Implementatie ECD bij Pluryn

“You can’t slow the world down. Change is the only constant. Look for improvement.” – implementatie ecd

Dit is het motto van Aniek van den Berg, consultant bij Mobilee. Een motto dat tot leven komt bij Pluryn, de organisatie uit Nijmegen die mensen ondersteunt bij het vergroten van kansen op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Aniek ging namens Mobilee bij Pluryn aan de slag als projectleider voor het implementatietraject van het nieuwe Elektronische Cliënten Dossier (ECD). In dit artikel vragen we Aniek het hemd van het lijf over haar werk bij Pluryn. – implementatie ecd

Aniek, wat is jouw beeld van Pluryn?

“Ik heb Pluryn leren kennen als een uiterst veerkrachtige, sterke en vooruitstrevende zorgorganisatie. De afgelopen jaren is Pluryn hard gegroeid, maar er zijn nog steeds enorm veel ambities die ze nastreven. Dat brengt uiteraard interne uitdagingen met zich mee, want groeien vraagt behoorlijk wat van je organisatie en medewerkers. Ik zeg dan ook wel eens gekscherend, ‘never a dull moment’ bij Pluryn. Verder zie ik veel bezieling bij de collega’s die ik bij Pluryn heb leren kennen. Echt iedereen werkt hier voor de cliënt. Dat geldt ook voor de collega’s van ICT; zij weten precies waarvoor ze het doen. Dit vind ik echt schitterend!”

Kun je wat meer vertellen over je project en waarom jij ervoor gevraagd bent?

“Initieel ben ik gevraagd als Consultant IV organisatie voor het inrichten van de beheerorganisatie (IV). Daarbij zou ik het projectleiderschap vanuit ICT voor het implementatietraject van het nieuwe ECD op me nemen. Dit laatste bleek al snel een fulltime job. In overleg heb ik die rol fulltime op me genomen. Hierbij ging ik aan de slag met o.a.:

• Algemeen projectmanagement (project scoping, planning en sturing)
• Leveranciers- & contractmanagement
• Beschikbaar maken omgevingen (OTAP straat) en omgevingenbeheer
• Leveren en inrichten van de software op de verschillende omgevingen
• Oplevering bijbehorende koppelingen
• Uitvoeren conversie van de data vanuit het oude naar het nieuwe systeem
• Aansturen testuitvoer (resources)
• Beschikbaar stellen van ICT gerelateerde trainingsmiddelen (omgeving, laptops)
• Organiseren support functioneel beheer tijdens en na implementatie

Vanuit een vorige opdracht bij een andere zorginstelling kende ik Manager ICT Pieter Jan Hilbers. Wij hebben in het verleden heel prettig samengewerkt en Pieter Jan weet precies wat hij aan mij heeft en kan verwachten. Dat vertrouwen vormde de basis van de hernieuwde samenwerking bij Pluryn. Pieter Jan gaf aan het vertrouwen te hebben dat ik de materie zou kunnen overstijgen en van daaruit vast zou kunnen stellen wat er moet gebeuren. Mijn proceskennis hielp daar zeker bij trouwens. Ik ben op verschillende niveaus in de organisatie het gesprek gaan voeren. En zeker zo belangrijk: ik ging op zoek naar verbinding binnen het team.”

Wat was het doel van het project?

“Door de samenvoeging van verschillende organisaties wordt er binnen Pluryn gebruik gemaakt van verschillende ECD’s. Het doel van het project is dat alle onderdelen van Pluryn met hetzelfde ECD gaan werken. Er is gekozen voor het ECD MoreCare4 van leverancier NederCare. Afgelopen jaar hebben we een start gemaakt met de organisatieonderdelen De Hoenderloo Groep en Intermetzo. Dit vormt een belangrijke eerste stap naar één ECD en één standaard werkwijze voor integraal behandelen, doelgericht werken en cliënt- en zorgadministratie voor alle onderdelen van de organisatie.”

Een belangrijke eerste stap naar één ECD en één standaard werkwijze voor integraal behandelen, doelgericht werken en cliënt- en zorgadministratie voor alle onderdelen van de organisatie.

Kun je iets vertellen over de verschillende stakeholders die hierbij kwamen kijken?

“De invoering van één ECD voor de gehele organisatie is een hele onderneming, niet in de laatste plaats doordat er zoveel stakeholders zijn betrokken. Zo is er natuurlijk NederCare, de leverancier van het nieuwe ECD MoreCare4. En hebben we te maken met de leverancier van het uit te faseren ECD. Daarnaast zijn er nog andere technische leveranciers betrokken die ondersteunende diensten leveren aan Pluryn. En tot slot zijn er binnen Pluryn zelf ook meerdere stakeholders betrokken, waaronder Zorginhoud, Zorgadministratie en ICT. ”

Hoe is het project verlopen?

“We zijn gestart met het uitgangspunt dat we een benchmark (‘standaard’) zouden implementeren. Maar al snel moesten we concluderen dat de organisatie Intermetzo met haar producten, diensten en werkwijzen niet paste binnen de door de leverancier geboden benchmark. Met als gevolg dat er maatwerk nodig was; extra werk dus, complexere werkzaamheden en een deadline, die wat opgeschoven moest worden. Ondanks dat, vind ik dat we heel trots mogen zijn op het behaalde resultaat. Er is door alle partijen heel veel werk verzet in een periode, waarvan we in eerste instantie dachten dat het niet haalbaar was. Ook het in productie nemen is uiteindelijk goed gegaan, ondanks dat er nog behoorlijk wat nawerk en support bij kwam kijken.”

Welke uitdagingen kwamen jullie tegen bij de implementatie ECD?

“De grootste uitdaging was de projectorganisatie, die niet leidde tot eenheid in aanpak omdat deze uitging van drie verschillende deelprojecten; Zorginhoud, Zorgadministratie en ICT. Daarmee was er ook sprake van meerdere projectplannen en planningen. Het was een enorme uitdaging om deze op elkaar aan te laten sluiten met deze insteek. Ook was de keten niet altijd volledig in beeld, wat het natuurlijk lastig maakt tot om een sluitende en allesomvattende oplossing te komen.”

Hoe hebben jullie deze uitdaging opgelost?

“We hebben verschillende avondsessies georganiseerd, waarin de problemen openlijk besproken zijn en waarin we gezamenlijk naar oplossingen hebben gezocht. Vooral het bespreekbaar maken en als team zoeken naar oplossingen was erg vruchtbaar. De laatste zes weken voor de deadline is er een programmamanager ingevlogen, die het totaalbeeld heeft bewaakt.

We hebben verschillende avondsessies georganiseerd, waarin we gezamenlijk naar oplossingen hebben gezocht. Vooral het bespreekbaar maken en als team zoeken naar oplossingen was erg vruchtbaar.

Een extra uitdaging was dat er weinig interne resources beschikbaar waren. Daarom hebben we veelvuldig gewerkt met externe inhuur. Ook lag er veel werk bij dezelfde mensen; we hebben dit project met een relatief klein projectteam gedraaid. De planning rondom de uit te voeren werkzaamheden was daarmee continu een uitdaging. Een klant-en-klare oplossing voor dit soort uitdagingen is er eigenlijk niet. We hebben geroeid met de riemen die we hadden en veel ad hoc gewerkt.

Uiteindelijk bleek dat er behoorlijk veel handmatig werk nodig was bij de conversie. Veel onderdelen uit het oude systeem konden op geen enkele manier automatisch worden overgezet. Hierdoor was er een lange doorlooptijd nodig voor de conversie en zijn er tijdelijk twee systemen beschikbaar geweest. Er is een apart nawerkteam geformeerd om handmatig alle data over te zetten en te controleren.”

Zijn jullie nog andere uitdagingen tegengekomen?

“Jazeker! Er moesten heel veel medewerkers getraind worden, met een aanzienlijke doorlooptijd tot gevolg. De trainingsomgeving moesten we hierdoor al in een vroeg stadium op orde hebben, terwijl we nog volop in ontwikkeling waren. Daar moest strak op gestuurd worden, zowel op de inhoud als realisatie. We hebben een minimum set aan inrichting vastgesteld en dit in laten richten. De inrichting is daarna bevroren op de trainingsomgeving.

In de uitvoering van het project kwamen veel ‘integratievraagstukken’ naar voren, waarvoor niet direct een eigenaar was aan te wijzen. We gingen dus niet alleen over van het oude naar het nieuwe systeem, ook het samengaan van Intermetzo en Pluryn was hiervan groot onderdeel, vanwege het hogere (uiteindelijke) doel. Dit bleek erg tijdrovend en remmend te werken in het implementatietraject. De oplossing hebben we gevonden in het voorbereiden van de integratievraagstukken met mogelijke scenario’s. Deze zijn voorgelegd aan de stuurgroep, die keuzes maakte in het belang van de voortgang. Dat kan soms als gevolg hebben dat bepaalde keuzes verder in het traject moeten worden herzien.

Ook was er geen goede basis (eveneens een integratievraagstuk) van het productgebouw (welke zorg wordt er geleverd) en organogram (waar wordt de zorg geleverd). Omdat hier extra tijd en aandacht voor nodig was, is de inrichting te laat van start gegaan. Hierdoor ontbrak het benodigde fundament voor de start van de conversie op het moment dat de conversie moest starten. Om dit probleem te tackelen, bedachten we nieuwe conversiescenario’s, werkten we met grotere brokken in de proefconversie en zijn er minder testrondes gedaan. Uiteraard zijn wel continu alle risico’s en de te nemen maatregelen goed in kaart gebracht. Door hier goed over te informeren en er met het hele projectmanagementteam direct op te sturen, was het resultaat positief.”

Wat waren de uiteindelijke resultaten?

“De deadline van 1 januari is gehaald! Deze stond vast vanwege het afsluiten van het boekjaar in het oude systeem en de start van het boekjaar in het nieuwe systeem. Probleem hierbij was, dat we tijdens de feestdagen de conversie moesten uitvoeren. Het was lastig om de medewerkers tijdens deze dagen te informeren, omdat veel mensen op vakantie waren. Ook niet iedereen in het projectteam was aanwezig tijdens de feestdagen. We hebben tijdig gecommuniceerd over de gang van zaken tijdens de livegang en we hebben veel online (op afstand) samengewerkt. Op 4 januari konden alle medewerkers van Intermetzo inloggen in het nieuwe ECD, waarbij het oude ECD ook nog raadpleegbaar was. Voor de administratieve afdeling is het oude systeem nog een aantal maanden langer beschikbaar gebleven om alles in het oude systeem netjes af te ronden, het boekjaar af te sluiten en te factureren.”

Wat was de kritische succesfactor om de deadline te halen volgens jou?

“Dat is zonder twijfel de inzet en toewijding, die iedereen heeft getoond. Er is echt door iedereen keihard gewerkt om de deadline te halen. En ook na de livegang is er hard gewerkt om de ECD-gebruikers goed te ondersteunen en de issues die we tegen kwamen, zo spoedig mogelijk te verhelpen.”

Wat maakte dit project voor jou bijzonder?

“Ik vind het bijzonder om mee te maken wat zo’n pittig traject – waar het echt wel regelmatig schuurde – je oplevert. Naarmate de deadline naderde, is het team steeds meer tot elkaar gekomen. Ik kan dan ook zeggen dat ik mijn directe projectcollega’s heel goed heb leren kennen en dat vind ik erg waardevol.

Gaandeweg het project heb ik ontzettend veel geleerd. Niet alleen over het managen van een dergelijk project, maar ook inhoudelijk wat er allemaal bij komt kijken. Je krijgt alle aspecten van de zorgverlening mee en de daarbij benodigde ICT-middelen. Super interessant! Ik weet nu ook dat ik stiekem de inhoudelijke/proceskant en organisatie-inrichting eigenlijk veel leuker vind. Daarom heb ik besloten om na dit mooie resultaat uit de rol van projectleider te stappen.

Wat ook ontzettend mooi is; Pluryn heeft me gevraagd om als consultant aan boord te blijven en te adviseren rondom de inrichting van de beheerorganisatie. Die kans heb ik natuurlijk met beide handen aangepakt. Leuk om nóg meer te kunnen betekenen voor deze prachtige organisatie!”

Waar ben je trots op?

“Voor mij persoonlijk was dit een enorme uitdaging, omdat ik niet eerder een project van deze omvang had geleid. Ik heb veel dingen voor het eerst gedaan. Het proces was soms uitdagend, maar het resultaat is fantastisch. Daar ben ik heel trots op! Maar ik ben niet alleen trots op mezelf, ik ben vooral trots op het projectteam. Uiteindelijk hebben we het toch samen voor elkaar gekregen. Ik kan rustig zeggen dat iedereen die meegewerkt heeft, ook echt alles heeft gegeven om dit te realiseren.”

Wat is de volgende stap voor Pluryn?

“Het project/programma is met de livegang van Intermetzo nog lang niet klaar. Het grotere projectdoel dat alle onderdelen van Pluryn met hetzelfde ECD gaan werken is nog niet volledig gerealiseerd. Het project/programma is dan ook nog in volle gang. Pluryn is daarnaast ook grootaandeelhouder in de doorontwikkeling van het ECD MoreCare4 en zet samen met leverancier NederCare in op verdere verbetering en innovatie.”

Wat zegt Pluryn?

Aan het woord is Tiziane van Dinteren, Teamleider Beheer Services Pluryn: “Dit project was complexer dan we van tevoren hadden ingeschat, met name vanuit ICT perspectief. Één van de grootste uitdagingen was de gekozen aanpak met drie verschillende deelprojecten (Zorginhoud, Zorgadministratie en ICT). Aniek heeft hierbij heel goed de verbinding gezocht en alles goed samengebracht. Zo hield ze ook tijdens alle project overleggen het overzicht en bewaakte ze het totaalbeeld.”

“Daarnaast heeft Aniek goed de regie gevoerd tussen Pluryn en alle leveranciers om te zorgen dat alle werkzaamheden goed op elkaar aansloten. Een mooi voorbeeld hiervan is het resultaat van de conversie. Door goed te plannen, zaken zorgvuldig voor te bereiden en het vast te leggen in een draaiboek wist iedereen wat er wanneer moest gebeuren. Dit verliep heel soepel, als een geoliede machine, ondanks dat er zoveel partijen bij betrokken waren.”

“Wat ik prachtig vind om te zien is hoeveel werk er is verzet in korte tijd. Ondanks dat alles nieuw was voor Aniek, heeft ze heel snel de organisatie doorgrond. Ze bracht rust in het project, ondanks de grote druk die erop lag. Met name in spannende tijden is het ontzettend fijn om iemand erbij te hebben die rustig is en overzicht heeft. Met het succesvol inrichten van deze applicatie is het fundament gelegd voor de verdere integratie van de 1 ECD. En dat is ontzettend waardevol voor ons.”

Over Pluryn

Pluryn is een landelijk werkende organisatie voor gehandicaptenzorg en jeugdzorgd. Sinds 2011 maakt De Hoenderloo Groep deel uit van Pluryn en sinds 1 september 2016 behoort ook Intermetzo tot Pluryn. De organisatie beschikt over ruim 400 locaties, er werken 6.000 professionals en 1.000 vrijwilligers. Pluryn ondersteunt bij het vergroten van kansen op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Ook als de problematiek complex is. De eigen kracht en toekomstwensen van de mensen zijn hierbij het uitgangspunt. Het motto luidt: Sterker in de samenleving, powered by Pluryn. Zowel jongeren als volwassenen komen bij Pluryn voor behandeling en ondersteuning: aan huis en in voorzieningen voor gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ. Leren, werken en vrijetijdsbesteding zijn onderdeel van de zorg. – implementatie ecd