Waarom stakeholdermanagement essentieel is voor succesvolle projecten

Door Richard Groen en Fred van Gelder | 16 maart 2023
Digitale transformatie

Stakeholders en stakeholdermanagement komen binnen elk project terug, ook bij veel opdrachtgevers van Mobilee. Toch zien we dat het nog wel eens wordt overgeslagen en dat is zonde, want goed stakeholdermanagement levert veel op.

Richard Groen en Fred van Gelder zijn beide Senior Consultant bij Mobilee. Ze delen in dit artikel hun ervaringen en geven tips over stakeholdermanagement, zodat je als projectmanager jouw project succesvol kunt afsluiten.

Communicatie is key binnen projecten

Richard trapt af. ‘Als ik met collega’s over opdrachten of projecten praat, gaat het meestal niet over het vakinhoudelijke gedeelte. Eerder gaat het over de relatie met de opdrachtgever. Of een projectgroep die de hakken in het zand zet, de communicatie die wel of niet lekker loopt, welke interventies je kunt doen om veranderingen voor elkaar te krijgen of hoe je mensen meekrijgt in je project. Daaraan zie je dus dat stakeholdermanagement een belangrijk onderwerp is en eentje die voor genoeg uitdagingen zorgt.’

Wat zijn stakeholders?

Voordat we verder gaan is het belangrijk om te weten wat we precies bedoelen met stakeholder. Fred: ‘De letterlijke vertaling van stakeholder is belanghebbende. Dat kan heel strikt worden geïnterpreteerd, zoals alleen de direct betrokkenen zoals een team of afdeling. Of juist heel ruim, tot en met klanten, bewoners of lokale overheden.’

‘Bij Mobilee verstaan we er een individu of een groep onder. Het kan dan gaan om bepaalde rollen of functies, of specifieke personen. Denk bijvoorbeeld aan een directeur of financieel manager. Een groep is soms wat abstracter, maar kan worden gerepresenteerd door een persoon. Bijvoorbeeld een groep bewoners als het gaat om een woningbouwproject.’

‘In de meeste gevallen zijn het binnen onze projecten individuen die een rol of functie hebben binnen de organisatie. In vrijwel alle gevallen zijn dit internen, al zijn er uitzonderingen. Bepalen wie er precies stakeholders zijn, is de eerste stap binnen stakeholdermanagement.’

Wat is stakeholdermanagement en hoe richt je dat in?

Stakeholdermanagement is hoe je omgaat met je stakeholders. Richard: ‘Ik zie stakeholdermanagement als een soort fundament. Het is nodig voor een succesvol project en je regelt het naast je projectaanpak. Een projectaanpak is meer ‘blauw’ zoals ik dat noem, oftewel met duidelijke regels en tamelijk zwart-wit. Stakeholdermanagement is meer mensgericht of ‘groen’ als je in kleuren spreekt. Goed luisteren is bijvoorbeeld erg belangrijk.’

Stakeholdermanagement is een fundament voor een succesvol project

‘Een bekende stakeholdermanagementmethode is die van IPMA. Ik zie bij Mobilee dat veel collega’s hun eigen werkwijze hierop hebben gebaseerd en vervolgens vanuit ervaring hebben aangepast aan hun eigen voorkeuren. Op welke manier ze precies de analyse doen of de governancestructuur in kaart brengen, je herkent altijd de drie stappen uit Projectmanagement van IPMA.’ Deze stappen zie je hieronder.’

Stap 1: In kaart brengen van de Stakeholders

Je begint met het inventariseren van belanghebbenden. Die kun je grofweg indelen in vier groepen: Beslissers, Gebruikers, Uitvoerenden en Leveranciers.Stakeholdermanagement betrokken partijen model

Stap 2: Mate van betrokkenheid bepalen

Daarna deel je de stakeholders in voor hun mate van betrokkenheid, onderverdeeld in direct betrokken, zichtbaar betrokken en indirect betrokken.

Stakeholdermanagement belanghebbenden model

Stap 3: Belang-invloed analyse van stakeholders

Ten derde bepaal je voor de stakeholders hoe groot hun belang is bij de uitkomsten van het project, en hoeveel invloed zij hebben tijdens het project

Stakeholdermanagement belang- invloedanalyse model

Fred vult aan: ‘Door de stakeholders op deze manier in kaart te brengen, krijg je inzicht in het krachtenveld van mensen binnen en om het project heen. Het helpt om te zien met wie je te maken hebt, of er weerstand is en wie je nodig hebt om je doel te bereiken. Zo weet je hoe de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden. Wiens inbreng heeft de meeste invloed bijvoorbeeld, en wie is altijd aanwezig bij bepaalde calls? Iedereen heeft zijn eigen positie en op deze manier breng je dat in kaart. Vervolgens pas je hier je communicatie op aan, zowel qua inhoud als qua vorm. Want soms is een kort mailtje de beste manier, een andere keer heb je een workshop nodig of een ander soort interventie. Het sleutelwoord is wat mij betreft consensus. Want je hebt iedereen op een bepaalde manier nodig om je doel te bereiken.’

Richard: ‘Een stakeholderanalyse is trouwens niet iets eenmalig, maar iets dat je regelmatig herhaalt om te zien hoe de vlag erbij hangt. Wat ik nog wel eens zie is dat de analyse vooraf gedaan wordt zodat aan de randvoorwaarde voldaan wordt, maar er daarna niet meer naar wordt gekeken. Of juist dat mensen in de ‘analysestand’ blijven staan. Je kunt namelijk eeuwig door blijven analyseren op nuances, maar dat is niet zinvol. Het is ook geen abstracte wiskunde. Je kunt beter een snapshot maken van dit moment en dat op een later tijdstip weer bijstellen’.

Stakeholderanalyse is trouwens niet iets eenmalig, maar iets dat je regelmatig herhaalt om te zien hoe de vlag erbij hangt

Wanneer zet je stakeholdermanagement in?

Fred en Richard hebben beiden jarenlange ervaring met projecten en dus ook met stakeholderanalyses. Welke voordelen zien zij en wanneer zetten ze stakeholdermanagement in? Fred: ‘Het helpt om in kaart te brengen wie belangrijk is en wie je moet meekrijgen in het project. Alleen dan kun je je opdracht succesvol afronden. Maar ook dat je weet hoe je mensen moet benaderen en meekrijgen. Want geloof me, het verschilt vaak per stakeholder hoe iemand geïnformeerd, betrokken of meegenomen wil worden.’

Richard beaamt dit. ‘Klopt, als je dat goed weet, zit je in één keer goed. Je bent een stuk effectiever. En als je transparant bent in je communicatie levert het vaak ook op dat credits opbouwt bij je stakeholder. Daarom is het heel belangrijk om te bepalen welke invloed iedereen heeft. En natuurlijk het standpunt van diegene. Is hij of zij pro of con het project? Welk belang heeft de stakeholder bij het slagen of juist het mislukken van het project?’

Fred: ‘Daarnaast krijg je al tijdens de analyse of in ieder geval tijdens gesprekken met stakeholders nog wel eens wat nieuws te horen. Je zal niet de eerste zijn die ontdekt dat de werkvloer heel anders denkt over de uitkomsten van het project dan de directie. Overigens is dat ook gelijk een reden waarom sommige directies of opdrachtgevers zo’n stakeholderanalyse liever niet doen. Maar alleen als je allemaal overeenstemming bereikt over het doel en de aanpak van het project kun je succesvol zijn. Anders is het gedoemd te mislukken en dát is pas zonde van de tijd en het geld dat je erin hebt gestoken.’

‘Goede communicatie maakt het ook nog eens een stuk fijner werken. Een positieve en transparante sfeer is altijd prettiger dan weerstand en onbegrip. Als je een goede analyse uitvoert en stakeholdermanagement blijft onderhouden, kost het een stuk minder energie om iedereen mee te nemen. Je hebt een verbindende rol tussen de verschillende lagen, bijvoorbeeld de directie en de werkvloer en dat heeft een grote toegevoegde waarde. Mensen hebben het gevoel dat ze gehoord worden. Dat levert dus een hogere efficiëntie op, maar ook meer contact en wederzijds begrip. Uiteindelijk leidt dat tot een betere kwaliteit van de daadwerkelijke oplossing, daar ben ik van overtuigd.”, sluit Richard af.

En wat nou als je die stakeholderanalyse achterwege laat?

Er zijn zoals je ziet flink wat voordelen aan een goede stakeholderanalyse, die je mist als je die achterwege laat. Het grootste nadeel van het overslaan van een stakeholdersanalyse is volgens Richard dat je niet effectief bezig bent. ‘Je loopt bijvoorbeeld op een bepaald moment vast in het project en je gaat pas dan kijken hoe je dat oplost. Dit duurt langer en kost ook meer geld en tijd. Als je een goede band hebt met je stakeholders kun je het veel sneller oplossen. Sterker nog, misschien kun je het vastlopen zelfs voorkomen. Het project valt of staat met goede communicatie.’

Welke vaardigheden heb je nodig bij goed stakeholdermanagement?

De stakeholdermanagement vaardigheden die de consultants van Mobilee inzetten bij projecten zijn gebaseerd op geduld, flexibiliteit, luisteren en een positieve houding. Het is immers belangrijk dat verschillende meningen worden samengebracht en gehoord. Dit vereist een aantal vaardigheden en kwaliteiten, waaronder:

  • Communicatie: Effectief communiceren met een breed scala aan mensen
  • Beïnvloeding: Mensen overtuigen om je kant te kiezen
  • Conflictbeheer: Constructief conflicten oplossen
  • Planning en organisatie: De behoeften van alle stakeholders in kaart brengen en een strategie ontwikkelen
  • Analytische vaardigheden: Complexe situaties analyseren en de belangrijkste belanghebbenden en hun belangen identificeren
  • Empathisch vermogen: Je in de positie van anderen verplaatsen en hun belangen begrijpen

Stakeholdermanagement is belangrijk bij elke organisatie

Bij een project zonder goed stakeholdermanagement is het risico groot dat het project niet of minder efficiënt haar doel behaald. Richard: ‘Ik maak soms mee dat een klant niet wil dat ik tijd en moeite investeer in stakeholdermanagement. Want inderdaad, het kost tijd en moeite van mij, maar ook van een aantal mensen binnen de organisatie. Toch ga ik dan het wel doen, want ik vind dat je hierin een belangrijke rol hebt als adviseur.’

Fred vult aan: ‘Klopt, je bent snel geneigd om het niet te doen gezien tijdsdruk. Je hebt het gevoel dat andere dingen belangrijker zijn. Maar echt, dat bijt je in de staart. Stakeholdermanagement draagt altijd bij aan het resultaat op korte of langere termijn.’

‘Overigens kun je het natuurlijk prima schaalbaar houden. Is er sprake van een megaproject, dat ook nog eens gevoelig ligt? Dan moet je er zeker extra aandacht aan besteden. Is het juist een klein projectje dat weinig invloed heeft buiten de directe stakeholders? Dan ben je zo klaar. Ik zie trouwens dat er bij non-profitorganisaties vaak makkelijker ruimte wordt gemaakt dan bij commerciële multinationals. Dat is niet erg, maar wees je daarvan bewust, zodat je daarop kunt inspelen!’, zegt Richard.

Tot slot sluiten de heren af met een stukje zelfreflectie. ‘Als externe consultant ontwikkel je een beetje je eigen vaste methode. Met een stakeholderanalyse zie je of je het goed doet, want communicatie werkt natuurlijk altijd twee kanten op. Wanneer je er zonder oordeel in gaat, stijg je boven jezelf uit. Wij zijn ook maar een mens en soms klikt het met stakeholders gewoon beter dan de andere keer. Daarom is het belangrijk om er zo neutraal mogelijk in te gaan en open te staan voor feedback. Daar wordt iedereen beter van.’

Het kost wat, maar dan heb je ook wat!

Richard en Fred zijn duidelijk: stakeholdermanagement mag je nooit overslaan. Hoe uitgebreid je het precies doet is afhankelijk van het soort project, de organisatie en de impact. Toch is het de tijdsinvestering altijd meer dan waard. Dat geldt niet alleen voor een consultant of projectmanager, maar blijkt achteraf ook telkens weer vanuit het perspectief van de stakeholder doordat het eindresultaat er beter van wordt. Sterker nog: goed stakeholdermanagement laat je excelleren!

Hulp nodig bij jouw stakeholdermanagement?
Neem contact op

contact

Meer over de consultants:


Fred van Gelder

Consultant

+31(0)30 7670350

Richard Groen

Consultant

+31(0)30 7670350

Lees ook:


Ontvang meer artikelen direct in je inbox:

Aanmelden