Digitale transformatie bij het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden: een integrale aanpak
De basis op orde, optimaliseren en innoveren
Digitale transformatie heeft de afgelopen jaren een enorme impact gehad op de manier waarop we leven, werken en communiceren. Dit komt voornamelijk door een sterke toename van digitalisering, mobiele apparaten, cloud computing, gebruik van data en kunstmatige intelligentie. Deze technologische vooruitgang heeft geleid tot ingrijpende veranderingen in diverse sectoren en industrieën.
Waarom digitale transformatie bij de waterschappen?
De ingrijpende veranderingen hebben ook invloed gehad op Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR). Dit waterschap regelt het lokale en regionale waterbeheer in Midden-Nederland en zorgt voor veilige dijken, schoon oppervlaktewater en droge voeten.
Waterschappen bestaan al eeuwenlang, maar ook daar is digitalisering inmiddels een integraal onderdeel geworden van elke taak. Informatie Technologie (IT) is niet meer weg te denken uit het hedendaagse leven en het werk van een waterschap. Ontwikkelingen in de maatschappij én technologie gaan steeds sneller en hebben impact op wat stakeholders verwachten en hoe HDSR (samen)werkt met andere partijen. Dit stelt eisen aan HDSR in het algemeen en aan de informatievoorziening van HDSR in het bijzonder. Digitalisering biedt dus kansen maar er zijn ook risico’s. Denk bijvoorbeeld aan informatiebeveiliging en privacybescherming. Het is daarom niet verrassend dat de Waterschappen (en dus ook HDSR) te maken hebben met toenemende wet- & regelgeving, zoals Wet Open Overheid, Wet Digitale Overheid, Archiefwet en Digitaal Stelsel Omgevingswet.
Jeroen Haan, de Dijkgraaf van HDSR, zegt over digitalisering bij HDSR het volgende:
“Digitalisering is naast geld en menskracht een belangrijke productiefactor geworden. De maatschappij en onze medewerkers verwachten van ons dat we bij blijven bij de digitale ontwikkelingen. Dat gaat niet vanzelf. Informatisering en automatisering is een relatief jong vak, waarbinnen de ontwikkelingen snel gaan en zichzelf versnellen.“
Mobilee heeft HDSR ondersteund en geadviseerd bij haar digitale transformatie. Gedurende twee jaar was principal consultant Jeroen Stoop bij Mobilee Manager Informatiemanagement a.i. en lid van het Kernteam Informatisering & Automatisering (I&A). Deze afdeling bestaat uit ca. 60 IT-professionals waaronder projectleiders, adviseurs, architecten en applicatiebeheerders.
In onderstaande case-omschrijving zetten wij uiteen welke visie en stappen HDSR tijdens hun digitale transformatie heeft ondernomen en de aanpak die hiervoor is gekozen.
Hulp nodig bij jouw digitale transformatie?
Wat betekent digitale transformatie voor HDSR?
Digitale Transformatie is het snel en flexibel aanpassen van de dienstverlening, processen, organisatie en systemen aan veranderende omstandigheden met behulp van data, informatie en technologie. Organisaties moeten zich dus niet alleen aanpassen aan een snel veranderend technologisch landschap, maar ook investeren in de juiste technologieën en systemen, en zorgen voor de juiste vaardigheden en mindset binnen hun organisatie.
Bij de HDSR beschouwen ze digitale transformatie als Innoveren én Optimaliseren én de Basis op orde houden en bestaande processen en systemen optimaliseren. Waar het MT en Algemeen Bestuur bij Digitale Transformatie vooral denken aan digitale innovatie, moest HDSR ook een slag maken om de Basis op orde te houden en bestaande processen en systemen te optimaliseren. Dit was nodig om enerzijds tegemoet te komen aan nieuwe wet- en regelgeving en veranderende verwachtingen van burgers en ketenpartners, maar anderzijds ook om ruimte te maken, in tijd en aandacht, voor digitale innovatie en vernieuwing.
Aanpak Mobilee digitale transformatie
Van visie naar integrale aanpak
Een succesvolle digitale transformatie kan niet zonder een duidelijke visie. Een visie geeft niet alleen richting aan de inspanningen binnen de organisatie, maar zorgt ook dat alle belanghebbenden op dezelfde lijn zitten. Daarnaast is een integrale aanpak essentieel om zo het gesprek over digitale transformatie op strategisch niveau te kunnen voeren. Alleen dán zal digitale transformatie breed in de organisatie worden gedragen en bijdragen aan strategische doelen.
Bij een integrale aanpak worden alle aspecten van de organisatie betrokken. Dit omvat de elementen:
- Leiderschap
- Bedrijfscultuur
- Processen
- Technologieën
- Relatie met klanten
Hiermee is digitale transformatie geen opzichzelfstaand programma, maar hoort dit verweven te zijn met de bedrijfsprocessen en dienstverlening. Het is hierbij de verantwoordelijkheid van de gehele organisatie.
Mobilee heeft specifieke expertise, methodieken & technieken in huis om elk vraagstuk in de digitale transformatie apart of in samenhang aan te pakken. Deze expertise richt zich op de volgende gebieden: Perfecte klantbeleving, Operationele excellentie, Wendbaar organiseren, Data als strategische grondstof en Slagvaardige informatievoorziening/informatiemanagement-organisatie (IV/IM-organisatie). Dit alles door visie en leiderschap in te zetten als accelerator. Deze verschillende onderdelen komen alle aan bod bij de digitale transformatie van HDSR.
Meer over deze expertisegebieden?
Digitale transformatie in de praktijk
De basis op orde, optimaliseren en innoveren bij HDSR
Een belangrijke voorwaarde voor succesvolle digitale transformatie is een I&A afdeling die in staat is om de organisatie hierbij te ondersteunen. Dit betreft het Mobilee expertisegebied slagvaardige IM organisatie. HDSR is daarom gestart met een transitieprogramma om de interne I&A-afdeling naar een hoger professionaliseringsniveau te brengen. De I&A-organisatie was in de bestaande situatie heel goed in staat om problemen op te lossen en daarmee de bestaande informatievoorziening in stand te houden, maar kwam onvoldoende toe aan plannen en initiatieven om meer waarde te bieden voor de organisatie met nieuwe functionaliteiten en/of technologieën. Er was weinig wederzijds begrip en weinig vertrouwen in de I&A-organisatie. Dit is een veel voorkomend business/IT-alignment probleem en staat digitale transformatie in de weg.
De beoogde situatie kon alleen worden bereikt via een tussenstap: HDSR heeft daarom basisprocessen, zoals incident-, problem-, service- en change management, repeteerbaar ingericht en duidelijke afspraken gemaakt over wie wanneer wat doet. Ook heeft HDSR een herkenbare werkwijze ingericht voor het definiëren van behoeften en voorstellen, het verkennen van oplossingsrichtingen en de besluitvorming daarover. Dit laatste is aangepakt door het ‘versterken van het middenveld’: een brugfunctie tussen de gebruikers in de business en de beheerders bij I&A. Business analisten en architecten ondersteunen de organisatie bij het maken van keuzes voor een betrouwbare, effectieve en toekomstbestendige informatievoorziening.
Ten tweede is ook de wendbaarheid van de I&A organisatie vergroot, door deze afdeling meer te organiseren in kleine, zelforganiserende teams. Dit raakt het expertisegebied wendbare organiseren. Elk team werd verantwoordelijk voor het leveren van een afgebakende IT-dienst, elk met functionele waarde voor de organisatie. Hierbij werd gebruik gemaakt van agile methoden. Deze andere manier van werken had ook impact op het management van de I&A organisatie, omdat verantwoordelijkheden veel meer werden belegd bij de teams zelf, iets dat expertisegebied visie & leiderschap raakt.
Ten derde is er aandacht gegeven aan datamanagement en -analyse. Dit betreft het expertisegebied data als strategische grondstof. HDSR heeft geïnvesteerd in een dataplatform in de cloud en haar bestaande Business Intelligence omgeving daarheen gemigreerd. Daarnaast heeft HDSR een begin gemaakt met datagovernance en is de verantwoordelijkheid voor datakwaliteit belegd in de organisatie. Hiermee kan HDSR snel en flexibel data uit verschillende bronnen samenbrengen en rapportages en analyse ontwikkelen. En ligt er een betrouwbare basis voor de toekomst om nog meer waarde uit data te kunnen halen.
Bij al deze stappen om de basis te versterken heeft er binnen HDSR een voortdurende dialoog plaatsgevonden met het MT en het Algemeen Bestuur. Dit was belangrijk om het MT en het Algemeen Bestuur bewust te maken van het feit dat digitale transformatie een business verantwoordelijkheid is en geen I&A-feestje. En natuurlijk is er breed draagvlak nodig voor de tijd, aandacht en middelen die hiervoor nodig waren. Naarmate de betrokkenheid van MT en Algemeen Bestuur toenam, ontstond er ook een behoefte aan een visie op digitale transformatie. Dit betreft het aspect visie & leiderschap uit het wiel van digitale transformatie.
HDSR heeft er bewust voor gekozen om de visie op digitale transformatie te ontwikkelen met inbreng van een brede vertegenwoordiging vanuit de organisatie. Uiteindelijk hebben meer dan vijftig medewerkers van HDSR meegewerkt aan de totstandkoming van de visie. Zij hebben met de kennis van toen een vertaling gemaakt van de strategische lijnen van HDSR en de operationele processen en dienstverlening van HDSR naar ambities voor digitale transformatie. Door daarover ook intensief het gesprek te voeren met MT en Algemeen Bestuur, is er het begrip, kennis en betrokkenheid nog verder toegenomen. De visie digitale transformatie van HDSR geeft richting en wordt op dit moment verder uitgewerkt naar een uitvoerbare roadmap voor digitale transformatie. Zo’n roadmap is belangrijk voor het bepalen van prioriteiten, want de beschikbare middelen, kennis en kunde is beperkt. Een effectief portfoliomanagement proces is essentieel om ervoor te zorgen dat HDSR niet teveel initiatieven tegelijk oppakt en focus houdt op die initiatieven die voor de organisatie de meeste waarde opleveren.
Samengevat heeft HDSR haar digitale transformatie aangepakt als een integraal vraagstuk, waarbij de business in de lead is ondersteund door een professionele I&A organisatie. De volgende vijf punten zijn hierbij essentieel gebleken:
- Digitale transformatie is een business verantwoordelijkheid ondersteund door een professionele I&A-organisatie. Bij HDSR was hiervoor een transformatie nodig van de I&A-afdeling om deze naar een hoger volwassenheidsniveau te tillen (Slagvaardige Informatievoorziening/Informatiemanagement-organisatie).
- Digitale transformatie vereist een hogere wendbaarheid van HDSR in het algemeen en de I&A-afdeling in het bijzonder. Hierdoor kon HDSR adequaat reageren en soms zelfs anticiperen op veranderende omstandigheden en behoeften (Wendbaar organiseren).
- Digitale transformatie betreft voor een belangrijk deel het benutten van de mogelijkheden van data. Hiervoor is niet alleen een platform voor het integreren en analyseren van data noodzakelijk, maar zeker ook een betrouwbare en goed functionerende data governance (Data als strategische grondstof).
- Digitale transformatie krijgt richting met een visie op Digitale Transformatie. Daarnaast kan een visie zorgen voor bewustwording en betrokkenheid van MT en Algemeen Bestuur, noodzakelijk voor sponsorschap van de Digitale Transformatie (Visie en Leiderschap).
- Digitale transformatie is tenslotte nooit een doel op zich, maar dient bij te dragen aan de (strategische) doelen van HDSR (Perfecte klantbeleving en Operationele excellentie). Dit heeft bij HDSR een prominente plek gekregen in de visie op Digitale transformatie.
Een uitvoerbaar plan
Digitale transformatie werkelijk realiseren
De visie op digitale transformatie geeft richting. Alle onderwerpen die voor de digitale transformatie belangrijk zijn, worden op een Strategische Roadmap geplaatst. Op deze manier ontstaat er een tijdsperspectief voor de verschillende uitdagingen van digitale transformatie.
Meer over het realiseren van digitale transformatie?
De visie geeft een kapstok en een koers, maar is echter nog geen uitvoerbaar plan.
Waar de visie vijf jaar vooruitkijkt, is het zinvol om doelen te formuleren voor de komende twee jaar. De eerste stap in de uitwerking van deze visie naar uitvoerbare plannen is het verdiepen van de doelen. Daarna worden die verdeeld in grotere en kleinere projecten die de input vormen voor portfoliomanagement. Binnen portfoliomanagement wordt de roadmap doorlopend geactualiseerd, en geprioriteerd. Zo neem je telkens kleine stappen in de goede richting. Oftewel: think big, act small!
Deze case-omschrijving van de HDSR laat zien dat een duurzame digitale transformatie een verandermanagementopgave is en alleen maar kan slagen door een duidelijke visie en leiderschap.
Mobilee Management & advies helpt bij strategische vraagstukken
Mobilee is jouw realisatiepartner bij digitale transformatie, zowel op strategisch niveau als bij de daadwerkelijke implementatie. En dit doen we succesvol, want inmiddels zijn we meerdere jaren op rij verkozen als top 5 beste organisatieadviesbureau van Nederland. Van analyse tot realisatie: wij leveren trajecten van A tot Z en zorgen voor een slimmere, efficiëntere en klantvriendelijkere digitale transformatie.
Benieuwd hoe Mobilee jouw organisatie kan helpen met een digitale transformatie op strategisch niveau? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
