Informatiemanagement is oefenen, durf en lef

Door Ralf Schellens | 27 juli 2020
Slagvaardige IV/IM organisatie

Wat hebben muziek en informatiemanagement met elkaar gemeen?

Wie net als ik graag naar concerten gaat weet hoe schitterend het kan zijn als je wordt meegenomen door de muzikanten in hun wereld. Zodra de lichten uitgaan en het podium wordt overgenomen door mijn favoriete band, voel ik de adrenaline door mijn lichaam gaan. Eindelijk mag ik de magie weer aanschouwen: het geluid, het samenspel tussen muzikanten, de visuele effecten, de sfeer. De eerste noten die de zaal overnemen, worden versterkt door het enthousiasme in het publiek. Dit gevoel wil je ook hebben bij de projecten in een organisatie: door het enthousiasme van je projectleden en collega’s begint je project met een vliegende start en wordt de organisatie naar een volgend niveau getild.

Uitdagingen digitale transformatie

De link naar digitale transformatie is snel gelegd. Hierbij is goed samenspel van diverse specialismen minstens even belangrijk als in een muziekband. Muzikanten maken duidelijke keuzes in wat ze willen uitdragen en oefenen daarna maanden, zelfs jaren om samen een niveau te bereiken waarmee ze hun publiek écht raken. Zonder duidelijke keuzes en goed samenspel krijgen muzikanten geen ‘positieve’ emoties los bij het publiek. Om samenspel binnen een organisatie goed in te richten en versnelling te kunnen aanbrengen in het transformeren naar een meer digitale manier van werken, speelt informatiemanagement een belangrijke rol. Informatiemanagement gaat namelijk over de optimale afstemming tussen informatiebehoeften uit verschillende bedrijfsprocessen naar informatievoorziening. Om later deze informatievoorziening op het juiste moment, met de juiste hulpmiddelen en met de juiste data en informatie te kunnen leveren.

In de afgelopen jaren heb ik bij meerdere organisaties – vooral (middel)grote overheid – ervaren welke worsteling organisaties doormaken om dit samenspel goed in te richten en uit te voeren. Een aantal kenmerken vallen dan op:

  • Er is veel kennis van het primaire proces en van relevante ontwikkelingen;
  • Er is veel kennis van specifieke (ICT)-oplossingen, de zogenaamde puntoplossingen;
  • Er is veel kennis van de mogelijkheden die data biedt voor innovatie;
  • Er is een beperktere kennis in het goed samenbrengen van bovenstaande sterke punten.

Neem nu als voorbeeld een Waterschap. Hier zit enorm veel kennis over watermanagement, het zuiveren van afvalwater, de assets die ze hiervoor inzetten en alle ontwikkelingen die op deze gebieden plaatsvinden. Wanneer je deze kennis van waterschappen vertaalt naar de informatievoorziening van de organisatie, zie je dat focus vooral nog ligt op pakketsoftware en dat de (ICT)-beheerorganisatie een sterke focus heeft op het beheren van de ICT-infrastructuur. Van oudsher de ‘harde’ ICT dus.

Het management bespeelt zowel de drums als basgitaar

Om succesvol digitaal te kunnen transformeren is meer nodig. Veel winst is te behalen in de besturing op samenhang tussen al deze domeinen. Hiervoor zijn een aantal randvoorwaarden te onderkennen. Enerzijds een goed overzicht en inzicht van je huidige informatievoorziening. Maar minstens even belangrijk is de wil om in samenhang keuzes te maken. Dit vergt veel van het management. Het management bespeelt zowel de drums als basgitaar, ze bepalen met elkaar het ritme van verandering die een organisatie gaat doormaken. Ze moeten niet alleen in staat zijn om de drums en basgitaar te bespelen. Maar ze moeten deze instrumenten bespelen zodat de rest van de organisatie begrijpt welke richting het op gaat. En ook dat de andere bandleden, de specialisten die invulling geven aan de digitale transformatie, weet wat van hen wordt verwacht. Deze moeten in staat zijn niet alleen voor hun eigen afdeling of domein een goede keuze te maken, maar organisatiebreed. Maar hoe ga je als waterschap of een willekeurig andere (overheids)organisatie om met dit soort uitdagingen?

Bas-en-gitaar-en-management-informatiemanagement

Bewezen aanpak

Er is geen standaard oplossing voor organisaties om een passende informatievoorziening te ontwikkelen die past bij hun digitale transformatie. Wat minimaal ingericht moet zijn is inzicht in welke punten van de informatievoorziening je wilt verbeteren. Een bedrijfsstrategie, vertaalt in concrete doelstellingen, helpt om diverse initiatieven te kunnen wegen op business waarde. Maak duidelijke keuzes, maar zie alles in samenhang. Om deze samenhang inhoudelijk vorm te geven zijn het architectuurdenken en business analyse belangrijke steunpilaren.

Om aan bovenstaande goed invulling te geven heeft Mobilee een aanpak ontwikkeld die kan helpen in het creëren van een duidelijke focus en scope. Inclusief bewustwording wat dit betekent voor de organisatie en een concreet plan om dit te operationaliseren en te implementeren. Op deze manier is de organisatie in staat om de oplossing blijvend te laten aansluiten op toekomstige ontwikkelingen.

Oplossing-aan-laten-sluiten-op-toekomstige-ontwikkelingen

Oefenen, durf en lef

Het vraagt veel oefening om informatiemanagement goed te laten werken. Om het een succes te maken moet er veel afstemming plaatsvinden tussen diverse lagen binnen de organisatie. Je zult als organisatie maanden, soms wel langer, moeten oefenen om daadwerkelijke successen te boeken. Dit kost durf en lef. Je favoriete muziekband heeft maanden, soms wel jaren moeten oefenen om hun eigen geluid, sfeer, goed samenspel en gevoel te ontwikkelen. Uiteindelijk creëert informatiemanagement een basis om dit ook mogelijk gaan maken voor jouw klanten en medewerkers.

Meer weten?

Wil je nu meer weten over de worstelingen die organisaties ervaren bij de implementatie van informatiemanagement? Waterschap Aa en Maas, Gemeente Utrecht en Stichting Prisma zullen je meenemen in hun uitdagingen en worstelingen met het implementeren van informatiemanagement. Meld je aan voor het Mobilee evenement.

Zelf aan de slag met informatiemanagement? Kijk ook eens de volgende documentatie:

 

Ralf Schellens

Consultant

030-767 0350

Ralf Schellens

Ralf Schellens is als senior consultant werkzaam bij Mobilee en heeft zo’n 15 jaar ervaring in het vertalen van de business behoefte naar passende (IT)-oplossingen. Tussen juli 2019 en juni 2020 heeft hij bij Waterschap Aa en Maas de ‘kwartiermaker informatiemanagement’ geadviseerd en ondersteund in de transformatie naar een nieuwe, meer ‘blauwe’, manier van werken in het Waterschap.

Lees ook:


Blog

Informatiemanagement: Van ‘U vraagt, wij draaien’ naar samen organiseren

Door Rianne Bosman | 2 juli 2020
Blog

Vijf succesfactoren voor slagvaardiger informatiemanagement

Door Sandra Reiners | 2 juni 2020

Ontvang meer artikelen direct in je inbox:

Aanmelden