Digitaal transformeren bij de waterschappen
“Bij ons is het digitale transformatietraject nét wat anders dan bij andere waterschappen…of toch niet?”
De Waterschappen spelen een belangrijke rol bij het waterbeheer binnen Nederland. Door verandering in klimaat en anders gebruik van water, hebben deze organisaties de uitdaging in te spelen op wat de toekomst brengt. Uitdagingen komen veelal voort uit veranderende (Europese) regelgeving, klimaatveranderingen en de noodzaak voor Waterschappen om intensief met elkaar samen te werken voor een klimaatadaptief, veilig en betrouwbaar waterbeheer.
Tijdens een rondetafelgesprek op 11 oktober 2022 met meerdere Waterschappen, werd een open gesprek gevoerd over de individuele uitdagingen van deze Waterschappen en de overeenkomsten óf verschillen in aanpak van digitale transformatie vraagstukken. Waar staan de verschillende Waterschappen binnen hun digitale transformatie?
Een organisatieverandering in digitale omgeving
Een goed digitaal transformatietraject valt of staat bij de kennis, kunde en commitment van het bestuur en het management. Kijken zij verder dan alleen bedrijfsautomatisering en geloven zij in het belang van digitale transformatie? Als het bestuur en het management niet de urgentie van digitaal transformeren erkennen en slechts korte termijn denken, wordt er niet verder dan de operationele werkzaamheden van afdelingen gedacht. Meerdere Waterschappen worden grotendeels in beslag genomen door dagelijkse en operationele werkzaamheden met urgentie, zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse droogtebestrijding. “We zijn bezig met de acties van gisteren in plaats van de dag van morgen”. Dat betekent dat Waterschappen nog vooral bezig zijn met het digitaliseren van bestaande processen en nog te weinig met digitale transformatie die bijdraagt aan de strategische doelen.
Meer nieuws over digitale transformatie? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
Draagvlak vanuit het Algemeen Bestuur binnen de Waterschappen
De rol van het Algemeen Bestuur bij Digitale Transformatie is dus essentieel. Zij kunnen de noodzaak voor digitale transformatie van het Waterschap uitdragen en ondersteunen. Digitale Transformatie dient bij te dragen aan de strategische doelen en is daarmee bij voorkeur een integraal onderdeel van de organisatiestrategie (het meerjaren waterbeheer plan). Het Algemeen Bestuur en het management moeten zich hier meer bewust van zijn en meer kennis hebben van digitale transformatie. Dit is helaas nog geen gangbare praktijk; de meeste Waterschappen worstelen hier mee. Er zijn bij enkele Waterschappen goede ervaringen met de leerlijn Digitale Transformatie, die door het Waterschapshuis wordt aangeboden. Ook het organiseren van themasessies met Algemeen Bestuur over Digitale Transformatie helpt hierbij. 
Basis op orde, verbeteren en daarna innoveren
Het Algemeen Bestuur ziet vaak wel de noodzaak om te investeren in digitale innovatie, maar heeft vaak weinig zicht op en kennis van wat er daarvoor allemaal nodig is. Digitale Transformatie gaat niet alleen om digitale innovatie, maar ook over het op orde houden van de basis en het verbeteren van bestaande informatievoorziening. Deze kunnen niet los van elkaar worden gezien.
“Bridging the gap”
De meeste managers wíllen wel veranderen maar hebben daarvoor onvoldoende kennis en ruimte. Daarnaast beschikken de managers meestal niet over de professionals om hen te ondersteunen bij het helder maken van hun behoeften en die door te vertalen naar digitale oplossingen. Een manier om dit te doen is bijvoorbeeld het aanstellen van informatiemanagers of –kundigen per (groep) afdeling(en), die het management ondersteunen met hun digitale transformatie vraagstukken en –behoeften. Zij zijn in staat om verbinding te maken tussen wat de organisatie nodig heeft en wat de I&A afdeling vervolgens moet doen. Zij kunnen duidelijk maken wat er nodig is, waarom het nodig is, wat het (ongeveer) kost en wat het kan opleveren.
Eigenaarschap is een thema dat veel terugkomt. Het bijzondere is dat managers erkennen bezig te moeten zijn met mensen en financiën maar zodra het gaat over bijvoorbeeld informatiemanagement, dan wordt het gecompliceerder en schuiven ze het van zich af.
De manier waarop een traject wordt aangevlogen is vaak ook onvoldoende uitgedacht. Een voorbeeld is bijvoorbeeld het aanstellen van mensen zoals een data-scientist. Met alleen het aannemen ben je er niet. Het is belangrijk om vooraf na te denken waarom je dit doet, wat je hiervoor nodig hebt, wat dit betekent voor jullie data-ethiek en welke impact het verder heeft op de organisatie. De basis moet daarvoor op orde zijn.
Is Digitale Transformatie een programma?
Welke plek digitale transformatie krijgt binnen de Waterschappen verschilt nogal. Ga je voor een bottom-up of bottom-down aanpak bij het bereiken van je digitale strategiedoelen? Uiteindelijk zou het vanuit beide richtingen moeten worden aangevlogen. Welke stappen ga jij nemen met jouw team? Maar ook; welke strategische keuzes maken we vanuit het bestuur? Lef tonen, vertrouwen krijgen en draagvlak creëren zijn de voorwaarden van een transformerende organisatie.
Het gieten van digitale transformatie in een programma wordt afgeraden omdat dit impliceert dat het iets is dat eindig is en zal aflopen. Daarnaast wordt er dan gezegd door mensen in de organisatie ‘het is niet van ons maar van het programma’. Portfoliomanagement helpt in het prioriteren van digitaliseringsvraagstukken. Alle aanwezige Waterschappen zijn hiermee bezig. Hiervoor moet er worden geprioriteerd vanuit de afdeling: zij bepalen welk project op dat moment het meeste bijdraagt aan afdelings- en strategische doelen. Maar dit betekent ook dat als er een zij-invlieger is, een digitaliseringsproject dat voorrang moet krijgen, een project binnen het portfolio zal moeten afvallen. Het gaat om het gesprek dat over deze projecten wordt gevoerd: waarom is iets belangrijk en waarom zou het prioriteit moeten krijgen? Je moet dus leren om het strategische gesprek te voeren. Dit kan spannend zijn omdat er daardoor conflict en weerstand kan ontstaan bij mensen. Vanuit de Unie van Waterschappen is een routekaart prioriteiten digitalisering opgesteld om ook zo het gesprek over digitalisering te voeren namelijk de Baseline Basis op Orde https://unievanwaterschappen.nl/publicaties/baseline-basis-op-orde/. Deze kan o.a. worden gebruikt bij het bepalen van de prioriteiten.
Meer nieuws over digitale transformatie? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
Individueel implementatietraject per waterschap
Duidelijk wordt dat de Waterschappen veelal met dezelfde digitale transformatie-problematiek bezig zijn. Maar de snelheid om met voorkomende problemen om te gaan verschillen. Daarom is het lastig om hierin samen op te trekken. Een routekaart waarin wordt geschetst waar een Waterschap staat in zijn of haar volwassenheid en wat dan de next step kan zijn, kan hierin helpen. Denk ook aan co-sourcing met andere Waterschappen of het delen van kennis op het gebied van strategische personeelsplanning en gebruik van data.
The war on talent speelt ook binnen de Waterschappen. Daarom werken zij ook steeds meer samen met recruiters zodat de juiste (digitale) talenten worden binnen gehaald. Hierbij is het van belang dat er gekeken wordt naar de toekomstige uitdagingen: wat vraagt dit van mensen in de organisatie, welke skills moeten we dan in huis hebben en betekent dit dat we ook op een andere manier onze vacatureteksten moeten opstellen? Nu worden veel functies ingevuld met de verkeerde mensen puur omdat er niet naar de verdere toekomst wordt gekeken.
Digitale transformatie is vooral mensenwerk. Het menselijk vermogen bepaalt hoe ver jouw organisatie komt binnen het traject. Als basis moet je daarin sowieso het management en bestuur meekrijgen zodat de energie doorstroomt naar de gehele organisatie. Want uiteindelijk gaat niet alleen de techniek snel, ook de manier waarop mensen denken en doen verandert.
Op 11 oktober kwamen verschillende managers digitale transformatie samen tijdens het rondetafelgesprek voor de Waterschappen. Met gespreksleider Jeroen Stoop, voorheen kwartiermaker informatiemanagement binnen HDSR, werden gerichte vragen gesteld en ervaringen gedeeld. We bedanken alle betrokkenen voor het open gesprek en de inspirerende avond!