Succes met reorganiseren!
Een robot als collega. Nog niet zo heel lang geleden leek dit alleen mogelijk in de fictieve wereld. Nu is het in steeds meer organisaties dagelijkse realiteit. Binnen de enorme variëteit aan roboticaoplossingen bestaat er nogal eens verwarring tussen hardware- en softwarerobots. Bij robotisering denken we al snel aan fysieke robots, zoals industriële robotarmen en de hardwarerobots Pepper of Wall-E. Softwarerobots en Robotic Proces Automation (RPA) – de algemene term voor het inzetten ervan – spreken minder tot de verbeelding. Het zijn in feite ‘virtuele medewerkers’, die een proces op een repeterende wijze geautomatiseerd doorlopen. Maar wat houdt RPA nu precies in? Voor welke organisaties is RPA geschikt? En een groot uitgesproken zorgpunt: vormt RPA een bedreiging voor de medewerker. Daarover gaat deze blog.
RPA, wat is het eigenlijk?
Robotic Process Automation, kortweg RPA, is een relatief eenvoudige vorm van automatiseren van repetitieve handmatige handelingen. RPA-software maakt het mogelijk om eenvoudige rule-based processen – een proces dat altijd een set aan vaste regels volgt – te automatiseren. Op basis van een softwarescript worden de repetitieve menselijke handelingen nagebootst. Kortom, de softwarerobot voert de handelingen uit en medewerkers hoeven zich niet meer druk te maken om deze routinematige werkzaamheden. De softwarerobot kan veel verschillende handelingen uitvoeren, op veel verschillende afdelingen.
Attended en unattended
Administratieve werkzaamheden, zoals het categoriseren van e-mails en de onboarding van nieuwe medewerkers, zijn uitermate geschikt om te worden gerobotiseerd. Ook bij financiële werkzaamheden zijn vele processen te bedenken die geautomatiseerd kunnen worden. Denk aan het automatisch boeken of uitbetalen van facturen, het maken van financiële analyses, het genereren van rapportages en het ophalen van klantgegevens in eigen en openbare databases om ze vervolgens te ordenen of op te slaan op locatie(s). We onderscheiden twee vormen van softwarerobots: ‘attended’ en ‘unattended’.
“In bepaalde gevallen blijft menselijke inschatting en kennis vereist.”
Menselijke inschatting en kennis
Attended softwarerobots zijn meer afhankelijk van mensen en hebben sturing nodig om daadwerkelijk geconfigureerde taken uit te voeren. Ze gaan dan ook pas echt acteren bij specifieke gebeurtenissen, op aanvraag. Deze vorm is geschikt voor processen die niet volledig gerobotiseerd kunnen worden. In bepaalde gevallen blijft menselijke inschatting en kennis vereist, bijvoorbeeld inhoudelijke analyse, interactie met de klant en de gesprekken in het sollicitatieproces.
Zelfsturend en standalone
Unattended softwarerobots zijn juist veel meer zelfsturend, die standalone, zonder tussenkomst van mensen, automatisch taken op de achtergrond kunnen uitvoeren. Veel handelingen binnen je organisatie kunnen wellicht gerobotiseerd worden. Omdat de softwarerobot de tijdrovende repetitieve handelingen kan overnemen van de medewerkers, kunnen zij zich focussen op andere werkzaamheden die meer cognitief denkvermogen vereisen. RPA zorgt ervoor dat de medewerkers hun focus kunnen verleggen op andere werkzaamheden, die meer toegevoegde waarde genereren voor de organisatie.
“RPA zorgt ervoor dat de medewerkers hun focus kunnen verleggen op andere werkzaamheden, die meer toegevoegde waarde genereren voor de organisatie.”
RPA vs. automatisering
RPA is een vorm van automatisering, maar wat is nu eigenlijk het verschil? De betekenis van de termen RPA en automatisering ligt redelijk dicht bij elkaar. Bij zowel automatisering als RPA is het doel om processen efficiënter te maken, risico’s te verminderen, compliance in te regelen en de organisatie winstgevender te maken. Traditionele automatisering is voornamelijk gebaseerd op programmeren, gaat over het algemeen niet over verschillende applicaties heen en is vaak vrij kostbaar. RPA is sneller toe te passen en breder inzetbaar, ook tussen applicaties. RPA is proces gedreven waarbij software wordt ingezet om menselijke handelingen over te nemen van de werknemer. Daar waar de RPA robot géén menselijke logica kan toepassen, komt Artificial intelligence (AI) om de hoe kijken. Bij AI leren machines denken als mensen. Ze redeneren logisch, begrijpen taal en leren van fouten.
Voordelen van RPA voor je organisatie
RPA is niet alleen geschikt voor de grote jongens. Elke organisatie heeft te maken met repetitieve handelingen, waar werknemers onnodig lang mee bezig zijn. Zo heeft elke branche wel facturen die verwerkt moeten worden, berekeningen die gemaakt moeten worden, bevestigingsmails die verstuurd moeten worden of offertes die opgesteld moeten worden. Werk dat een softwarerobot eenvoudig kan overnemen. RPA biedt veel mogelijkheden en is niet voor niks het snelst groeiende segment van de wereldwijde markt voor bedrijfssoftware.
Hoge productiviteit
Waar wij mensen zo nu en dan het werk moeten neerleggen om te rusten of te eten, werkt een robot moeiteloos door. Een softwarerobot kan 24/7 achter elkaar werken en is nooit ziek. Daarnaast is een softwarerobot inzetbaar voor meerdere processen en in staat om tussen verschillende afdelingen te schakelen. Zo is het mogelijk dat de softwarerobot in de ochtend wijzigingen verwerkt in het personeelsbestand van het HR-systeem, in de middag facturen verwerkt voor de financiële administratie en ’s nachts controleert of alle data die je verwerkt AVG-compliant is.
Voldoen aan compliance
Fouten maken is menselijk, terwijl dit bij een softwarerobot niet gebeurt. Middels een script leer je als het ware de softwarerobot stap-voor-stap exact wat hij moet doen. De robot doorloopt deze stappen repetitief en wijkt hier niet van af. De softwarerobot monitort elke handeling van het proces. Hiermee wordt niet alleen bereikt dat de repetitieve gerobotiseerde handelingen compliant zijn, maar ook dat deze compliance controleerbaar is. Dit komt de transparantie en de betrouwbaarheid van de processen ten goede. Kortom, RPA kan worden gezien als een virtuele machine die op eenzelfde manier basishandelingen kan uitvoeren zoals een medewerker dat kan, maar dan sneller, 24/7 en zonder fouten.
“RPA kan worden gezien als een virtuele machine die op eenzelfde manier basishandelingen kan uitvoeren zoals een medewerker dat kan, maar dan sneller, 24/7 en zonder fouten.”
Besparing in tijd en kosten
Het inzetten van RPA bespaart je organisatie tijd en kosten en is daarmee de nummer 1 motivatie voor organisaties om RPA toe te passen. Wist je dat een softwarerobot gemiddeld 10 tot 15 keer sneller werkt dan de mens? Het overnemen van repetitieve handelingen door softwarerobots bespaart op korte termijn tijd en personeelskosten. Zodra je deze mensen inzet op andere werkzaamheden die bijdragen aan de verbetering van producten en diensten, verhoog je ook het rendement op langere termijn. Besparingen in tijd en kosten komen bovendien niet alleen voort uit het vervangen van repetitieve handelingen van medewerkers, maar ook in de schaalbaarheid van softwarerobots. Waar je je bij werknemers moet houden aan contracten, kun je bij robots gemakkelijk op- en afschalen. De relatief lage instapkosten en snelle implementatie zorgen voor een snelle en hoge Return on Investment.
RPA verhoogt de tevredenheid van medewerkers
RPA draagt bij aan het reduceren van de werkdruk bij medewerkers. Doordat de softwarerobot de saaie repetitieve werkzaamheden overneemt, hebben de medewerkers meer tijd voor activiteiten die meer opleveren voor zowel de medewerker (denk aan het ontwikkelen van competenties) als de organisatie (meer tijd voor productiviteit en verbetering van de dienstverlening).
Eenvoudig, snel en betaalbaar
RPA is een betaalbare en snel te realiseren oplossing die toegevoegde waarde levert in proces-efficiëntie. Kostbare aanpassingen van systemen zijn niet nodig, omdat RPA kan worden ingezet binnen de bestaande IT-architectuur en er géén significante wijzigingen in systemen, applicaties en interfaces hoeven plaats te vinden. Een robotsoftware implementeren is een kwestie van weken, niet van maanden.
“Een groot voordeel van het inzetten van RPA is dat het gewoon binnen de bestaande IT-architectuur kan worden geplaatst en dat er geen significante wijzigingen in de bestaande systemen, applicaties en interfaces hoeven plaats te vinden.””
Mogelijke uitdagingen
Heeft RPA dan alleen maar voordelen of zijn er ook problemen te verwachten? De voordelen van RPA zijn overduidelijk in de meerderheid, maar een uitdaging is wel het interpretatievermogen van een softwarerobot. Softwarerobots zijn uitermate geschikt voor standaard werkprocessen. Verandert het werkproces, dan is de kans groot dat de softwarerobot aangepast moet worden. Denk bijvoorbeeld aan het toevoegen of verwijderen van een handeling binnen het proces of het veranderen van inputvelden binnen een applicatie. Daar kan de softwarerobot niet mee overweg. De softwarerobot is niet in staat om zichzelf aan te passen aan de nieuwe situatie. Daarom is het belangrijk om continu scherp te blijven op veranderende processen of wijzigingen in de applicatie, zodat de softwarerobot tijdig aangepast kan worden. De aanpassingen in het script van een softwarerobot zijn relatief eenvoudig en vaak uit te voeren door medewerkers zelf. Iedereen met IT-affiniteit en een basistraining kan zelf een softwarerobot configureren en onderhouden.
Weerstand van medewerkers
Nog een uitdaging is de mogelijke weerstand tegen RPA – of eigenlijk de softwarerobot zelf. Deze kan door medewerkers worden gezien als een bedreiging, omdat ze bang zijn dat hun werk volledig wordt overgenomen door softwarerobots. Wie daar bang voor is, kan ik geruststellen; ook al kunnen technologische ontwikkelingen sommige menselijke taken overbodig maken, RPA zal de medewerker nooit volledig kunnen vervangen. Een softwarerobot kan alleen standaard repetitieve handelingen overnemen, waarmee de medewerker wordt verlicht in de werkdruk en zijn focus kan verleggen naar complexere vraagstukken. Met andere woorden: RPA maakt de mens niet overbodig, maar haalt de robot uit de mens.
“Met andere woorden: RPA maakt de mens niet overbodig, maar haalt de robot uit de mens”.
Aan de slag met RPA: begin klein, eindig groot(s)!
RPA klinkt misschien wat spannend en intimiderend, maar in de praktijk valt dat reuze mee. De tip die ik je wil meegeven: begin klein! Start met het robotiseren van een eenvoudig deelproces, zorg dat het proces soepel loopt en dat je begrijpt wat de robot doet. Op deze manier krijg je de software onder de knie, zie je hoe je de processen het beste kunt inrichten en krijgen je medewerkers wat tijd om aan hun virtuele collega te wennen. Dat kan leiden tot grootse resultaten!
Wil je liever eerst praktijkvoorbeelden van RPA zien? Stay tuned, in een vervolgblog ga ik hier zeker aandacht aan besteden.
