (wendbare) mindset, andere aanpak en wellicht verricht je nu andere werkzaamheden dan op een reguliere kantoordag.

Daarom is het belangrijk om naast de inzet van digitale middelen, te ondersteunen processen en een goed ingerichte werkplek ook aandacht te besteden aan een aantal belangrijke menselijke factoren ongeacht het nu klanten, collega’s, familie of vrienden zijn waarmee je te maken hebt. Als jij immers goed in je vel zit dan heeft dit een enorm positief effect op het werk!

Besteed aandacht aan de menselijke kant

Het is erg cliché maar ó zo belangrijk op dit moment; Zorg goed voor jezelf en houd rekening met alle mensen om je heen, zowel zakelijk als privé! Sta klaar voor elkaar, heb elkaar lief en zorg dat je met elkaar in contact blijft. Een paar wijsheden, die (groot)ouders heel goed kennen, kunnen je daar goed bij helpen!

~”De mens op één!”

Rust vooral goed uit. Dat kan zowel geestelijk als lichamelijk, op kantoor en thuis. Zorg dat je de rust en kalmte bewaard en je jezelf geen verplichtingen oplegt om jouw agenda exact zo door te laten gaan zoals je dat gewend was. De mensen om jou heen zitten immers in dezelfde situatie.

Misschien is dit wel het moment dat jouw (vergeten) passie eindelijk weer meer aandacht krijgt of dat je eindelijk weer dat boek eens kunt uitlezen waar je vorige zomer aan begonnen was.

Reinheid was en is zeker in deze tijd des te belangrijker: denk aan de hygiëne maar ook aan het op orde houden van jouw omgeving ! Zeker met kinderen om je heen zul je de speelkamer wat vaker moeten opruimen en vervroeg je wellicht ook wel de voorjaarsschoonmaak. Het op orde houden van je omgeving kan voldoening en innerlijke rust geven.

Regelmaat (routine) zorgt er voor dat je een structuur en ritme in je dag krijgt ondanks het feit dat je wellicht niet gewend bent thuis te werken of overdag kinderen om je heen te hebt. Normaal gesproken zou je misschien veel op afspraak zijn en op locatie kunnen genieten van vers gemaakte salades of, als je mazzel hebt, van versgebakken poffertjes in het bedrijfsrestaurant. Die regelmaat kun je nog steeds krijgen door een aantal vaste momenten te prikken waarin je even afstand neemt van het werk. Ga even weg van je werkplek, eet alsnog die salade en bel even met opa of oma om te vragen hoe het met ze is.

“Begin tijdens je online overleg met het wensen van een goede morgen! “Goedemorgen!” zeg je immers ook tegen je collega’s op kantoor dus waarom nu ook niet?”

Wees creatief, experimenteer en leer

Je zult zien dat je thuiswerken ook als een mooi moment kun zien voor jezelf. Zeker als je niet veel vaker thuis hebt gewerkt. Je zult creatiever moeten zijn, meer rust moeten inbouwen en daarmee een betere werk en privé balans moeten creëren.

Maak veiligheid een voorwaarde voor jezelf en maak duidelijke afspraken met jouw klanten, collega’s, familie en vrienden. Experimenteer met jouw werktijden en werk toe naar resultaatgerichte afspraken zodat je het thuiswerken een eigen draai kunt geven!
Leer hier van en wees ook streng voor jezelf! Ben je klaar? Zet de laptop uit en/of verlaat jouw werkplek om bij te komen tijdens de ‘online’ vrijmibo met collega’s, familie of vrienden.

Samen sterk

Helaas hebben we niet alles onder controle. Het is een combinatie van factoren die het thuiswerken voor jou misschien helemaal geweldig maakt of er voor zorgt dat het jouw grootste nachtmerrie is. Maar op het moment dat het even niet anders kan en we verplicht thuis moeten werken gaan we er voor! Klanten, collega’s, familie en vrienden staan klaar voor elkaar en gaan er samen voor om er een groot succes van te maken!

“Samen werken we toe naar een wendbaar thuisfront!”

We wensen iedereen veel sterkte, creativiteit en wijsheid toe bij het bereiken van de ideale werksituatie thuis. Met een positieve instelling komen we er wel!