Datagedreven sturing bij gemeenten: grijp je kans bij de komende verkiezingen
Nu de stempassen voor de gemeenteraadsverkiezingen verstuurd zijn en de lokale politiek vol in de campagne-modus staat, zal het onderwerp datagedreven sturing voor heel eventjes naar de achtergrond verdwijnen. Maar vanaf 21 maart, als de college-onderhandelingen beginnen, is het hét moment om datagedreven sturing voor de komende jaren op de kaart te zetten en de verandering écht in gang te zetten. Gemeenten kunnen daarbij veel aan elkaar hebben bij het veiliger en in de volle breedte van de organisatie invoeren van datagedreven sturen. Dat concludeert de VNG in het recent verschenen rapport ‘Datagedreven sturing bij gemeenten samen aanpakken’. Een rapport dat waarschijnlijk bij veel gemeenteambtenaren op het bureau ligt.
Heel wat gemeenten zitten met datagedreven sturing nog in de verkennende fase. Ze doen voorzichtige pilots, met alle nadelen van dien. Pilots leveren misschien snel resultaat en goede sier op, maar zijn niet representatief voor hoe datagedreven sturing op de lange termijn echt zal gaan werken in de organisatie. Medewerkers zien regelmatig pilotprojecten langskomen, die de lange termijn niet overleven. En dat is zonde, want daarmee verspil je waardevolle middelen.
Datagedreven sturing vraagt om een goede data-infrastructuur, waarmee je data uit verschillende bronnen bij elkaar kan brengen. Daarnaast vraagt het om processen om de datakwaliteit en databeveiliging te bewaken, nieuwe of verbeterde data-competenties bij medewerkers, aanpassingen aan bestaande ICT-systemen om de juiste data vast te leggen en vooral: een cultuuromslag in de organisatie van onderbuiksturing naar datagedreven sturing. En zelfs daarmee ben je er nog niet.
“Naast alle organisatorische en ICT-aspecten vraagt het vooral om een cultuuromslag in de organisatie van onderbuiksturing naar datagedreven sturing.”
Investeren in mensen, processen, cultuur en technologie
De transitie naar een datagedreven organisatie is een meerjarig traject, met forse investeringen in mensen, processen, cultuur en technologie. Blijven hangen in pilots brengt je dan ook niet verder dan wat je nu allang weet; dat datagedreven sturing gemeenten heel veel kansen biedt. Het doel van nu zou dan ook moeten zijn om een datastrategie uit te stippelen, waarmee je (globaal) aangeeft hoe de datagedreven gemeente van straks eruit moet komen te zien en wat je allemaal gaat ondernemen om daar samen te komen. De veranderaanpak naar het doel van de datagedreven gemeente kan er een zijn van experimenteren en leren (denk aan agile en lean startup), maar ook een meer traditionele veranderaanpak behoort tot de mogelijkheden. Het is maar net wat je gewend bent of fijn vindt. Hoe dan ook: als je daadwerkelijk een datagedreven gemeente wilt worden, zal je nu de uitdaging aan moeten gaan en de verandering moeten omarmen. Niet langer droogzwemmen, maar er vol voor gaan.
Wat moet er allemaal gebeuren? Datagedreven sturing
De transitie richting een datagedreven organisatie bestaat niet uit één heldere en aanwijsbare verandering. Het is meer een complex samenspel van verschillende veranderingen, die bij voorkeur parallel aan elkaar moeten plaatsvinden. Laten we er eens drie belangrijke uitlichten:
1. Data zien als vertrekpunt
Sturen op basis van data kan uitsluitend als de juiste data van de juiste kwaliteit op het juiste moment beschikbaar hebt binnen de organisatie. Voor een datagedreven organisatie mag het dan ook geen toeval meer zijn dat data beschikbaar is. Iedereen binnen de organisatie moet ervan doordrongen zijn, dat data een essentieel instrument is voor het besturen en continu verbeteren van de organisatie. Een manager van een proces moet ervan doordrongen zijn, welke waarde de data uit zijn proces oplevert. Hij moet daarom ook sturen op de kwaliteit van die data. Dit betekent bijvoorbeeld dat ook de medewerker aan de balie zich ervan bewust is, dat zijn invoer in een applicatie later gebruikt wordt voor sturing en dus van grote waarde is. Het betekent ook dat je bij het aanschaffen en inrichten van een nieuwe applicatie niet alleen kijkt naar welke data nodig is om het proces te ondersteunen, maar ook naar welke data je wilt verzamelen om op een later moment te kunnen analyseren.
“Gezien de ongekende waarde van de data moet deze optimaal beschermd worden tegen misbruik of ongeoorloofde wijzigingen.”
Als laatste moet er binnen de organisatie een proces en infrastructuur ingericht zijn, waarmee data uit verschillende bronnen (gekoppeld) beschikbaar wordt gesteld. Gezien de ongekende waarde van de data moet deze optimaal beschermd worden tegen misbruik of ongeoorloofde wijzigingen. Kortom, een datagedreven organisatie zet hoog in op Data Governance en Data Management.
2. Ontwikkelen van de datavaardigheden van medewerkers
Het resultaat van stap 1 is dat de juiste data op het juiste moment beschikbaar is binnen de organisatie. Een belangrijk fundament is gelegd, maar zeker zo belangrijk is het om die data te kunnen analyseren en er legitieme conclusies uit te trekken. In een datagedreven organisatie is data ‘gedemocratiseerd’. Dit betekent dat iedereen in de organisatie de mogelijkheid heeft om data te benaderen en te analyseren. Het verschilt natuurlijk per rol/functie in welke vorm de data wordt aangeboden. Om ervoor te zorgen dat de data ook op de juiste wijze geïnterpreteerd wordt, hebben medewerkers een aantal nieuwe competenties nodig. Competenties die erop gericht zijn om data te verzamelen en te combineren, te analyseren en te presenteren. Ook dat vergt de nodige energie en investeringen.
3. Bevorder eigenaarschap op de werkvloer
De juiste data is nu beschikbaar en medewerkers kunnen de data analyseren en conclusies trekken. Op dit punt ben je al een heel eind op de goede weg, maar… Wat ik vaak zie, is dat de besluitvorming hoog in de organisatie plaatsvindt. Binnen gemeenten komt besluitvorming traditioneel tot stand in een gedegen proces, waarin veelvuldig afstemming plaatsvindt tussen de verschillende belanghebbenden. Binnen datagedreven organisaties zien we dat het ook anders kan. Of moet zelfs.
Datagedreven sturing vereist een grote mate van wendbaarheid. Cijfers wijzen een bepaalde kant uit, dus moet er continu bijgestuurd worden. In datagedreven organisaties zie je dat besluitvorming veel lager in de organisatie plaatsvindt. En daarmee ook veel sneller. Laat de professional zelf maar besluiten nemen op basis van zijn kennis en ervaring en vooral de data die hij tot zijn beschikking heeft. Natuurlijk leg je vanuit het management een heldere strategie neer en bied je beleidskaders, maar daarbinnen geef je de mensen in de organisatie het vertrouwen dat ze zelf heel goed weten hoe ze de strategie kunnen realiseren. In dit verband wijs ik je graag op een van onze eerdere blogs die gaat over de filosofie van de Verdraaide Organisatie.
En hoe nu verder?
Zoals gezegd komt de door gemeenten zo gewenste en zelfs noodzakelijke transitie naar een datagedreven organisatie niet tot stand met pilots en proofs of concept. De tijd van experimenteren en uitproberen is nu echt voorbij. Wie er werk van wil maken, zal aan de bak moeten en resources vrij moeten maken. Met de drie beschreven veranderingen heb ik geprobeerd aan te geven in welke richtingen je moet denken. Je ziet hoe breed en veelomvattend een daadwerkelijke transitie zal zijn.
Ik wil je niet bang maken, want er is niks om bang voor te zijn. Wat ik je wel wil adviseren, is dat je niet zomaar ergens aan begint. Een gedegen plan is cruciaal en garandeert de meest efficiënte aanpak. Met het oog op de komende college-onderhandelingen is het nú een uitgelezen kans om dit onderwerp definitief op de kaart te zetten. Laat die kans niet liggen!