Stapje voor stapje naar blijvend resultaat bij zorginstelling Prisma
De implementatie van informatiemanagement
Veel organisaties in de zorg worstelen met hun ICT en informatievoorziening. Zo ook stichting Prisma; Een Brabantse zorginstelling die haar dienstverlening richt op mensen met een verstandelijke beperking. De laatste jaren groeide het besef bij Prisma dat ICT en informatiemanagement cruciaal zijn voor continuïteit en de toekomstbestendigheid van de organisatie. In dit artikel zetten we uiteen wat de doelstelling was, wat de aanpak is geweest, welke stappen zijn ondernomen en wat het resultaat is geweest. We bespreken de volgende elementen in dit artikel:
- Centrale vraag vanuit Prisma;
- Negen thema’s voor succesvol informatiemanagement;
- Van bevindingen naar adviezen;
- Het vervolg: een programmatische aanpak;
- De aanpak met daarin 1) Opstarten portfolioproces, 2) Implementeren procesmanagement, 3) Opstarten en runnen dataproject, 4) In kaart brengen applicatielandschap;
- Welke stijl hebben we gehanteerd;
- Afronding: Prisma kan prima verder.
Centrale vraag vanuit Prisma
Prisma is doorlopend op zoek naar de bijdrage van ICT en een geordende informatievoorziening bij het behalen van de strategische doelstellingen van de organisatie. Zowel op het vlak van effectiviteit (daadwerkelijk en aantoonbaar bereiken van strategische, inhoudelijke doelen) als op het vlak van efficiëntie (sneller, goedkoper, gebruiksvriendelijker).
Mobilee werd in 2019 gevraagd om te helpen bij de volgende uitdaging:
“Onderzoek wat ‘Toekomstbestendig Informatiemanagement’ betekent voor Prisma. Analyseer verbeterpunten en onderbouw de benodigde veranderbeweging, met als resultaat een heldere koers en concrete stappen richting de toekomst.”
Prisma stelde zich bij deze uitdaging de volgende vragen:
- Hoe halen we structureel meer waarde uit onze data en informatie?
- We moeten wat met informatiemanagement, maar hoe doen we dit?
- Hoe brengen we onze organisatie op de juiste manier in beweging?
- Zijn we wel voldoende klaar voor de toekomst?
Mobilee-consultants Koen Hilhorst en Rianne Bosman zijn de afgelopen jaren betrokken geweest bij de advisering en implementatie van een toekomstbestendig informatiemanagement voor de organisatie.
Meer informatie over het implementeren van informatiemanagement? Download dan het e-book?
Contacteer ons
Negen thema’s voor succesvol informatiemanagement
Met informatiemanagement regel je hoe een organisatie met informatiebehoefte en -voorziening omgaat. Wat is precies de behoefte vanuit de business en hoe kan de informatievoorziening en ICT hierop aansluiten? Mobilee onderscheidt 9 thema’s voor succesvol informatiemanagement in haar Informatiemanagement Assessment Model (IAM). Het onderzoek dat volgde voor Prisma was dan ook gebaseerd op deze 9 thema’s. Hieronder een selectie van vragen die we met het onderzoek hebben beantwoord:
- Richting en kaders
Is het scherp genoeg waar Prisma heen wil en hoe informatievoorziening en ICT hieraan moet gaan bijdragen? - Overzicht
Heeft Prisma voldoende overzicht over het applicatielandschap en het portfolio van (verbeter)initiatieven? - Sturing
Is voldoende duidelijk wie verantwoordelijk is voor de besluitvorming, prioritering en besturing met betrekking tot ICT- en informatievoorziening initiatieven? Weet men voldoende wat dit inhoudt? - Kennis en competenties
Zijn de kennis en competenties voldoende aanwezig binnen de organisatie, zowel binnen de bedrijfsprocessen als bij ICT? - Houding en gedrag
Sluit de cultuur binnen de Prisma-afdelingen en de (werk)houding van collega’s voldoende aan op wat er nodig is voor succesvol informatiemanagement? - Organisatie en inrichting
Is de bemensing op orde binnen Prisma, zijn de benodigde rollen ingevuld en is de taakverdeling helder? - Samenwerking
Informatiemanagement vraagt om intensieve samenwerking en afstemming tussen organisatie en ICT. Is dit voldoende aan de orde? - Communicatie
Worden de betrokkenen binnen Prisma voldoende en op de juiste manier meegenomen bij de informatievoorziening-ontwikkelingen? - Techniek
Is de technische basis op orde binnen Prisma? Is het landschap van applicaties, data en informatie, toekomstbestendig ingericht?
Gesprekken en interviews met Prisma-medewerkers vanuit verschillende lagen uit de organisatie in combinatie met observaties en analyses van documenten, gaven interessante inzichten. Deze observaties en bevindingen zijn vervolgens gesorteerd en geclusterd naar de diverse verbeterthema’s en in één compleet overzicht gezet en gepresenteerd aan het MT en de bestuurders van Prisma.
“Het onderzoek en advies van Mobilee zorgde binnen Prisma voor de nodige eyeopeners en een toenemende ‘prikkel’ om te verbeteren!”
Van bevindingen naar adviezen
Na de analyse en clustering van de bevindingen werden de concrete adviezen gekoppeld aan de bevindingen en werden deze in een logische en chronologische volgorde gepresenteerd. Ook hier zijn de 9 thema’s als herkenbare ‘kapstok’ gebruikt. Het resultaat maakte een beknopt en krachtig programmaplan met daarin de geadviseerde stappen voor Prisma. Enkele van deze adviezen:
- Ontwikkel een portfolio van informatievoorziening initiatieven en richt portfoliobesturing in
- Breng de Prisma-processen, het informatielandschap en het applicatielandschap in kaart
- Benoem een informatiemanager die het voorgestelde programma oppakt
- Ga ‘werken onder architectuur’ en ontwikkel competenties op dit vlak
- Benoem proceseigenaren en richt ‘procesmanagement’ in
- Bergroot de capaciteit op het gebied van informatievoorziening en ICT
Het snel vaststellen en communiceren van één heldere definitie van informatiemanagement was cruciaal voor een goede start. Daarvoor hanteren wij de volgende definitie van informatiemanagement:
“Het optimaal afstemmen van de behoefte aan Informatievoorziening op het aanbod en de mogelijkheden van informatievoorziening…én alle activiteiten die erbij komen kijken om dit mogelijk te maken!”
Bij de onderbouwing en structureren van de aanpak heeft het erg geholpen om gebruik te maken van het 9-vlaksmodel. Vooral de ‘tactische laag’ van het model hebben we gebruikt om de eerste verbeterstappen te definiëren. Denk hierbij aan de opzet van portfoliomanagement (doen we de goede dingen?) en de versteviging van proces- en projectmanagement (doen we de dingen goed?), maar ook aan het in kaart brengen van de informatiebehoefte en het vertalen hiervan naar passende informatievoorzieningen.
Het vervolg: een programmatische aanpak
Eén van de adviezen was om ‘informatiemanagement als thema’ een prominente plek te geven in de Prisma-strategie, om te investeren in het voorgestelde programma en om een programmaleider informatiemanagement aan te stellen. Prisma omarmde het advies en verstrekte de opdracht ad interim aan Koen Hilhorst.
Benieuwd wat wij kunnen betekenen bij jouw portfoliomanagementproces? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Contacteer ons
De aanpak
Mobilee heeft een kernteam gevormd met Prisma-medewerkers. Zij zijn gedurende een langere periode aan de slag gegaan met de acties uit het programmaplan. Deze acties waren geclusterd in vier hoofdonderwerpen:
- Portfoliomanagement: Creëren van overzicht in projectinitiatieven en opstarten portfolioproces.
- Procesmanagement: Inventariseren en beschrijven van processen en benoemen proceseigenaren en –teams.
- Architectuur: In kaart brengen applicatielandschap om een doelarchitectuur te kunnen vaststellen.
- Informatievoorziening: Opstarten technisch dataproject, regelen bemensing en ontwikkelen dashboards.
Het tempo van het programma is aangepast op het tempo en de volwassenheid van Prisma. Door het beheerst en ‘stapje-voor-stapje’ het programma uit te voeren, is gezorgd voor een goede borging van de onderwerpen. De kracht van deze aanpak is dan ook ‘think big, start small, act fast’. Met andere woorden; het is belangrijk om aandacht te hebben voor alle informatiemanagementthema’s en niets te vergeten (think big), maar wel snel te starten (act fast) met kleine, maar zekere stappen! (start small). Hieronder lichten we de vier hoofdonderwerpen verder toe.
Hoofdonderwerp 1: Opstarten portfolioproces
Portfoliomanagement = doen we de goede dingen? Projectmanagement = doen we de dingen goed?
Prisma is een organisatie met veel energie. Er worden veel initiatieven ontplooid en medewerkers krijgen veel vrijheid om nieuwe projecten op te pakken. Dat is op zich een goede zaak. Echter, net als in veel andere organisaties, zien we dat men te veel tegelijkertijd wil doen. Het is regelmatig niet scherp genoeg wat de precieze waarde en bijdrage van de initiatieven is aan de doelstellingen van Prisma. Ook de impact op capaciteit, tijd en geld is vaak vooraf niet scherp genoeg geformuleerd. Met als resultaat dat veel initiatieven niet het verwachte resultaat opleveren of dat er frustratie is over de verdeling van schaarse capaciteit.
Daarnaast heeft de organisatie moeite om goede centrale sturing te geven aan projecten en door te pakken met de implementatie. Dit geldt voor alle typen projecten, maar in het bijzonder voor de projecten met een ICT-component. Een goed georganiseerd portfolioproces is de oplossing voor dit probleem en hiermee schep je de juiste voorwaarden. Een werkgroep binnen Prisma is aan de slag gegaan met de volgende stappen om dit voor elkaar te krijgen:
- Creëren van een overzicht van lopende en nieuwe projecten en initiatieven – zonder overzicht immers geen inzicht
- Scherp krijgen wat de bijdrage van deze initiatieven is aan de strategische doelen van Prisma
- Inschatten wat de impact is en de benodigde investering in tijd en geld
- Inrichten portfolioboard met als rol om initiatieven te prioriteren en tussentijds bij te sturen
- Implementeren ‘funnelproces’ om nieuwe initiatieven te verzamelen, te beoordelen, te prioriteren en op te pakken
- Opstarten, monitoren, periodiek evalueren en bijsturen van lopende initiatieven
De verschillende stappen implementeren ging niet vanzelf. Het implementeren van een portfolioproces is een organisatieverandering wat niet mag worden onderschat en kost tijd en energie om op gang te brengen én te houden! Het gevaar zit hem in dat betrokkenen het vaak zien als ‘iets extra’s’ bovenop de al volle agenda terwijl portfoliomanagement juist helpt in meer focus en efficiëntie aanbrengen in de activiteiten die worden ontplooid. Door stevig ambassadeurswerk en begeleiding van de werkgroep staat het portfolioproces inmiddels in de steigers. De komende jaren zal dit verder worden uitgebouwd en ingebed in de Prisma-organisatie
Het implementeren van een porfoliomanagement-proces is een organisatieverandering die niet mag worden onderschat
Hoofdonderwerp 2: Implementeren procesmanagement
Een andere belangrijke voorwaarde voor succesvol informatiemanagement is inzicht hebben in de processen binnen de organisatie. Elk proces binnen de organisatie levert informatie én heeft een informatiebehoefte om goed te functioneren. Door zicht te hebben op de processen die ondersteund moeten worden kun je aan de slag gaan met informatievoorziening en de optimale ICT-ondersteuning.
Binnen Prisma hebben we ervoor gekozen om ‘multidisciplinaire’ procesteams in te richten met een proceseigenaar als voorzitter. Gezamenlijk is een procesteam verantwoordelijk voor de kwaliteit en output van een cluster van processen.
“Een procesteam draagt verantwoordelijkheid voor de verbetering en doorontwikkeling van de processen én de bijbehorende informatievoorziening en ICT-ondersteuning.”
Voor veel mensen in de organisatie, inclusief de proceseigenaren, was het ‘denken in processen’ een nieuw fenomeen. We hebben ervoor gekozen om de organisatie eerst goed mee te nemen in wat procesmanagement inhoudt en wat dit kan opleveren voor de kwaliteit en kracht van Prisma.
Daarna gingen we met een aantal multidisciplinaire procesteams voorzichtig van start met de vastlegging van een aantal processen, met name in het primaire zorgproces. De gesprekken over de processen en de heldere vastlegging zorgde regelmatig voor ‘eyeopeners’ en een groeiend besef dat dit Prisma zou gaan helpen bij de verdere professionalisering.
Kortom, de eerste stevige stappen zijn gezet. Prisma moet (en gaat) nu doorpakken om procesmanagement, én daarmee ook het informatiemanagement, onderdeel te maken van de dagelijkse bedrijfsvoering.
Hoofdonderwerp 3: Opstarten en runnen dataproject
De medewerkers van Prisma leggen in hun dagelijks werk een enorme hoeveelheid data vast in systemen. Enerzijds omdat dit nodig is voor het dagelijks runnen van de processen, anderzijds omdat Prisma zich moet verantwoorden richting diverse stakeholders bijvoorbeeld naar haar financiers.
Prisma gebruikt deze ‘bak met data’ echter nog onvoldoende voor het verkrijgen van waardevolle inzichten, voor organisatieontwikkeling en voor verdere sturing. In samenwerking met technologieleverancier Gcompany zijn enkele stappen gezet voor het ontsluiten van belangrijke bronsystemen naar een nieuw datawarehouse. De uitdaging was de datakwaliteit en complexe structuur van enkele bronsystemen. Met de inzet van twee nieuwe data/informatieanalisten en de nieuwe datawarehouse is het gelukt om enkele realtime dashboards te ontwikkelen voor het managementteam en teamleiders in de zorg. De informatie op deze dashboards worden nu steeds meer gebruikt om trends te signaleren en meer op feiten te sturen. De komende jaren wordt dit verder uitgebreid en geprofessionaliseerd.
Voorbeeld systeemmodel
Hoofdonderwerp 4: In kaart brengen applicatielandschap
Een ander belangrijk thema binnen informatiemanagement is architectuur en het overzicht van alle applicaties en ICT-componenten binnen de organisatie. De kennis over het applicatielandschap zat binnen Prisma vooral bij de medewerkers zelf. Mobilee consultant Rianne Bosman is gevraagd om hier verandering in te brengen. Om meer inzicht te krijgen in de applicaties die binnen Prisma gebruikt worden en hoe deze met elkaar in verbinding staan, is het applicatielandschap visueel in kaart gebracht.
Door uitgebreid in gesprek te gaan met applicatiebeheerders en collega’s van verschillende afdelingen met kennis van applicaties, tools, processen, informatie- en datastromen, is een eerste versie van het applicatielandschap gecreëerd.
In de tweede ronde van gesprekken hebben we de eerste versie getoetst en verder aangescherpt. Stapje voor stapje is zo het applicatielandschap als praatplaat verder gebracht en zijn er nieuwe verdiepingslagen toegevoegd.
De visuele weergave van het applicatielandschap dient als praatpraat tussen applicatie- en procesbeheerders en biedt handvatten om te werken onder architectuur. Zo geeft het inzicht in de informatie- en data-uitwisseling tussen applicaties en in wat de impact is van een wijziging in applicaties en processen.
De complexiteit die hierbij naar boven is gekomen, gaat vooral over het beheer van de vele applicaties, tools en om de verschillende beheervormen (SaaS en On premise).
Naast de aandacht voor het applicatielandschap is ook het changemanagementproces opgezet en ingericht in TOPdesk. Voordat een wijziging in de applicaties en de architectuur geaccepteerd kan worden moet de impact bepaald worden door de applicatiebeheerders, proceseigenaren en de architecten, alvorens het voorgelegd kan worden aan de Change Advisory Board (CAB). Prisma zal komende tijd dit uitgewerkte proces verder gaan implementeren en gaan inzetten als onderdeel van toekomstbestendig informatiemanagement.
Welke stijl hebben we gehanteerd?
Bij aanvang van het project was het thema informatiemanagement nog relatief nieuw binnen Prisma. Nog niet iedereen was op de hoogte van de definitie en wat het betekent voor de organisatie. Mobilee heeft het advies en de stappen binnen het programma hierop aangepast. In de eerste fase hebben we veel energie gestoken in het concreet en tastbaar maken van het thema en het delen hiervan binnen de organisatie.
Voor Prisma werkte het goed om het tempo aan te passen en kleine stapjes te blijven nemen. Dit terwijl de verleiding groot wat om snel grote stappen te willen zetten. In een vroeg stadium heeft Mobilee medewerkers van Prisma onderdeel gemaakt van het project. Dit zorgde enerzijds voor een ‘lopend vuurtje’ in de organisatie en anderzijds voor de borging van de projectresultaten. Ondanks corona en veel vanuit huis werken, bleven we voortgang boeken en zorgden we voor een goede overdracht. Zoals eerder in dit artikel beschreven is ‘Think Big’, ‘Start Small’, ‘Act fast’ dus dé ideale insteek gebleken:
Geef aandacht aan alle benodigde thema’s
Boek snel resultaat in kleine stapjes
Maak het resultaat tastbaar / visueel
Afronding: Prisma kan zelfstandig verder
Bij de afronding van dit project bij Prisma, zorgden onze consultants ervoor dat de organisatie volledig zelfstandig kon voortborduren op de aangegeven thema’s. Belangrijke activiteit was het werven en selecteren van bekwame en enthousiaste mensen zodat er een goede overdracht kon worden gedaan en de continuïteit gewaarborgd kon worden. Dat is prima gelukt. We kijken met plezier en trots terug op deze opdracht en wensen Prisma heel veel succes bij het verder ontplooien van een slagvaardige informatievoorziening- en management binnen de organisatie.
Joost van der Rest – programmamanager informatiemanagement:
“Mobilee is een modern consultancybureau dat niet alleen goede mensen levert, maar ook in de opdrachten de ‘mensenkant’ veel aandacht geeft. Dat past goed bij een organisatie als Prisma.”
Bekijk de volledige testimonial.
