Financiële en personele uitdagingen in de zorg

De zorg een zorgenkindje?

De zorg in Nederland staat al een aantal jaar onder druk. Bezuinigingen zijn troef en het is ontzettend moeilijk om genoeg goed personeel te vinden. Dat laatste is ook nog eens een vicieuze cirkel, want door de hoge werkdruk is het ziekteverzuim hoog. Covid-19 heeft deze problemen verergerd, want in 2020 was het ziekteverzuim hoger dan de vijftien jaar daarvoor.

Hoe speel je als zorginstelling in op deze problematiek? De zorg is mensenwerk, letterlijk. Binnen verplegingshuizen, verzorgingshuizen en-thuiszorg (VVT) werken zowel mensen in loondienst als extern. Mobilee heeft daarom recent twee zorginstellingen geholpen om te onderzoeken hoe het proces van personeel in loondienst (PIL) en personeel niet in loondienst (PNIL) geoptimaliseerd kon worden. Deze verbeterde processen zorgden voor meer grip op eigen en extern personeel.

Kritische blik op personeelsprocessen

Om de toenemende druk op de zorgexploitatie het hoofd te bieden, moeten zorginstellingen beter inspelen op veranderingen. Zij moeten dus steeds wendbaarder worden. Om dat te kunnen zijn is het belangrijk om interne processen kritisch te bekijken. Zoals in veel branches is ook voor zorginstellingen binnen de VVT het personeel de grootste kostenpost. Door het aanhoudend tekort aan zorgpersoneel maken zorginstellingen regelmatig flink extra kosten om zorgpersoneel aan te trekken, te behouden of extern in te huren.

Mobilee onderzocht wie er binnen de zorginstelling welke werkzaamheden verricht. Vervolgens lag de focus op een efficiëntere inzet en inhuur van extern personeel met behulp van forecasting. Deze concrete inzichten resulteerden in een nieuw proces dat leidde tot een directe kostenvermindering.

Neem vrijblijvend contact op

Zelfsturende teams binnen de zorg

Om wendbaarder te worden, is de eerste noodzakelijke stap om zorgteams binnen de VVT-instellingen de bevoegdheid te geven om besluiten te nemen. Je maakt hiermee de verschillende zorgteams zelfsturend. Dit vraagt om een aanpassing van het besturingsmodel van de zorginstelling. Best een uitdaging, omdat van zorginstellingen veel wordt verwacht met steeds minder middelen.

Toch hebben de medewerkers in het primaire zorgproces het beste zicht op de situatie, locatie of cliënt, en ook op de te leveren zorg. De zelfstuderende zorgteams zijn dus in de lead en worden ondersteund door de staf (overhead). Het is daarbij belangrijk om de zorgteams en hun teamleiders zelf verantwoordelijk te maken voor de inkomsten en kosten. Dit kun je doen door de WLZ-inkomsten bij het team binnen te laten komen en de kosten voor overhead hierin te verwerken. Werk transparant en laat de zorgteams zelfstandig en verantwoordelijk keuzes maken, bijvoorbeeld over de kosten van het dienstrooster.

Als je zelforganiserende teams in de zorg inzet, leidt dit ertoe dat zorgteams:

1. Creatiever en ondernemender werken
2. Zelf personeel kunnen inroosteren op piekmomenten, of juist afschalen op rustige tijden
3. Bijsturen als er cliënten worden opgenomen of in behandeling genomen met een lichtere zorgzwaarte
4. Kansen benutten om inkomsten te verhogen, door bijvoorbeeld te onderzoeken of een ZZP van een ‘zorg zware’ cliënt kan worden aangepast naar een zwaarder zorgzwaartepakket
5. Onnodige kosten besparen en slimmere oplossingen bedenken

Niet alleen aanpassingen in de zorgteams zelf

Meer verantwoordelijkheid en zelfsturing binnen zorgteams leidt tot meer eigen ondernemerschap en creativiteit. Maar het heeft ook andere gevolgen. Wees bijvoorbeeld kritisch op het aantal besturingslagen binnen de zorginstelling. Ook vraagt zo’n andere besturing om begeleiding en coaching van de zorgteams en hun directe leidinggevenden om deze transitie te maken.

Daarnaast moet goed gekeken worden naar de competenties die nodig zijn binnen het team. Verder is het belangrijk dat de ondersteuning aan de zorgteams zoveel mogelijk wordt gestandaardiseerd. Haal variatie uit de processen en creëer eenduidige processen voor de zorgteams. Dit kan alleen met een duidelijke visie op het besturingsmodel.

Kijkje in de kosten: compensatie vanuit vastgoed

Toch is het anders inrichten van personeelsprocessen niet de enige broodnodige verandering die een financieel manager in de zorg heeft. Maar liefst 80% van de VVT-zorginstellingen lijdt verlies op de zorgexploitatie, hun primaire taak. Zo blijkt ook uit de onderzoeksrapportage van CFO Capabel.

Bij veel van deze instellingen wordt het verlies op de zorgexploitatie gecompenseerd met inkomsten uit het rendement op vastgoed.  Ook al zien de huidige KPI’s er momenteel goed uit voor VVT instellingen, alsnog zijn er duidelijke signalen dat dit in de toekomst voor problemen gaat zorgen. Concreet betekent dit dat de zorgexploitatie en het rendement op vastgoed verder onder druk komen te staan. Enkele signalen in de markt zijn:

• De tarieven voor zorgverlening zullen met zicht op een nieuw inkoopkader wijzigen voor de WLZ. Dit kan resulteren in een lagere vergoeding voor zorginstellingen.
• Als gevolg van de langdurige lage rente op de kapitaalmarkt wordt het rentecomponent in de nominatieve huisvestingscomponent (NHC) naar beneden bijgesteld met als resultaat een lagere NHC vergoeding
• Vanaf 2022 wordt voor zorgkantoren de NHC onderhandelbaar
• De huisvestingsvergoeding wordt nu als onderdeel van een integraal tarief vergoed. De verwachting is dat scheiden van wonen en zorg verder wordt doorgevoerd. En dat het referentiekader van de vergoeding voor huisvesting zal switchen naar wat in de huurmarkt gebruikelijk is. Met als gevolg een huurvergoeding die fors lager is dan de huidige NHC-vergoeding.
• Door nieuwe taxatieregels moeten veel instellingen hun onroerend goed op hun balans afwaarderen waardoor hun financiële positie verzwakt, met als gevolg dat zorginstellingen minder vreemd vermogen kunnen aantrekken (CFO Capabel, 2021).

Hierdoor sluiten veel zorginstellingen het einde van het jaar af met groene cijfers. Het ziet er echter naar uit dat financieren vanuit vastgoed de komende jaren lastiger wordt, waardoor de kans op een negatief resultaat op de balans groter wordt. Deze kruissubsidiëring vanuit vastgoed/huisvesting zal in de toekomst niet langer de verliezen binnen de zorgexploitatie kunnen dekken. Dit brengt dus een nieuwe uitdaging mee voor het financieel management in de zorg. De noodzaak om kritischer te kijken naar de verschillende bedrijfsonderdelen zoals de zorgexploitatie wordt voor zorginstellingen de komende jaren nog groter.

Zorg voor een zorgbenchmark

Binnen de zorgexploitatie bestaan kosten die te relateren zijn aan het primaire zorgproces en aan overhead. Door middel van een benchmark kan een zorginstelling haar overhead bepalen ten opzichte van de zorgmarkt. Daarbij begint het met een goede definitie van wat overhead exact inhoudt. Dit is een essentiële stap om te bepalen wat onder het primaire proces valt en wat onder zorgexploitatie overhead. Uiteraard helpen de verschillende zorgbenchmarks hier ook bij. Door als zorginstelling de overhead te vergelijken met de benchmark zorg kan worden vastgesteld waar mogelijk ruimte ligt voor verbetering, of waar teveel geld wordt uitgegeven.

Meer weten?

Het afgelopen jaar organiseerde Mobilee in samenwerking met CFO Capabel en Accezz International een webinar over Duurzaam gezond organiseren voor VVT’s. Zorgorganisatie Warande en Coloriet presenteerden hoe zij omgaan met bovenstaande uitdagingen. Wil je deze terugkijken, klik dan op onderstaande live-opname van het webinar.

Zelf aan de slag met organisatorische wijzigingen binnen jouw organisatie of wil je jouw personeelsprocessen onder de loep nemen? Wij helpen je graag. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Contacteer ons