Obeya: succesvolle bedrijfsvoering in de digitale wereld
Digitale transformatie is een cruciaal proces waarmee organisaties hun bedrijfsmodellen, processen, en klantrelaties kunnen transformeren door middel van digitale technologieën. Maar hoe kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun digitale transformatie-initiatieven succesvol zijn en op een laagdrempelige manier transparant wordt gecommuniceerd met stakeholders in de organisatie? Een manier waarop je dit kunt doen is door het starten met Obeya!
De Obeya methode voor het verbeteren van de bedrijfsvoering!
Wij omschrijven hoe je nu werkelijk begint met Obeya, wat de Obeya-methode is, welke Obeya-trainingen je hiervoor kunt volgen en hoe het jou helpt om je bedrijfsvoering te verbeteren. Een tipje van de sluier: het geheim zit hem in zo transparant mogelijk communiceren en het simpelweg doen!
Weet je niet wat nu precies Obeya is? Scroll dan naar beneden. Hier omschrijven wij ook nog eens hoe het is ontstaan en wat Obeya nu werkelijk is.
Stappenplan om te starten met Obeya
Als je wilt starten met Obeya, zijn er enkele stappen die organisaties kunnen volgen. Heb je nu moeite met het opstarten van deze stappen. Overweeg dan een implementatiepartner in te schakelen;
- Identificeer uitdagingen: De eerste stap is om de uitdagingen en problemen in je organisatie te identificeren welke je wilt aanpakken met Obeya. Dit kan variëren van het verbeteren van de productiviteit tot het verminderen van de doorlooptijd van projecten.
- Het samenstellen van een Obeya-team: Stel een team samen van stakeholders die betrokken zijn bij de processen die je wilt verbeteren. Dit kan bestaan uit teamleiders, afdelingshoofden, medewerkers en andere belangrijke belanghebbenden.
- Kies een locatie: Selecteer een geschikte locatie voor de Obeya-ruimte. Dit moet een grote kamer zijn met veel whiteboard-ruimte en andere visuele hulpmiddelen dat gedurende een lange periode kan worden gebruikt. De locatie moet inzichtelijk zijn voor personen die niet direct betrokken zijn bij de Obeya-sessies, zodat ook zij de ruimte kunnen bezoeken en zich kunnen herkennen in de activiteiten die in de Obeya worden verkend.
- Maak een Obeya-plan: Ontwikkel een plan voor de Obeya-ruimte en bepaal hoe je de visuele hulpmiddelen en andere aspecten van Obeya gaat gebruiken om de uitdagingen aan te pakken.
- Implementeer de Obeya-ruimte: Breng de Obeya-ruimte in gebruik en begin met het werken aan de uitdagingen die je hebt geïdentificeerd. .
- Onderhoud: Aanbevolen wordt om 1 keer per jaar de strategische doelen door te nemen, 1 keer per twee weken te kijken naar prestaties en aandacht te besteden aan mijlpalen en planning. Verder is het verstandig om 1 – 2 keer per week problemen onder de loep te nemen en 3 keer per week bespreek je de actiepunten en besluiten waaronder de verbeterplannen.
- Continu verbeteren: Blijf de Obeya-ruimte gebruiken om processen te verbeteren en problemen op te lossen. Pas het Obeya-plan regelmatig aan op basis van de feedback van het team en de resultaten die worden behaald.
Voor een uitgebreidere omschrijving om te starten met een eigen Obeya voor de organisatie, lees dan verder op de website van Obeya Association.
De Obeya fundamentals training voor een goede basis
Wij adviseren verder om allereerst te starten met de Obeya Fundamentals training. Na deze training doe je kennis op en kun je direct starten met jouw Obeya Purpose en het Obeya-ontwerp. Ook kun je opgeleid worden tot gecertificeerd Obeya Host en Builder. Benieuwd wat de training verder inhoudt? Neem dan contact met op met Mobilee.
Obeya voor verbeteren van de bedrijfsvoering
Bij het opzetten van een Obeya-ruimte kunnen er verschillende uitdagingen en obstakels zijn waar mensen tegenaan lopen. Zo ervaren wij dat dit voor weerstand tegen verandering kan zorgen bij medewerkers en managers. Sommige medewerkers en managers kunnen aarzelen om hun dagelijkse werkgewoonten en processen te veranderen om te voldoen aan de eisen van een Obeya-ruimte. Dit terwijl het aanpassen van gewoontes en processen essentieel kan zijn voor een verbeterde bedrijfsvoering.
Ook kan er een gebrek aan betrokkenheid zijn van het management. Daarom is het belangrijk dat het management betrokken is bij de Obeya-ruimte om de implementatie te ondersteunen en het gebruik ervan te bevorderen.
“Obeya helpt bij het vergroten van betrokkenheid bij medewerkers en management”
Wanneer er onvoldoende middelen aanwezig zijn, kan de Obeya-ruimte niet effectief worden gebruikt. Het is aan te raden voldoende whiteboards, visuele hulpmiddelen, ruimte en tijd beschikbaar te hebben. Ook moeten de doelstellingen en het beoogde resultaat duidelijk zijn voor alle betrokkenen. Als er vanuit verschillende locaties moet worden samengewerkt dan is een digitale ruimte aan te raden. Digitaal is laagdrempelig en geeft hetzelfde overzicht en structuur en met de juiste tooling kan je meteen beginnen. Hiervoor is het belangrijk eigenaarschap en betrokkenheid van een kopgroep inclusief management te hebben. De kracht zit hem in toewijding en doen!
Na de implementatie van de Obeya-ruimte moet deze regelmatig worden onderhouden en worden bijgewerkt. Het gebrek aan onderhoud en updates kan leiden tot verouderde informatie, waardoor de Obeya-ruimte minder effectief wordt. Het opzetten van een Obeya-ruimte kan dus voor praktische uitdagingen zorgen.
Jouw Obeya-kennis vergroten?
Neem contact op
Meer over Obeya methode
Geaccrediteerde trainingen en kennisontwikkeling Obeya
Mobilee biedt geaccrediteerde Obeya trainingen aan door een partnership met het platform Obeya Association. De Obeya Association is een wereldwijde community, kennisinstituut en accreditatieplatform op het gebied van Obeya en biedt allerlei initiatieven aan om beoefenaars met elkaar in contact te brengen en kennis te ontwikkelen, zoals een tweedaagse summit en bedrijfsbezoeken.
Wil je nu zelf snel aan de slag met de implementatie van Obeya met de hulp van gecertificerde Obeya professionals? Neem dan contact met op met onze gecertificeerde Obeya professionals en veranderkundigen.
Jouw Obeya-kennis vergroten?
Neem contact op
Wat is Obeya en waarom helpt dit de bedrijfsvoering te verbeteren?
Obeya is een Japanse term die “grote kamer” betekent. Het doel van de Obeya-ruimte is dan ook om verschillende stakeholders van een organisatie samen te brengen en een visuele weergave te bieden van de processen, doelen en uitdagingen van de organisatie. Vergaderingen in een Obeya zijn kort en resultaatgericht en bieden ruimte voor dialoog over prestatie, plan en acteren/reageren en ‘Deep dives’ gericht op het oplossen van een probleem.
Obeya is een visuele weergave van processen, doelen en uitdagingen van de organisatie.
Obeya is een krachtige methode voor organisaties die digitale transformatie willen omarmen. Het biedt een centrale ruimte, fysiek of digitaal, voor samenwerking en communicatie, verhoogt zichtbaarheid en transparantie, faciliteert snelle besluitvorming en bevordert een cultuur van continue verbetering. Door Obeya te implementeren, kunnen organisaties succesvolle digitale transformatie-initiatieven opzetten, op ontwikkelingen snel anticiperen en hun bedrijfsvoering transformeren om te blijven concurreren met de markt.
De Obeya methode: voor verbeteren van samenwerking en vergroten zichtbaarheid bedrijfsvoering
Hieronder zijn enkele manieren waarop Obeya organisaties kan helpen bij hun digitale transformatie-initiatieven:
- Verbeterde samenwerking en communicatie: Obeya biedt een centrale ruimte waar teams kunnen samenwerken en communiceren. Door Obeya te gebruiken, kunnen teams hun inspanningen en kennis delen, wat leidt tot een betere samenwerking en communicatie binnen de organisatie. En niet alleen buttom up maar ook bottum down, gericht op alle lagen binnen de organisatie.
- Cultuur van continue verbetering: Obeya is ontworpen om een cultuur van continue verbetering te bevorderen. Door middel van regelmatige bijeenkomsten, kan Obeya teamleden aanmoedigen om feedback te geven en ideeën voor verbetering te delen. Dit helpt organisaties om voortdurend te groeien en zich aan te passen aan de snel veranderende digitale wereld.
- Verhoogde zichtbaarheid en transparantie: Obeya gebruikt visuele hulpmiddelen, zoals grafieken, diagrammen en kaarten om de huidige staat van de digitale capaciteiten van de organisatie weer te geven. Dit zorgt voor meer zichtbaarheid en transparantie binnen de organisatie, waardoor teams beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.
Snelle besluitvorming: Obeya faciliteert snelle besluitvorming door teams in staat te stellen snel en efficiënt problemen te identificeren en op te lossen. Dit betekent dat organisaties snel kunnen reageren op veranderingen in de markt en nieuwe kansen kunnen benutten.
De 11 Obeya principes
De meeste Obeya’s hebben gemeenschappelijke eigenschappen en kenmerken die samengevat worden in de 11 Obeya principes. Deze principes worden gebruikt om beste praktijken te delen en als richtlijn voor het gebruik en de ontwikkeling van Obeya. Ze bieden een gemeenschappelijke taal en conceptuele basis voor Obeya.
Obeya omvat vier kwadranten, namelijk mindset, afstemming, werkruimte en inhoud. Elk van deze kwadranten heeft een specifieke benadering voor het werk in een Obeya.
De 11 principes van Obeya bepalen hoe het werk in elk kwadrant van een Obeya moet worden aangepakt. De principes zijn niet gerangschikt in volgorde van relevantie.
Hoe richt je een Obeya-ruimte in?
Een Obeya-ruimte is meestal een grote kamer met wanden die bedekt zijn met whiteboards of andere visuele hulpmiddelen. Denk hierbij aan brownpapers, flipcharts, post-its of kaarten.
Schrijf je in voor de nieuwsbrief voor meer tips over digitale transformatie
Er zijn meerdere methoden voor het beoefenen van Obeya, maar bijna allemaal bestaan ze uit de PDCA-cyclus: Plan, Do, Check, Act. Elk onderdeel van de cyclus helpt specifieke doelstellingen te bereiken:
- Plan: Definieer je visie en strategie om een probleem aan te pakken.
- Do: Visualiseer het werk in uitvoering.
- Check: Evalueer je plan op basis van feedback en gegevens.
- Act: Zet je leerpunten om in actie – welke veranderingen zul je op korte en lange termijn doorvoeren?
In een typische Obeya-ruimte vind je bijvoorbeeld:
- Een groot whiteboard waarop de doelen van de organisatie zijn opgesomd en de voortgang van projecten wordt bijgehouden.
- Een kaart met de klantreis van de organisatie, die inzicht geeft in de interacties tussen de organisatie en haar klanten.
- Visuele hulpmiddelen zoals grafieken, diagrammen en stroomschema’s die de processen van de organisatie weergeven.
- Een groot scherm of monitor waarop real-time gegevens worden weergegeven, zoals verkoopcijfers, klanttevredenheidsscores en websitebezoekers.
- Een planningstafel waar teamleden kunnen samenkomen en projecten kunnen bespreken en prioriteren.
- Een gebied voor feedback en ideeën waar teamleden post-its kunnen plaatsen met suggesties en opmerkingen.
- Digitaal kan er gebruik gemaakt worden van werkruimtes als iObeya en Miro.
Wat voor een soort bedrijven zouden aan Obeya moeten doen?
Obeya is een methodologie die kan worden toegepast in verschillende soorten organisaties en bedrijven die zichzelf wendbaarder willen organiseren. Ook klanten van Mobilee kunnen Obeya inzetten om op een gestructureerde en visuele manier teams te helpen bij het identificeren van problemen en het vinden van oplossingen.
Het kan met name nuttig zijn voor bedrijven die:
- Complexe processen hebben: Obeya is vooral effectief in organisaties met complexe processen, waarbij verschillende teams en afdelingen betrokken zijn. Dit kan variëren van productiebedrijven tot software-ontwikkelingsbedrijven.
- Sterke focus op continue verbetering: Obeya stelt bedrijven in staat om problemen en uitdagingen in hun processen in real-time te identificeren en op te lossen. Dit maakt het een ideale methodologie voor bedrijven die een sterke focus hebben op continue verbetering.
- Teams hebben die op verschillende locaties werken: Obeya is ook een handige tool voor bedrijven met teams die op verschillende locaties werken. Het biedt een centraal punt voor samenwerking en communicatie tussen teamleden, ongeacht waar ze zich bevinden.
- Behoefte aan meer transparantie en samenwerking: Obeya stelt teams in staat om hun processen en projecten visueel te maken en deze met het hele bedrijf te delen. Dit kan de transparantie en samenwerking binnen de organisatie verbeteren en de betrokkenheid van medewerkers vergroten.
Wil je nu zelf snel aan de slag met de implementatie van Obeya met de hulp van gecertificerde Obeya professionals? Neem dan contact met op met onze gecertificeerde Obeya professionals en veranderkundigen. Dit stuk is tot stand gekomen in samenwerking met de Obeya Association.
Schrijf je in voor de nieuwsbrief voor meer tips over digitale transformatie
Bronnen:
- AgileWalls: AgileWalls levert fysieke en digitale Obeya toepassingen. Meer informatie? Kijk op de website van AgileWalls.
- Obeya Association: de Obeya Association is een internationaal platform waarbij kennis over Obeya wordt gedeeld en verder ontwikkeld. Het platform biedt professionele organisaties instrumenten, training materiaal en kennis om hun eigen Obeya-ruimte te versterken. Meer informatie? Kijk op de website van Obeya Association.