Succes met reorganiseren!

Door Jaap van der Ende | 11 september 2019
Operationele excellentie

Albert Heijn, ING, Thomas Cook, Philips, Credit Suisse, Alliander… zomaar een willekeurige selectie uit het rijtje namen dat in de afgelopen jaren bezig is geweest met reorganiseren. Dat kan ook niet anders, want de wereld om ons heen verandert in hoog tempo. Klanten, cliënten en burgers verwachten steeds beter geholpen te worden met digitale middelen. Organisaties kiezen er daarom voor om steeds meer te digitaliseren. En door deze digitale transformatie krijgen organisaties andere behoeften en uitdagingen, wat weer leidt tot reorganisaties.

Als consultant werkte ik voor verschillende grote organisaties in Nederland en vrijwel allemaal waren ze aan het reorganiseren. En hoewel reorganiseren bij iedere organisatie weer anders is, heb ik één belangrijke overeenkomst ontdekt: echt resultaat bereiken in tijden van een reorganisatie, brengt extra uitdagingen met zich mee. Hieronder beschrijf ik de drie grootste uitdagingen die ik ben tegengekomen bij reorganisaties. En ik geef je wat waardevolle tips om er op een goede manier mee om te gaan.

Uitdaging 1: Lage betrokkenheid van medewerkers

De  betrokkenheid van medewerkers daalt onmiddellijk als er een reorganisatie wordt aangekondigd. Dit geldt natuurlijk vooral voor de mensen die gedwongen de organisatie moeten verlaten. Maar ook bij de werknemers die blijven, zie ik vaak dat ze een stuk minder gemotiveerd en betrokken zijn. Toch moet je met deze mensen verder en zul je met ze samen moeten werken. Met deze uitdaging heb ik meerdere malen te maken gehad.

Motivatie van medewerkers

Een goed voorbeeld is een opdracht waaraan ik werkte, die plaatsvond in een organisatie waar flink werd gesneden in het personeel. Als consultant was ik voor het eerst eindverantwoordelijk voor een project. Sommige projectleden waren erg cynisch omdat hun baan op de tocht stond en ze het gevoel hadden dat ze aan de hele situatie toch niks konden veranderen. Dit kwam zeker niet ten goede van hun productiviteit en de projectvoortgang kwam er zelfs door in gevaar. Als consultant zit je dan wel eens met je handen in het haar, want je kunt niet alles alleen oplossen. Gelukkig werd ik destijds goed gecoacht door de ervaren programmamanager. Hij leerde mij om extra aandacht te besteden aan de motivatie en betrokkenheid van werknemers. Hij zei me: “Het is de uitdaging om ervoor te zorgen dat werknemers jouw opdracht zien als het leuke project, waaraan ze mogen werken tijdens die vervelende reorganisatie.”

“Het is de uitdaging om ervoor te zorgen dat werknemers jouw opdracht zien als het leuke project, waaraan ze mogen werken tijdens die vervelende reorganisatie.”

Als consultant investeer ik sowieso altijd veel in de motivatie en betrokkenheid van medewerkers. Maar wanneer er gereorganiseerd wordt, besteed ik hier extra aandacht aan. Dit doe ik voornamelijk door te investeren in een positieve werksfeer en door anderen veel verantwoordelijkheid en vertrouwen te geven. Je zult merken dat dit niet alleen de motivatie van werknemers verhoogt, maar ook de sfeer ten goede komt.

Goede werksfeer creëren

Als de werksfeer goed is binnen een organisatie, zijn medewerkers bereid om harder voor elkaar te werken. Ook lastige zaken zijn dan makkelijker bespreekbaar en er worden doorgaans betere resultaten geboekt. Er zijn legio zaken die je kunt oppakken om een goede werksfeer te creëren. Zorg er daarbij wel voor dat je dingen toepast die goed bij je passen. Ik stel zelf altijd heldere doelen en schep duidelijke verwachtingen tijdens een kick-off. Ik ga energiek en positief te werk, maar probeer tegelijk mijn enthousiasme enigszins te temperen. Mijn ervaring is namelijk dat te veel enthousiasme het cynisme versterkt en dat is precies het tegenovergestelde van wat je wilt bereiken.

Successen samen vieren

Daarnaast probeer ik een vertrouwensband op te bouwen met de mensen met wie ik samenwerk door persoonlijke interesse te tonen en door zo nu en dan een groepsactiviteit te organiseren. Dit kan heel laagdrempelig, bijvoorbeeld door samen te lunchen en successen samen te vieren. Deze tips klinken misschien simpel, maar vaak schieten ze erbij in tijdens reorganiseren of schort het aan een goede uitvoering.

Reorganiseren Mobilee

Verantwoordelijkheid en vertrouwen geven

Door medewerkers veel verantwoordelijkheid en vertrouwen te geven, krijgen zij het gevoel zelf invloed te hebben op de situatie en raken ze meer betrokken en gemotiveerd. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Want vertrouwen geven betekent ook: loslaten. En hoe doe je dat zonder wakker te liggen over de uitvoering. Wat bij mij helpt, is om van tevoren heldere verwachtingen te scheppen en de uitvoering op geplande momenten te evalueren. Hierdoor stuur je op resultaat zonder te micro managen.

Uitdaging 2: De scope verandert tijdens reorganiseren

Een reorganisatie heeft zo z’n impact op de lopende trajecten. Doordat de organisatie anders wordt ingericht, wijzigen ook de eisen en wensen van het geleverde project, advies of product. Er wordt vaak gevraagd om af te wijken van de vooraf afgesproken scope. Van oudsher hebben we de beleving te moeten waken voor scope creep; het project loopt uit in geld en budget terwijl er steeds meer specificaties worden toegevoegd. Vanuit dat oogpunt is het de eenvoudigste oplossing om geen wijzigingen toe te staan. Mijn overtuiging is toch om hier niet al te rigide in te zijn. Je kunt wel heel star de scope bewaken, maar als door een reorganisatie de wensen en behoeften veranderen en de oorspronkelijke scope niet meer (helemaal) relevant is, wat lever je dan nog voor waarde? Dan rond je het project binnen de gestelde tijd en budget af, maar levert het uiteindelijk weinig op. Beter is het om proactief te zijn en zelf wijzigingen te initiëren als je de waarde ervan inziet. Uiteraard ben je wel verantwoordelijkheid om de impact van de wijzigingen goed in kaart te brengen en af te stemmen met stakeholders. Maar ja, that’s part of the job! Dat het begrip ‘scope creep’ sowieso verleden tijd is, lees je in dit artikel.

“Van oudsher hebben we de beleving, te moeten waken voor scope creep; het project loopt uit in geld en budget terwijl er steeds meer specificaties worden toegevoegd.”

Uitdaging 3: Wisseling van de wacht

Tijdens een reorganisatie veranderen veel werknemers van functie of afdeling. Dat heeft ook invloed op de opdracht waaraan jij werkt. Kon je eerst nog met al je vragen terecht bij die ene persoon, blijkt deze ineens te zijn begonnen aan een compleet nieuwe uitdaging. Ik heb zelfs aan een opdracht gewerkt, waarbij de opdrachtgever tot tweemaal toe werd vervangen in drie maanden tijd. Telkens moesten we zorgen dat de lopende zaken goed werden overgedragen.

Reoganiseren Mobilee

Adequate overdracht tijdens reorganiseren

Wanneer werknemers elkaar opvolgen tijdens een reorganisatie, verloopt dit vaak snel en hectisch en is er (te) weinig tijd voor een adequate overdracht. Een compleet overdrachtsdocument schiet er dan vaak bij in. In zo’n situatie plan ik altijd één of twee overdrachtssessies met de vertrekkende werknemer en zijn opvolger. In die sessie kan kennis gedeeld worden en ontstaat er een gemeenschappelijk beeld, zodat niemand voor verassingen komt te staan. Ook houd ik altijd contact met de vertrekkende medewerker zodat, mocht het nodig zijn, ik altijd nog iets kan vragen of checken. Dat is handig voor de organisatie én het zorgt voor een goed gevoel bij de betreffende medewerker.

Tot slot: ga je reorganiseren?

Misschien staat dit nu niet op de agenda voor jouw organisatie. Toch kunnen de uitdagingen van de veranderende markt ervoor zorgen dat jij binnenkort ook te maken krijgt met een reorganisatie en de bijbehorende consequenties. En dan kunnen mijn tips goed van pas komen!

Jaap van der Ende

Consultant

+31(0)30 7670350

Over Jaap van der Ende

Jaap van der Ende is consultant bij Mobilee. Hij heeft veel ervaring bij grote organisaties in Nederland waaronder KPN, ING en Ministerie van Justitie en Veiligheid. Binnen deze organisaties gaf Jaap advies of vervulde hij de rol van Product Owner, Project Manager of Business Analist.

Lees ook:


Blog

6 succesfactoren voor soepel(er) portfolio management

Door Susan Boonman & Maarten de Bruin | 10 juli 2019

Ontvang meer artikelen direct in je inbox:

Aanmelden