Implementatie Afas Profit bij PLURYN

Digitale Transformatie

Hoe mooi de digitale transformatie in de zorg kan verlopen, ondervindt Mobilee-consultant Elmer de Bruin dagelijks bij PLURYN, de organisatie uit Nijmegen die mensen ondersteunt bij het vergroten van hun kansen op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Elmer ging namens Mobilee bij PLURYN als projectmanager aan de slag voor het implementatietraject van het ERP-programma Afas Profit.

Elmer, wat is jouw beeld van PLURYN?

“Ik zie PLURYN als groots in de kleine dingen en als een organisatie in transitie. Al die duizenden zorgprofessionals die duizenden mensen bijstaan in hun leven op al die locaties en in mooie maatschappelijke ondernemingen, zoals die waar ik zelf vaak kom: Statie op Station Apeldoorn. Een mooi voorbeeld van groots in kleine dingen; mensen die dat nodig hebben, bijstaan in hun leven en tegelijkertijd ‘gewoon’ een toffe horeca-plek creëren.

En dus ook een soort constante transitie. Met name voelbaar op het hoofdkantoor, waar ik het meeste mee te maken heb. De medewerkers die zorgprofessionals recruiten, aannemen, ondersteunen, van een laptop voorzien en al die applicaties beheren waarmee gewerkt wordt. Deze mensen maken veel veranderingen mee; verandering van werkgever in verband met fusies, verandering van de collega’s en vooral een verandering van werkwijze.”

Kun je wat meer vertellen over je project en waarom jij ervoor gevraagd bent?

“Vanuit het Programma 1ERP is gekozen om het ERP-pakket Afas Profit te implementeren. Afas biedt generieke ERP-software en geeft maatwerk-uitleg hoe dit het beste te gebruiken is in de eigen situatie. Bij PLURYN wordt van Afas Profit de template Zorg & Welzijn geïmplementeerd, dat ook voor de Onderwijs-activiteiten is ingericht.”

“De Programmamanager heeft mij gevraagd om de rol van Projectmanager in te vullen met als belangrijkste verantwoordelijkheid dat Afas Profit bij de implementatie goed samenwerkt met alle overige applicaties. Enkele tientallen applicaties met enkele honderden technische interfaces, wisselend van volledig handmatig tot volledig automatisch. Dat kun je best een uitdaging noemen!”

afas pluryn mobilee

Wat was de specifieke vraag van PLURYN aan Mobilee/aan jou?

“Die vraag was meerledig en begon met het creëren van overzicht van hoe het huidige applicatielandschap eruitziet. De vervolgvraag was om ervoor te zorgen dat Profit bij de verschillende livegangen steeds goed werkt met alle overige applicaties. Tot slot wilde PLURYN advies over hoe het applicatielandschap ná de implementatie geoptimaliseerd kan worden. De bedoeling is om na de implementatie het gebruik van Profit uit te breiden om andere applicaties uit te kunnen faseren. Ook gaat het daarbij om het automatiseren van de interfaces tussen de applicaties, zodat er veel minder handmatige acties uitgevoerd hoeven te worden. Minder afhankelijk van individuele medewerkers, minder fouten en meer efficiëntie in het proces.”

Hoewel de implementatie zelf de kern van de opdracht is, ligt de waarde van de opdracht vooral in het samen bedenken van en werken op een nieuwe manier.

“Hoewel de implementatie zelf de kern van de opdracht is, ligt de waarde van de opdracht vooral in het samen bedenken van en werken op een nieuwe manier. Nieuw omdat er gelijktijdig fusies spelen en mensen met nieuwe mensen op een andere manier moeten samenwerken, daarbij ondersteund door een nieuw systeem dat uitgaat van een nieuwe gedachtegang. Grote veranderingen op allerlei vlakken dus voor de medewerkers, vooral op het hoofdkantoor. Voor de zorgprofessionals is het verder niet echt relevant in welk systeem ze hun declaraties invoeren, als ze maar zeker weten dat het werkt. Vanuit deze opdracht heb ik samen met de Manager ICT ook het onderwerp Architectuur opgepakt.”

Hoe ben je te werk gegaan?

“Tja, hoe pak je een openhartoperatie zonder narcose aan? Het volledige hoofdkantoor wordt geraakt; denk aan de financiële administratie, salarisadministratie, HR-zaken etc. Daarnaast via alle koppelingen met andere applicaties geldt dat ook voor Recruitment, het Roosterpakket, de Variabele Arbeidsvoorwaarden, Serviceverzoeken als er iets met je laptop mis is; echt alles en iedereen op het hoofdkantoor is op enige wijze hierbij betrokken. Een tijdelijke of volledige narcose kan niet, omdat de zorgverlening natuurlijk gewoon door moet gaan en elke maand de salarissen foutloos uitbetaald moeten worden.”

Een tijdelijke of volledige narcose kan niet, omdat de zorgverlening natuurlijk gewoon door moet gaan en elke maand de salarissen foutloos uitbetaald moeten worden.

“Om zo goed mogelijk te werk te gaan, ben ik steeds op drie fronten actief. In mijn hoofd en in mijn handelen heb ik steeds aandacht voor begrijpen, begrip en grip. Met begrijpen bedoel ik dan zaken als overzicht creëren, inzicht bieden in hoe het nou echt zit, door alle oude aannames te toetsen en eenvoudige plaatjes te tekenen en op te hangen.

Denk aan zo’n kaart die bij de huisarts hangt van het menselijk lichaam met daarop alle spieren en bloedbanen, maar dan met applicaties en koppelingen. Een extreem vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid, uiteraard door andere ook belangrijke dimensies even weg te laten, maar wel heel verhelderend. Overzicht creëert vaak rust en mensen begrijpen zo beter waar de impact gevoeld wordt van een ingreep. Het zorgt er bovendien voor dat mensen meer rekening houden met elkaar als ze dingen willen veranderen.”

“Overzicht levert een bijdrage aan het onderling begrijpen van het waarom, wat en hoe. Maar – en dat is zeker zo belangrijk – het zorgt nog niet voor het begrip dat je mogelijk iets (niet meer of anders) moet doen of accepteren. Daarom ben ik ook alle dagen bezig met het leggen van contacten met betrokkenen en het stimuleren van onderling contact. Daarmee probeer ik te creëren dat mensen onderling begrip krijgen voor elkaars wensen, behoeften, acties en ambities. Maar dit zit eigenlijk allemaal nog op rationeel en organisatieniveau.

afas pluryn mobilee

Het is de uitdaging om vervolgens ook mensen de overstap te laten maken van een collega vertrouwen waar je ’s morgens koffie mee kan drinken, naar een workflow vertrouwen dat elke nacht automatisch draait. Het is -als voorbeeld- niet makkelijk om na een jarenlange succesvolle samenwerking met je collega die de gehele salarisbetaling doet, over te stappen naar de controle en het accepteren van een pop-up met de strekking ‘geen overschrijdende afwijkingen gedetecteerd’. Daarom houd ik me ook bezig met het onderwerp ‘grip’. De centrale vraag daarbij is: hoe krijg ik onder de nieuwe omstandigheden weer zelf grip op de situatie en op de nieuwe bijzonderheden, verrassingen en foutmeldingen?”

Gebruik je een standaard aanpak voor deze implementatie?

“De implementatie van de software verloopt min of meer volgens de standaard aanpak die Afas hiervoor heeft ontwikkeld. Maar de bijbehorende veranderingen van de organisatiekant uiteraard niet, dat is veel meer maatwerk. Ook omdat het eerste deel een overgang was van een ander ERP-pakket naar Afas Profit en het tweede deel van een oudere versie van Afas Profit naar de nieuwste versie. Het implementeren van Afas Profit zelf is niet zo zeer een ingewikkelde opgave. Het uitvinden en accepteren van een nieuwe werkwijze daarentegen wel. Daar hebben we als Programma, en ik als Projectmanager, dan ook veel aandacht voor. En dan juist dus met steeds aandacht voor én begrijpen én begrip én grip”

Waar liep je zoal tegenaan?

“Er is geen overcapaciteit beschikbaar om even een verandering door te voeren. De extra inzet van mensen om dit programma te doen, moet dus vooral komen uit de extra inzet van de mensen die toch al heel druk zijn. Een gedeelte komt uit extra inzet door inhuur zoals ik, maar met name door echt extra inzet van de eigen medewerkers. Er zit wel een grens aan wat je extra kunt doen natuurlijk en wat je even uit kunt stellen tot later.

Ook is het ingewikkeld als de mensen voor wie het uiteindelijk gebeurt, de zorgprofessionals die eenvoudig een declaratie in kunnen dienen of de leidinggevende die iemand aanneemt, niet staan te springen om mee te doen of op voorhand enthousiast zijn over hoe het moet worden. De zorgprofessionals hebben al helemaal geen extra tijd en vinden ‘dat het gewoon moet werken’. We moesten dus creatief zijn in het achterhalen van de wensen en het soms betrekken van deze experts. Daar hebben we de nodige loempia’s en koekjes bij de koffie voor ingezet!”

We moesten creatief zijn in het achterhalen van de wensen en het betrekken van de zorgprofessionals.

Wordt er door Afas nu ineens anders gewerkt? Zo ja, waar zit dan in?

“Een voorbeeld: de medewerkers van de salarisadministratie willen gewoon dat het goed gaat met het betalen van het salaris aan al hun duizenden collega’s. Voor de juistheid daarvan voelen ze zich persoonlijk verantwoordelijk, en daar doen ze dan ook alles aan. Heel mooi om te zien! En dan moet je aan die betrokken mensen vragen om een anoniem softwarepakket te gaan vertrouwen in plaats van hun vertrouwde en zekerheid biedende werkwijze, die is gebaseerd op een 4-ogen controle door jou en je gewaardeerde collega.

Het bieden van een automatische procescontrole is dan echt niet genoeg om begrip te krijgen voor de verandering en opnieuw grip op de eigen activiteiten. Ja, echt een enorme verandering dus. Niet eens zozeer op organisatie niveau, maar juist enorme veranderingen op individueel niveau!”

Heeft dit voor een cultuurverandering gezorgd of andere opmerkelijke veranderingen?

“De wil om het ‘hoofdkantoor-werk’ goed te doen en zich in te zetten voor de ondersteuning van de duizenden zorgprofessionals was er al. Afas Profit is een ondersteuning van een eenvoudige en eenduidige werkwijze. De mensen begrijpen de benodigde verandering, ook dat hun eigen werkwijze soms zal moeten veranderen en ook wel dat Profit hen hierbij kan helpen. Het begrip hiervoor zal de komende tijd echter nog moeten groeien en moeten beklijven in ieders eigen werkzaamheden.

We zijn nu, eind 2018, in de eindsprint richting de livegang op 1 januari 2019. Ik heb er alle vertrouwen in dat de mensen van PLURYN, met hulp van Afas als leverancier en ons als tijdelijke extra externe krachten, hierin gaan slagen. Zowel de livegang als daarna zelfstandig beheren en optimaliseren zodat het steeds ‘gewoon goed werkt’.”

Wat kunnen andere zorgorganisaties leren van PLURYN?

“Qua zorg vind ik het inspirerend om te zien hoe PLURYN bezig is met de maatschappelijke ondernemingen die met ‘bijzondere’ mensen ‘gewone’ bedrijven runnen. En dat is echt niet gewoon. Wat van een dergelijk implementatie- en verandertraject geleerd kan worden, licht ik graag persoonlijk toe aan geïnteresseerde organisaties tijdens een kop koffie. Dan neem ik de koekjes mee!”

 


Over PLURYN

PLURYN is een landelijk werkende organisatie, waar Intermetzo sinds 1 september 2016 onderdeel vanuit maakt. De organisatie beschikt over ruim 400 locaties, er werken 7.400 professionals en 1.000 vrijwilligers. PLURYN ondersteunt bij het vergroten van kansen op een zo volwaardig en zelfstandig mogelijke plek in de samenleving. Ook als de problematiek complex is. De eigen kracht en toekomstwensen zijn hierbij het uitgangspunt.

Het motto luidt: Sterker in de samenleving, powered by PLURYN. Zowel jongeren als volwassenen komen bij PLURYN voor behandeling en ondersteuning: aan huis en in voorzieningen voor gehandicaptenzorg, jeugdzorg en GGZ. Leren, werken en vrijetijdsbesteding zijn onderdeel van de zorg.

Hoe heeft Pluryn zelf het traject ervaren?

Pieter-Jan Hilbers, Manager ICT Pluryn: “Mobilee zorgde ervoor dat, juist niet altijd via de gebruikelijke weg, maar altijd met zeer goede communicatie en lef, de juiste stappen werden gezet binnen ons project.”

Elmer de Bruin

Consultant

+31(0)30 7670350

Over Elmer de Bruin

Elmer de Bruin is consultant bij Mobilee. Hij begeleidt regelmatig projecten op het gebied van de Digitale Transformatie, onder andere in de zorg.

Meer casestudy’s direct in je mailbox?

Meld je aan