5 succesfactoren voor het creëren van wendbare organisaties – case pensioenorganisatie
Startende organisaties worden meestal gekenmerkt door hun wendbaarheid. De mensen in deze organisaties nemen verantwoordelijkheid en eigenaarschap om hun bedrijf tot een succes te maken. Ze worden niet gehinderd door complexe processen of besluitvormingsorganen. Organisaties die al wat langer bestaan kampen vaker met bijvoorbeeld een complexe governance (het besturingsmodel van de organisatie) en wetgeving waardoor de wendbaarheid van deze organisaties veel kleiner is.
In dit artikel nemen we je mee in de 5 succesfactoren voor het terugbrengen van wendbaarheid bij complexere organisaties. We illustreren het artikel aan de hand van een praktijkcase bij pensioenorganisatie MPD (Media Pensioen Diensten).
Jose Claus, directeur MPD, Adriaan Vermeulen, oprichter en consultant van Noviter en Mieke Smeding-Nuus, consultant bij Mobilee management & advies, waren nauw betrokken bij het wendbaar organiseren van MPD. Welke aanpak hebben zij gekozen bij het organiseren van een wendbare organisatie, terwijl ook nog gedeeltelijk op afstand werd gewerkt en wat betekent dit voor teams en leiderschap?
Wat is een wendbare organisatie?
Adriaan: “Wendbaar zijn betekent dat je als organisatie je snel kunt aanpassen aan de veranderende omgeving. Steeds meer organisaties realiseren zich dat dit noodzakelijk is om ook in de toekomst nog relevant te zijn.”
Meer trends en informatie over wendbaar organiseren ontvangen?
Inschrijven
Een wendbare pensioensector
Dit geldt ook voor de pensioensector. De pensioensector is steeds meer onderhevig aan veel veranderingen. Denk daarbij aan:
- Snel veranderende digitale behoeften en verwachtingen van pensioendeelnemers,
- Het ontstaan van een nieuw concurrentieveld,
- Ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en technologie,
- Wet toekomst pensioenen (WTP) en
- Demografische ontwikkelingen en veranderingen bij de doelgroep, zoals het hebben van andere verwachtingen van pensioenen.
Pensioenorganisaties zoeken dan ook naar een manier die ervoor zorgt dat je snel en effectief op deze ontwikkelingen en veranderingen kunt inspringen, zo ook MPD. MPD is een coöperatieve uitvoeringsorganisatie die zich zonder winstoogmerk richt op de belangen van PNO Media; hét pensioenfonds voor de creatieve en digitale sector. MPD levert pensioendiensten aan werkgevers en deelnemers.
1. Wendbaarheid als cruciaal onderdeel van de strategie
Wendbaar zijn betekent uiteindelijk dat medewerkers en teams meer eigenaarschap nemen over de doelen die de organisatie wil bereiken en hun eigen creativiteit en vindingrijkheid aanwenden om ze te realiseren. Daarmee is wendbaarheid een cruciaal onderdeel van de strategie van de organisatie en dit is dan ook de eerste succesfactor om een wendbare organisatie neer te zetten.
Jose: “MPD heeft de omvang om heel wendbaar te kunnen zijn, het is een kleine organisatie van ongeveer 55 medewerkers. Echter de governance waarin de organisatie zit is enorm complex, kenmerkend voor veel pensioenorganisaties. Door deze complexe governance, worden de voordelen van een relatief kleine organisatie met korte besluitvormingsprocessen en elkaar snel kunnen vinden al snel tenietgedaan.”
Als oplossing hiervoor zijn de mensen binnen MPD aan de slag gegaan met een strategietraject waarin ze niet alleen een eenvoudiger en nieuwe governance wilden inrichten, maar ook dat de manier van samenwerken (the way of working) binnen de organisatie moest veranderen. Klantgericht, sneller, proactiever, resultaatgerichter en met meer eigenaarschap op doelen zijn enkele focuspunten.
Kort Cyclisch Sturen om wendbaar te worden
MPD heeft gekozen voor de Kort Cyclisch Sturen- methodiek van Noviter (partner van Mobilee management & advies) om deze wendbare manier van samenwerken vorm te geven. Deze methodiek is gekozen vanwege de eenvoud en de snelle implementatie. Deze aanpak richt zich op het benodigde gedrag en leiderschap met gebalanceerde aandacht voor het proces en de besturing. Bovendien hebben Jose en Adriaan hiermee al eerder veel resultaat in de pensioensector bereikt.
Wat is kort cyclisch sturen?
Kort Cyclisch Sturen (KCS) is afgeleid van Lean en Agile en helpt teams om doelgericht en continu te verbeteren. Aan de hand van vier stappen die wekelijks worden doorlopen leren de teams voorspelbaar resultaat te bereiken en steeds beter te anticiperen op onvoorspelbare ontwikkelingen. Het gaat hierbij niet alleen om het realiseren van “business-doelen” maar ook over het stimuleren van ander gedrag. Het hebben van een growth mindset (Carol Dweck) is bijvoorbeeld een belangrijke voorwaarde om open te staan voor iets nieuws.
Definitie Kort Cyclisch Sturen
Met Kort Cyclisch Sturen bedoelen wij “Voortdurend verbeterende sturing en prestaties door middel van een continue dialoog tussen medewerkers en management…
- … over het behalen van helder geformuleerde, visueel gemaakte, korte termijn doeltoestanden..
- … die herleidbaar zijn naar de visie en strategie
De vier stappen van KCS: ambiëren, presteren, verbeteren en verzilveren.
Bij het doorlopen van de vier stappen van KCS spelen de vijf Toyota KATA-coaching vragen (Toyota KATA van Mike Rother) een belangrijke rol in de dialoog die de teams met elkaar hebben:
- Wat is de doeltoestand, ofwel wat is het concrete resultaat dat je wilt behalen?
- Waar staan we nu?
- Wat zijn eventuele kansen of obstakels voor het behalen van je doeltoestand?
- Welke verbeterstap kun je zetten – welke actie is er nu te nemen?
- Wanneer kunnen we het eerstvolgende resultaat zien en welk succes is er bereikt of wat heb je geleerd?
Deze vragen geven invulling aan ‘de lerende organisatie en dienend leiderschap’. Het helpt medewerkers steeds beter te worden in het verbeteren en daarmee in het halen van organisatiedoelstellingen.
2. Leidinggevenden gaan voorop in de nieuwe manier van wendbaar werken
De tweede succesfactor in organisaties met een complexe governance is dat leiders vooropgaan in de verandering. Leidinggevenden spelen een belangrijk rol in besluitvormingsprocessen en bepalen daarmee ook de manier van werken in de teams. Door bijvoorbeeld te starten met de nieuwe werkwijze bij het managementteam geven zij direct vorm aan de verandering, dit is dan ook direct zichtbaar binnen de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn het stellen van andere type vragen door het managementteam (MT) die erop gericht zijn dat het team leert en continu verbetert.
Adriaan: “Een belangrijke randvoorwaarde om te kunnen beginnen met KCS is dat leidinggevenden eigenaarschap nemen en helderheid geven over de doelen die het team of organisatie nastreeft. Het leuke is dat de leidinggevenden al snel ontdekken dat deze manier van werken, KCS dus, een onmisbare vaardigheid is om met je organisatie doelen te behalen in een snel veranderende omgeving.”
Ook het MT van MDP is met KCS gestart als één van de eerste teams. Een nieuwe manier van werken aanleren gaat niet vanzelf en juist voor leidinggevenden geldt dat hun rol in de organisatie behoorlijk kan veranderen.
Jose: ”In ons MT hadden we te maken met weerstand op de nieuwe manier van werken. Dit had er vooral mee te maken, dat je iets anders moet leren loslaten. Je dit realiseren helpt om er goed mee om te gaan. Daarnaast helpt het om ook voldoende reflectie in te bouwen voor jezelf, zodat je bewust wordt van je eigen gedrag en het effect hiervan op anderen.
Naast het aanleren van een nieuwe methodiek, zoals KCS, is het hebben van gesprekken en verdiepingssessies over je eigen gedrag en jouw reflectie hierop ook belangrijk om een duurzame verandering te realiseren. Juist bij leidinggevenden wil je dit bewustzijn creëren, zodat ze ook inzien welke cruciale rol zij hebben bij het neerzetten van een duurzame wendbare organisatie.
Mieke: “Bij MPD hebben we een aantal verdiepingssessies georganiseerd die gaan over het samenwerken in teams en over de rol van leidinggevenden. Geïnspireerd door de piramide van Lencioni (zie figuur hieronder) zijn we aan de slag gegaan met het begrip vertrouwen. Hierdoor werd het mogelijk om gesprekken te hebben over een growth mindset en het elkaar durven aanspreken op een constructieve manier. Het zijn vaak de moeilijke gesprekken die maken dat je de juiste keuzes maakt en dat je als team ook tot goede resultaten kunt komen.”
Patrick Lencioni heeft in zijn boek “De 5 frustraties van teamwork” een model beschreven dat ook wel de piramide van Lencioni wordt genoemd. In dit model worden 5 factoren genoemd die van invloed zijn op hoe teams samenwerken. Ook als je een nieuwe manier van wendbaar samenwerken gaat introduceren helpt het om teams bewust te maken van deze 5 factoren, zodat ze inzien waaraan ze met elkaar nog kunnen werken.
3. Begin klein, ga aan de slag en laat zien dat het werkt
In plaats van lang na te denken en uit te werken hoe wendbaarheid aangepakt moet worden, is het belangrijk om vooral te beginnen en transparant te zijn in het leerproces. Door met een paar enthousiaste teams te starten, leer je als organisatie snel wat werkt en wat niet. Deze teams zijn jouw proeftuin bij het testen van de werkmethode.
Jose: “Durven comfortabel te zijn met iets dat nog niet 100% uitgedacht is, was zeker bij MPD nieuw en spannend. Door dit toch aan te gaan onder goede begeleiding, hebben we in een korte tijd veel geleerd en de manier van werken zo aangepast dat het daarna veel makkelijker was om het daarna ook bij de andere teams te gaan gebruiken.”
Meer trends en informatie over wendbaar organiseren ontvangen?
Inschrijven
Samen successen vieren door aandacht voor verzilveren
Het hebben van aandacht voor verzilveren is cruciaal. Oftewel samen benoemen wat je hebt bereikt en geleerd. Elk team bespreekt consequent de successen en/of de belangrijkste inzichten. Hiermee laat het team ook direct zien welk effect KCS heeft en draagt het bij aan de growth minset die belangrijk is om continu te leren.
Kies je ambassadeurs bij jouw wendbare aanpak
Een andere belangrijke tactiek bij de start is om de enthousiaste teams een podium te geven en hun ervaringen over KCS te delen richting andere teams. Op deze manier verleid je anderen om te ontdekken hoe deze methodiek werkt. Het ontwikkelen van een week-, maand- en kwartaalritme samen met de teams is belangrijk. Voordoen, samen doen en vervolgens zelf doen is een manier om iedereen het vertrouwen te geven en in kleine stappen het eigenaarschap over de nieuwe manier van werken echt te borgen. Het werkt goed om het faciliteren van de wekelijkse dialogen of teammeetings roulerend op te pakken binnen het team, zodat iedereen zelf ervaart wat ervoor nodig is om een succesvolle dialoog te hebben.
Adriaan: “Het is heel belangrijk dat je de wekelijkse prestatiedialoog van KCS in het team goed kunt voeren. Dit is de dialoog waarin je de 5 (KATA)vragen vanuit het kort cyclisch sturen weet toe te passen tijdens de meeting en waarin je in een half uurtje de doelen en obstakels bespreekt en tegelijkertijd ook samen een volgende stap kunt bepalen. Door dit consequent te doen kun je hier als team steeds beter in worden.”
Transparant communiceren over het leerproces met ‘Working Out Loud’
Door in de beginfase ook veel aandacht te schenken aan de communicatie en transparant te communiceren over het leerproces van de verandering, zorg je niet alleen voor zichtbaarheid, ook zet je de toon om samen te gaan ontdekken hoe de nieuwe manier van werken het beste kan passen bij de organisatie.
Mieke: “Ik ben fan van het principe ‘Working Out Loud (John Stepper)’. Meteen vanaf het begin laten zien waar je mee bezig bent, ook al is het nog niet af en iedereen mee te nemen in deze ontwikkeling door hier continu over te blijven communiceren. Zo hebben we gebruik gemaakt van een nieuw platform op het intranet, waarin we wekelijks informatie delen met de rest van de organisatie. Ook hebben we de teams vragen gesteld hoe zij de nieuwe manier van werken ervaren, zodat ook anderen werden meegenomen in deze verandering.”
4. Van klein naar groot: Kies voor maatwerk en goede begeleiding
Doordat je klein begint kan je aanpassingen doen in het vervolgtraject. Het evalueren van de beginfase maakt duidelijk hoe je deze manier van werken ook op een goede manier kunt introduceren bij de rest van de teams in de organisatie.
Mieke: “Tijdens de evaluatie van de beginfase merkten we dat we de digitale borden die we tijdens de KCS dialogen gebruiken nog eenvoudiger en slimmer konden maken, zodat er ook handige rapportages gemaakt konden worden. Hierdoor konden we als MT meer inzicht krijgen in de obstakels waar de teams tegenaanlopen, met als gevolg dat we beter konden helpen.”
Een expert die helpt met begeleiding en coaching bij jouw wendbaarheidstraject
Het helpt als je als organisatie op zoek gaat naar goede begeleiding en coaching, waarbij de focus ligt op het slaan van een brug tussen de gekozen strategie en het daadwerkelijk samenwerken met de teams. Het maken van verbinding op verschillende niveaus, zowel strategisch, tactisch en operationeel, oog hebben voor de communicatie en leidinggevenden bewust meenemen in hun taak om ook deze verandering goed te bespreken met het team zijn aandachtspunten tijdens de begeleiding. Ook helpt het om kennis te hebben van Lean-methodieken en wendbare manieren van samenwerken om de teams te leren hoe je wendbaarheid kunt vormgeven. Als laatste is het belangrijk om zelf open en transparant te zijn over obstakels die je tegenkomt, zodat je hier samen van kunt leren.
Adriaan: “MPD en Noviter hebben in Mobilee een partner gevonden om de strategie daadwerkelijk te helpen realiseren. Na een jaar te hebben gestudeerd op de strategie zie je dat het echte werk pas begint als je mensen probeert mee te nemen en met elkaar in verandering gaat. Ook wij hebben in onze samenwerking kort cyclisch gestuurd en een vorm gevonden waarbij ieders kracht optimaal werd ingezet. Het trainen van teams, het organiseren van bedrijfsbrede kwartaalsessies en het gestructureerd communiceren zijn enkele voorbeelden van de cruciale implementatieactiviteiten van Mobilee.”
Mieke: “Bij Mobilee helpen we organisaties met het concreet maken van een wendbare strategie naar daadwerkelijk een wendbare organisatie; Zowel op technisch als procesmatig gebied van cultuur en mindset. Door onze vindingrijk vakmanschap weten we kennis en expertise om te zetten naar realisatiekracht en gaan we altijd voor een blijvende verandering. Dit krijgen we alleen maar voor elkaar door samen te werken met mensen in alle lagen van de organisatie.”
Op zoek naar een expert op het gebied van wendbaarheid?
Neem contact op
5. Inspiratie en borging
Naast het aanleren van een nieuwe methodiek en het zorgen voor vertrouwen en verbinding in de teams, is het belangrijk om te zorgen voor inspiratie om het elke dag weer een beetje beter te doen. Wendbaar zijn als organisatie betekent dat je nooit uitgeleerd bent en je altijd wilt blijven ontdekken hoe je het beste kunt samenwerken om te kunnen blijven voldoen aan de continu veranderende context.
Vanuit KCS wordt daarom gewerkt met het volwassenheidsmodel van Noviter (Adaptivity maturity model). Dit bestaat uit een zelf assessment op 10 criteria, waarbij de teams worden uitgedaagd om te leren en weer een volgende stap te zetten in wendbaarheid Bij MPD stuurt ieder team inmiddels Kort Cyclisch en zullen deze teams 1 tot 2 keer per jaar de zelf assessment uitvoeren om hun successen te borgen en nieuwe ontwikkelkansen te ontdekken.
Daarnaast is in de uitrol van KCS besproken hoe de kennis blijvend geborgd kan worden in de organisatie. Zo is besloten om een Way of Working kernteam te formeren dat samen de verantwoordelijkheid heeft om de wendbare manier van werken continu te blijven ontwikkelen, zodat het optimaal bijdraagt aan de strategische doelen van de organisatie.
Mieke: “Bij MPD hebben we een kernteam geformeerd waarin medewerkers uit verschillende afdelingen zitten, die allemaal enthousiast en nieuwsgierig zijn naar hoe wendbare manieren van samenwerken het beste kunnen bijdragen aan de strategie van de organisatie. Dit team ontwikkelt de methode verder, draagt het uit en coacht MPD teams in het toepassen. Zo dragen Noviter en Mobilee hun kennis over en wordt MPD zelfstandig in haar doorontwikkeling.”
Resultaten nieuwe manier van werken
Binnen MPD zijn mooie successen behaald met deze nieuwe manier van werken. De meerjarenstrategie is volledig doorvertaald naar de doelen van alle teams, die ieder kwartaal weer worden vernieuwd. Risico’s en obstakels worden snel ontdekt en hierop wordt geanticipeerd met acties en maatregelen. De teams hebben een gemeenschappelijke taal ontwikkeld om deze manier van werken beter op elkaar te kunnen afstemmen. De organisatie werkt nu met een ritme van vier kwartalen waarin de doelen op elkaar afgestemd worden en de teams hebben meer inzicht in de samenhang en de keuzes die gemaakt moeten worden.
Door het introduceren van digitale teamborden is er meer overzicht en inzicht in de doelen die nagestreefd worden. Een gezamenlijke verantwoordelijkheid is ontstaan, waardoor het gesprek over werkdruk en prioriteiten beter gevoerd kan worden. Het grote succes is dat er veel meer gezamenlijk proactief wordt gestuurd op de jaar- en kwartaaldoelen en er meer eigenaarschap is ontstaan om ook bij te sturen en te anticiperen op komende veranderingen.
Jose: “Ik ben echt trots op het feit dat er een kernteam is ontstaan die samen het KCS verder vorm willen geven, waarbij ze ook de coachende en faciliterende rol steeds meer gaan oppakken. Ook kijk ik uit naar hoe we de komende tijd nog samenwerken om de wendbaarheid verder te borgen in de organisatie en ben ik heel nieuwsgierig naar waar we over een half jaar staan.”
Tegelijkertijd zijn er nog stappen te zetten als het gaat om het hebben van de growth mindset en het daarbij behorende gedrag. Omarm dat je als organisatie wilt blijven leren en openstaan voor de veranderingen is een thema dat continu onder de aandacht gebracht moet worden om wendbaarheid blijvend te borgen in de organisatie. Vanuit de basis die KCS in de teams heeft gebracht kan ook de daadkracht voor het oplossen van obstakels nog verder versterkt worden door Lean technieken nog beter toe te passen.
Hulp bij jouw wendbaar organiseren-vraagstuk
Mocht jouw organisatie voor de uitdaging staan om wendbaar organiseren vorm te geven? Ben je benieuwd hoe Mobilee de teams in jouw organisatie kan helpen met continu verbeteren of wil je aan de slag met een verandertraject dat de wendbaarheid vergroot. Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.
Contact opnemen
Over MPD en Noviter
MPD is de uitvoeringsorganisatie van PNO Media en ondersteunt dit pensioenfonds op het gebied van klantgerichte oplossingen rondom pensioenen. De kerntaken zijn administreren, beleggen, risicomanagement, communiceren en bestuursondersteuning. De dagelijkse leiding is in handen van een directie. MPD heeft zo’n 60 medewerkers. Samen met het bestuur van PNO Media behartigen zij de belangen van ruim 55.000 (oud-)medewerkers en 450 werkgevers in de creatieve en digitale sector.
Noviter is een verander- en verbeterbedrijf met een speciale visie op adaptatie. Noviter is effectief in de dienstverlenende sector met veel ervaring bij Financiële dienstverleners, Zorg, Telecom en Overheid. De expertisemix van advies- (richting scherp krijgen), training- (verandervaardigheid ontwikkelen) en leiderschap (resultaat halen) is vooral geschikt om versnelling te brengen in complexe organisatie-uitdagingen van directie en bestuur.
