Organiseer zorg op afstand door het implementeren van e-health

De werkdruk in de zorg is in de afgelopen jaren flink toegenomen en neemt door de Coronacrisis exponentieel toe. Volgens het CBS ervaart een relatief grote groep zorgmedewerkers een hoge tot zeer hoge werkdruk. Belangrijke oorzaken zijn de toename van regeldruk en administratieve lasten en ook te weinig personeel. Het is dat het ministerie van Volksgezondheid en Welzijn in een noodverordening kapitaal beschikbaar heeft gesteld voor het implementeren van digitale communicatiemiddelen in de zorgsector. Hoe minder mensen in het ziekenhuis hoeven te komen, hoe beter. Niet-urgente zorg organiseren op afstand kan een uitkomst zijn. Maar ook in de behandeling van patiënten met het COVID-19 virus zijn er mooie voorbeelden beschikbaar van de toegevoegde waarde van e-health. Zo kan een Rotterdams ziekenhuis door monitoring op afstand, patiënten beter in de gaten houden waardoor ze minder snel een patiënt hoeven door te verwijzen naar de intensive care. Inmiddels zijn ook de voorwaarden voor de COVID-19 Stimuleringregeling E-Health Thuis (SET) beschikbaar wat direct kansen biedt voor zorgorganisaties om digitaal te innoveren!

Overheid en zorgpartijen erkennen de noodzaak van een transformatie naar ‘de juiste zorg op het juiste moment met de juiste informatie op de juiste plek’. Ook zij geloven in de toepassing van e-health om de zorg efficiënter en meer op afstand te organiseren. Indien goed en op maat toegepast, bieden nieuwe technologieën de mogelijkheid om de werkdruk te verlagen door personeel optimaal in te zetten of cliënten pas te laten komen als dat noodzakelijk is. (Potentiele) cliënten kunnen bijvoorbeeld zelf inschatten of ze moeten worden gezien door een arts met behulp van online informatie of (beeld)monitoring door een verpleger. Een mooi voorbeeld is thuisarts.nl waarbij mensen zelf kunnen inschatten of ze naar de huisarts moeten. Alleen hierdoor is het aantal huisartsbezoeken in twee jaar afgenomen met 12%*.

Er zijn gelukkig steeds meer mogelijkheden voor het toepassen van informatie- en communicatietechnologieën in de zorg. Denk bijvoorbeeld aan het videobellen waarbij naasten toch “op bezoek” kunnen bij familie in het ziekenhuis, een e-consult waarbij de arts op afstand meedenkt met een cliënt of online inzage in het zorgdossier door cliënten en zorgprofessionals, waardoor een cliënt sneller kan worden overgedragen. Technologieën als beeldbellen, online behandelmodules of ondersteunde apps kunnen ook bijdragen aan de zelfredzaamheid van potentiële cliënten. Bijvoorbeeld mensen met diabetes, overgewicht of thuiswonende ouderen. Tal van oplossingen zijn op te noemen om te zorgen dat er minder face-to-face contact nodig is, minder cliënten hoeven te worden gezien en processen sneller kunnen worden .

E-health, het toepassen van digitale technologieën in de zorg, staat niet op zichzelf. ‘Handjes aan het bed’, het échte menselijke contact blijft gewoon bestaan. Het toepassen van e-health gaat over de combinatie van face-to-face contact en online interventies, oftewel ‘blended care’. In tijden van de corona-crisis is het maximaal benutten van de mogelijkheden van zorg op afstand geen overbodige luxe.

Digitale transformatie is nodig om e-health optimaal te implementeren

Voor het implementeren van e-health is het belangrijk dat er een goede aansluiting tot stand komt tussen de behoefte van cliënten, zorgverleners en de technische mogelijkheden. Uit de e-health monitor 2019 van Nictiz blijkt dat zorgverleners overwegend enthousiast zijn over e-health, mits de techniek goed en in afstemming met stakeholders is geïmplementeerd en dus op de juiste manier in de zorg is ingebed. Technologie moet de zorg aanvullen, niet vervangen. Juist het menselijke element in de zorg is belangrijk. Het betrekken van zorgprofessionals bij de implementatie is daarom een belangrijk uitgangspunt. Hierdoor wordt draagvlak gecreëerd en kan de technologie op een optimale manier aansluiten bij de zorg voor cliënten. Uit onderzoek blijkt dat zorgverleners vooral positief zijn over technologieën die het primaire zorgproces goed ondersteunen. Binnen Mobilee passen we vaak het volgende strategische model  toe.

Het implementeren van e-health vraagt om een digitale transformatie waarbij zorgprocessen en digitale mogelijkheden op elkaar worden afgestemd. Het is vaak lastig om een compleet overzicht te krijgen van alle mogelijkheden van e-health. Zorgprocessen moeten worden (her)ontworpen om de technologie optimaal te laten aansluiten. Niet alleen binnen een organisatie maar vaak ook tussen organisaties moet de technologie goed werken voor een goede landing binnen de organisatie. Elke technologie heeft z’n eigen standaarden en protocollen. Taken moeten soms anders worden toebedeeld om e-health optimaal te gebruiken. De wensen en eisen van zorgprofessionals en cliënten, de zorgprocessen en de technische mogelijkheden inclusief de desbetreffende protocollen moeten worden geïntegreerd tot een werkende oplossing die voldoet aan de wensen van de organisatie. E-health heeft het meeste effect als het integraal in een organisatie wordt toegepast. Begrijpelijkerwijs is het een hele uitdaging om hierop regie te voeren en alle betrokken partijen optimaal te laten samenwerken.

Onze beproefde methode voor een succesvolle implementatie

Om als zorgorganisatie vlot en succesvol gebruik te maken van de nieuwe technologieën zijn de juiste uitgangspunten en een doelmatig stappenplan van belang. Onze aanpak is in de praktijk ontwikkeld en beproefd door de diverse consultants van Mobilee die betrokken zijn geweest bij de implementatie van e-health.

De implementatie begint met een drietal uitgangspunten. (1) Zoals eerder genoemd moet de cliënt en het zorgproces centraal staan. Het implementeren van nieuwe technologieën in de zorg blijft uiteindelijk draaien om het leveren van zorg aan (potentiële) cliënten. (2) Daarnaast is het in de implementatie essentieel om samen te werken met stakeholders omdat het creëren van draagvlak binnen de organisatie noodzakelijk is. (3) Tot slot is een technologie slechts een middel tot een doel: uiteindelijk draait de technologie om de zorg. De implementatie is dus pas af als het goed werkt voor de zorg.

Met deze uitgangspunten als startpunt helpen de volgende stappen bij een succesvolle implementatie.

1. Bepalen van de visie en behoeften

   Met input van enerzijds het zorgproces en anderzijds de visie van de organisatie op het toepassen van nieuwe technologieën moeten de behoeften en wensen worden geïnventariseerd voor het opstellen van een plan van aanpak. Tegelijkertijd moet er draagvlak worden gecreëerd bij stakeholders. Hierbij hoort ook het bepalen van de doelgroep: welke zorgprofessionals of cliënten moet de nieuwe technologie gaan ondersteunen?

2. Voorbereiding van de implementatie

   In deze fase worden de technische en functionele eisen bepaald. Hiervoor kan een ‘programma van eisen’ worden opgesteld. Dit is een document waarin randvoorwaarden, functionele wensen, gebruikerswensen en ontwerpbeperkingen worden vastgelegd. Ook moet er in deze fase een leverancier worden geselecteerd. Meer weten over hoe je een leveranciersselectie vorm geeft? Download hier de factsheet leverancierselectie.

3. Implementatie

   De implementatie moet worden uitgevoerd aan de hand van een implementatieplan. Hierin moet de (her)inrichting van bestaande processen worden meegenomen. Naast het uitvoeren van de technische implementatie wordt er in deze fase ook aandacht besteed aan het trainen van de zorgprofessionals en, indien nodig, cliënten om te werken met de nieuwe technologie.

4. Evaluatie en afronding

   Zoals eerder gezegd: de implementatie is pas af als het werkt. In deze fase wordt ruimte genomen om de implementatie te evalueren en indien mogelijk af te ronden. In de praktijk komen altijd nieuwe verbetermogelijkheden naar voren. Het is goed om afspraken te maken over het implementeren van deze verbeteringen. Dat kan bijvoorbeeld met de plan-do-check-act-cyclus van Deming waardoor de technologie steeds beter afgestemd raakt op de praktijk.

In werkelijkheid is de implementatie van e-health vaak complex en niet-lineair. Over elke stap valt nog veel meer te zeggen en te schrijven. Het stappenplan zoals hier beschreven is hoog over en in de praktijk is elke situatie anders.

Mobilee helpt bij de implementatie van e-health

Nieuwsgierig naar de zorgprojecten die wij eerder hebben uitgevoerd voor o.a. Pluryn en Cello? Lees dan de business cases op onze website. Wilt u een plan afgestemd op úw organisatie? Wij kunnen u op een pragmatische en realistische manier begeleiden bij het implementeren van digitale zorg op afstand. Mobilee kan voor u een plan van aanpak opstellen of het hele traject vormgeven. Vergeet ook niet de PDF en scorekaart leveranciersselectie e-health-oplossingen te downloaden!

*Spoelman WA, Bonten TN, de Waal MWM, et al Effect of an evidence-based website on healthcare usage: an interrupted time-series study. BMJ Open 2 016;6:e013166. doi: 10.1136/bmjopen-2016-013166