Kennismaken met Scrum: Single Day Scrum

Wendbaarheid

Snel inspelen op een veranderende omgeving, dat is nog altijd een ware uitdaging voor veel organisaties, zowel binnen de overheid als in het bedrijfsleven. Daarbij geldt over het algemeen; hoe groter (en bureaucratischer) de organisatie, hoe minder flexibel en wendbaar. Het is ook niet altijd even eenvoudig. Enerzijds moet een organisatie lean zijn om snel te kunnen veranderen, maar tegelijkertijd moet ze ook robuust genoeg zijn om veranderingen op te vangen. -single day scrum

Precies dat is waar Mobilee graag mee aan de slag gaat. Organisaties helpen met het concreet maken van een wendbare strategie naar een daadwerkelijk wendbare organisatie. Zowel op technisch en procesmatig gebied als op het gebied van teamcoaching en mindset. Rollen die Mobilee daarbij regelmatig mag invullen, zijn bijvoorbeeld Agile Transformatiemanager, Agile/Lean Consultant/Coach, Teamcoach, Product Owner en Scrum Master. Rollen die allemaal in meer of mindere mate te maken hebben met Scrum.

“Ga er maar aan staan: enerzijds snel kunnen veranderen en tegelijkertijd robuust genoeg zijn om veranderingen op te vangen.”

Consultant Tijn van Lange werkt in het dagelijks leven als organisatieadviseur aan het veranderen en verbeteren van organisaties. Tot zijn klanten behoren zowel kleine als grote organisaties. Voor Tijn betekent dit veel werken met mensen, veel bouwen aan processen en veel scheppen van de (rand)voorwaarden voor succes. Scrum lijkt daarbij een waardevolle methodiek om sneller successen te realiseren. “Maar nog lang niet iedereen is bekend met Scrum en nog lang niet alle organisaties zijn er helemaal klaar voor om Scrum te implementeren,” merkt Tijn in de praktijk. “Tegelijk hebben wij ontdekt dat er bij veel organisaties, zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven, veel behoefte leeft om Scrum eens uit te proberen. Single Day Scrum is de perfecte manier om te ontdekken wat je met Scrum binnen je eigen organisatie kunt bereiken.”

Maar wat is Scrum nu eigenlijk?
Tijn: “Scrum is een framework, onderdeel van de Agile-familie, waarmee op iteratieve en incrementele wijze productontwikkeling wordt gedaan. Het is ooit ontstaan om softwareproducten te ontwikkelen, maar inmiddels wordt het – vanwege de successen – vele malen breder toegepast. Het basisidee achter Scrum is dat de complexiteit, onoverzichtelijkheid en onzekerheid op weg naar een doel in de verre toekomst worden gereduceerd, door te werken in korte cycli van twee tot vier weken. Deze cycli noemen we Sprints. Daarin wordt gewerkt met vaststaande producten en bijeenkomsten, die de productiviteit van een team stap voor stap verhogen en het teamproces ondersteunen.”

Hoe kwam je erachter dat er behoefte leeft bij organisaties om Scrum eens uit te kunnen proberen?
Tijn: “Overal waar ik kom, zingen woorden rond als Agile, Scrum, Kanban en DevOps. Iedereen gebruikt ze, maar heel vaak in de trant van: ‘Goh, moeten we daar ook niet iets mee?’. Het valt me op dat de nieuwsgierigheid vaak samengaat met een wat terughoudende of zelfs huiverige houding. Ik begrijp dat heel goed, want wat haal je nu eigenlijk in huis met zo’n nieuw – trendy klinkend – verhaal. Om die twijfels weg te nemen, hebben we Single Day Scrum ontwikkeld. In één dag loodsen we je door het gehele Scrum-proces en kun je met een team even goed proeven aan Scrum. Dat laagdrempelige ‘ruiken aan iets’ en het vrijblijvend ontdekken van Scrum, spreekt veel mensen binnen (overheids)organisaties aan. Normaal gesproken wordt er dan een dag ‘foundation’ training ingehuurd, of komt er een evangelist een inspiratiesessie houden. Het grote verschil met Single Day Scrum is dat je niet alleen kennismaakt met Scrum, maar juist zelf wat gaat maken met Scrum.”

“Het grote verschil met Single Day Scrum is dat je niet alleen kennismaakt met Scrum, maar juist zelf wat gaat maken met Scrum.”

Wat houdt het in om Scrum uit te proberen in Single Day Scrum?
Tijn: “Met Single Day Scrum kun je een versnelling aanbrengen in een ontwikkeling binnen je organisatie. Het is één dag lang geconcentreerd en heel gefocust werken aan één specifieke vraag, opdracht, taak of product. Of je nu een moeilijk beleidsstuk wilt schrijven, en meteen laten dragen door je afdeling, of dat je met je team een nieuw product wilt bedenken, echt alles is mogelijk! Je loopt met het team, je ‘developers’, in één dag door het hele Scrum-proces. In een afgeslankte vorm natuurlijk, maar dat maakt in deze fase helemaal niets uit want het gaat om de kennismaking.

Onze aanpak met de Single Day Scrum levert drie belangrijke resultaten op. Ten eerste helpt het gestructureerde werken met Scrum om focus aan te brengen op dat wat je aan het maken bent. Ten tweede zorgen de in Scrum vastgelegde feedback-loops ervoor, dat de oplossingen die je bedenkt, het product dat je ontwikkelt of het beleid dat je schrijft, breed gedragen gaat worden door de verschillende stakeholders. Ten derde – en dat vind ik zelf een heel belangrijke in deze fase – kan een team in één dag écht voelen, proeven en ruiken wat het betekent om met Scrum te werken. En ontdekken wat het oplevert natuurlijk!”

Kun je een voorbeeld uit de praktijk geven, dat goed laat zien wat een organisatie met Single Day Scrum kan bereiken?
Tijn: “We hebben recent een aantal workshops Single Day Scrum gedaan bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE). Deze overheidsdienst is een onderdeel van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De Rijksdienst voert wet- en regelgeving en erfgoedbeleid uit, dat het ministerie samen met de dienst ontwikkelt. Een van de uitdagingen bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed die we aanpakten met Single Day Scrum is het schrijven van goed beleid voor uitvoering, zorgen dat dat beleid gedragen is onder afdelingen en zorgen dat het áf komt. De Single Day Scrum-sessies bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed waren zo succesvol, dat werd besloten om deze regelmatig te herhalen. Het is mooi om te zien dat de medewerkers er zo bedreven in zijn geraakt inmiddels, dat de Single Day Scrum-dagen steeds productiever worden.”

Hanneke Willems, business analist bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: “Single Day Scrum was voor ons een mooie manier om kennis te maken met de verschillende elementen van Scrum. Ik vond het prettig dat we gezamenlijk de agenda’s vrijgemaakt hadden, waardoor we ons als team volledig konden focussen op de opdracht. De structuur die Scrum aanreikt, brengt energie met zich mee, en zorgt ervoor dat we supereffectief te werk gaan. De eenvoud van Scrum stelt ons inmiddels in staat de sessies zelfstandig in te zetten.”

Hoe nu verder?
Tijn: “Het voorbeeld van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed staat niet op zichzelf en is zeker niet voorbehouden aan overheden. Ook in het bedrijfsleven kunnen er nog grote slagen worden gemaakt met Scrum. Belangrijk hierbij is je te realiseren dat het altijd gaat om mensen. De methodiek kan nog zo fantastisch zijn, het zijn de mensen die het moeten doen. Het begint allemaal met een verandering van de mindset. En er is geen betere manier om dat te realiseren dan gewoon te beginnen met Scrum. Een interventie als de Single Day Scrum kan hierbij het breekpunt zijn om de juiste richting te kiezen.”


Meer weten over het wendbaar maken van jouw organisatie? Op donderdag 9 november 2017 organiseren we een bijeenkomst over het creëren van High Performing Teams. Voor informatie en/of aanmelden, mail naar: Anne.wever@mobilee.nl.