Digitale transformatie binnen de overheid
Digitaal transformeren
binnen de overheid
Digitaal transformeren bij het UWV door slim gebruik te maken van technologische ontwikkelingen.
Het is het tijdperk van de digitale transformatie! Data en veranderende behoeftes van burgers bieden kansen voor overheid, ministeries en uitvoeringsinstanties. Maar hoe zorg je dat er op een efficiënte en effectieve manier gebruik wordt gemaakt van beschikbare technologieën en deze bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie? Wat betekent dit voor processen en datastromen, voor (digitale) kennis van medewerkers en welke eisen worden er gesteld aan informatiemanagement? Hoe blijf je als organisatie wendbaar en faciliteer je optimaal de digitale transformatie?
Mobilee management & advies is in 2021 opnieuw verkozen tot nummer 1 consultancy door MT Sprout. Onze kennis is toegespitst op het analyseren én realiseren van digitale transformatie. Zo hebben onze consultants meerdere digitale transformatieprojecten begeleidt binnen de overheid. Welke rollen en projecten dit zijn geweest, illustreren wij graag aan de hand van enkele voorbeeldprojecten/-rollen binnen het UWV.
De NOW-regeling:
inzet van Process Mining
Vanaf het moment van de aankondiging van de steunmaatregelingen, draaien de raderen bij het UVW op volle toeren. De NOW-regeling moest binnen drie weken tijd live staan. Het begon met de vraag: hoe krijgen we inzicht in wat er binnen het proces gebeurt? Door de enorme aantallen die binnenkwamen was het gevaar om verstrikt te raken in de cijfers. Inzicht en grip krijgen op het proces was daarom een belangrijk doel. Process Mining hielp hierin. Onze consultant Data Analytics was vanaf het eerste uur betrokken bij het project. Lees hier meer over het project.
Informatiemanagement binnen de divisie gegevensdiensten
Het UWV vertelt over het project informatiemanagement en de samenwerking met Mobilee management & advies. Testimonial van Martin van der Lugt, Directeur Informatievoorziening bij het UWV.
Informatiemanagement
Het UWV heeft de behoefte om de productie van haar stuur- en verantwoordingsinformatie te optimaliseren. Daarvoor is een programma opgestart dat zorg draagt voor de migratie van meerdere DWH’s naar één Data Integratie Magazijn. Parallel daaraan hebben verschillende (business) divisies de behoefte uitgesproken om de werkwijze, samenwerking en kwaliteit van de productie van deze stuur- en verantwoordingsinformatie meer en beter op elkaar te laten aansluiten.
Plan van aanpak
Samen met (inhoudelijke) specialisten is een plan van aanpak opgesteld voor de optimalisatie stuur- en verantwoordingsinformatie. Hierbij zijn verschillende divisies op één lijn zijn gebracht en is een gezamenlijke aanpak omarmd om invulling te geven aan deze behoefte. Deze aanpak sluit aan bij de IT-migratiestrategie.
Gegevensmodel gerealiseerd
Als informatiemanager is het gegevensmodel gerealiseerd voor de BBAK applicatie voor de kassiersfunctie voor de NOW3 regeling. De BBAK portal dient te voorzien in het vastleggen, registreren en verantwoorden van de subsidies en is gekoppeld naar de backoffice van het UWV.
Productmanager
IV-Datawarehouse
Als productmanager binnen de Uitvoering Gegevensdiensten was de Productmanager, een consultant van Mobilee, verantwoordelijk voor de kwaliteit en aansturing van het team IV-Datawarehouse Overige Bronnen. Het UWV beschikt over data uit tientallen bronsystemen ontsloten in een datawarehouse. De belangrijkste opdracht van het team was het ontwikkelen en beheren van gegevensproducten die worden ontsloten vanuit UWV gegevensbronnen en geleverd aan afnemers (intern & extern). Enkele werkzaamheden die door de consultant werden opgepakt waren:
- De dagelijkse aansturing van het team bij het afhandelen van gegevensleveringsverzoeken (GLV) en het ontwikkelen van gegevensproducten.
- Productlife cyclemanagement van gegevensproducten (ontwikkelen, beheren, uitfaseren en beëindigen)
- Requirementsopstellen voor ontwikkelopdrachten van gegevensproducten
- Borgen van kwaliteitscriteria gegevensproducten
- Toekennen van autorisaties voor afnemers op basis van een juridische toets. De wettelijke grondslag en de doelbinding resulteren in een autorisatie tot een gegevensproduct. Autorisaties (de mate van data acces) in samenwerking met het wets technisch team en IV-DWH vastgesteld.
Een specifieke vraag? Neem vrijblijvend contact met ons op
Process
Consultant
De Proces Consultant van Mobilee heeft gewerkt aan projecten waarbij data uit de loonaangifteketen kan worden benut voor het verkrijgen van inzicht/besluitvorming/onderzoek. De consultant was verantwoordelijk voor het optimaliseren van het team van analisten op het gebied van samenwerking, positionering binnen de organisatie, datagedreven werken, procesoptimalisatie en algemene ondersteuning.
Binnen het project ‘Analyseteam Gegevenskwaliteit Loonaangifteketen’ heeft de consultant de werkprocessen gestructureerd en geoptimaliseerd (d.m.v. LEAN principes) incl. het bijbehorende verandermanagement. Daarnaast is een bredere toekomstvisie voor het analyseteam vormgegeven waarbij in de breedte is gekeken naar stakeholders, innovatie en ontwikkelingen op het gebied van data science.
Business
Consultant
Doelstelling van het UWV is om in 2020 het nieuwe besturingsmodel voor voortbrengingsprocessen zodanig te implementeren dat na 1 januari 2021 de verdere implementatie en verbetering hiervan uitgevoerd kan worden zonder dat daar projectmatige ondersteuning bij nodig is. De Mobilee Business Consultant heeft voor de directie Gegevensdiensten Uitvoering en in samenwerking met het UWV-projectteam, een kwaliteitsmodel ontwikkelend én geïmplementeerd voor het begeleiden en verbeteren van de kwaliteit. Daarnaast heeft de Business Consultant de implementatie binnen verschillende divisies, op basis van theoretische kennis en ervaring, begeleidt. Dit deed hij als lid van het team en door goed in contact te zijn met verschillende stakeholders en verantwoordelijken binnen diverse divisies.
C-level en managementrollen
Tijdelijke vervanging van management op C-level- of managementniveau. Aanleiding: (tijdelijke) vervanging van huidige teammanagers binnen het UWV.
Projectmanager
Projectleider implementatie Data Integratie Magazijn (DIM; nieuwe datawarehouse) binnen Uitvoering Leveren (de business) van Gegevensdiensten en projectmanagement implementatie EU verordening 883. Hier zijn enkele verander- en implementatieopdrachten voor opgesteld binnen het GLV-proces en afnemersdomein.
CIO Divisie Gegevensdiensten
Interim CIO Divisie Gegevensdiensten, verantwoordelijk voor de ICT-organisatie van de divisie Gegevensdiensten (±300FTE).
Teammanagement reorganisatie
Begeleiding van boventalligen, KPI-sturing inregelen. Het resultaat was de door- en uitstroom van 30 FTE, het bewerkstelligen van een cultuurverandering en werken op basis van KPI’s. Het team is heringericht en het vertrouwen is hersteld door goed in verbinding te komen met de professionals, duidelijke verwachtingen te scheppen en goede kaders neer te zetten. Het resultaat van het team is naar een hoger niveau getild en de verantwoordelijkheden zijn overgedragen naar nieuwe (vaste) teammanager.
Teammanagement ketenbreed projectteam
De teammanager heeft een tijdelijk ketenbreed projectteam functioneel aangestuurd (een team van 14FTE). Binnen het team worden projectmatig “oude” interne verrekeningen aangedragen door de verschillende Back Offices van het UWV. Deze verrekeningen zijn op basis van nieuw opgestelde processen uitgezocht en opgelost. Daarnaast pakt het team nog een aantal deelprojecten op om verschillende ICT systemen te schonen en werkprocessen te optimaliseren.
Organisatieadviseur
Mobilee heeft geholpen een toekomstvisie te ontwikkelen ten aanzien van de positionering en een toekomstbestendige uitwerking en borging hiervan te realiseren. Dit door een roadmap te creëren en een analyse te doen van de huidige positionering van de afdeling (intern als extern) en processen, systemen, besturing, rollen, verantwoordelijkheden en formatie structureel in te regelen.
Senior Service Delivery Manager
Het opleveren van een advies voor de inrichting en professionalisering van het Service Delivery Managementproces (contracteren, offerteaanvragen, uitnutten van contracten). Door de inrichting en professionalisering ontstaat er meer grip op de (leveranciers)kosten. Hierbij wordt er aangesloten/samengewerkt met de centraal UWV betrokken organisatieonderdelen zoals de ICT-organisatie en Leveranciersmanagement.
Business Intelligence
Consultant
De BI-consultant is betrokken geweest bij verschillende trajecten t.b.v. de professionalisering van het BI domein binnen de divisie Sociaal Medische Zaken van het UWV. De activiteiten bestonden onder andere uit:
- Het stroomlijnen en professionaliseren van het stuur- en verantwoordingsrapportageproces;
- Het geven van workshops voor een eenduidige KPI-structuur en het opstellen van een adoptieplan;
- Het uitvoeren van verschillende Business Analyses t.b.v. een Datawarehouse Migratie;
- Het coördineren van de implementatie van een Power BI publicatie omgeving + ontwikkelomgeving en het opstellen van adoptieplan;
- Het uitwerken van een BI/IT roadmap met een doorkijk naar de komende 3 jaar;
- Het geven van Business Analyse trainingen aan de medewerkers bedrijfsbureau binnen de 12 districten van Sociaal Medische zaken.
Verandermanagement
programma
‘Werk aan de winkel’ is het veranderprogramma binnen het UWV. Doel van dit programma is om een afdeling neer te zetten, ter ondersteuning van de nieuwe organisatie-inrichting en praktijkbegeleiding, met een ruime sortering aan standaardproducten en een efficiënt en transparant leveringsproces. Tijdens het programma is de nieuwe organisatiestructuur en zijn de ondersteunende processen ontworpen en geïmplementeerd.
Resultaat van het verandermanagement programma is ondersteuning bij de uitvoering van de daadwerkelijke standaardisatie van producten en de opleiding van medewerkers. Medewerkers hebben nieuwe rollen en verantwoordelijkheden toegekend gekregen en zijn opnieuw opgeleid. Om het geleerde op een juiste manier in de praktijk te brengen en in te bedden in de dagelijkse werkzaamheden is er, op basis van Lean instrumenten die bijdragen aan en cultuur van continu verbeteren, een processimulatie met praktijkondersteunende module ontwikkeld.
Business
Analyse
Het SUWInet is een digitale infrastructuur die overheden in staat stelt informatie met elkaar te laten wisselen. Mobilee is gevraagd verbeter- en knelpunten in kaart te brengen voor gegevensdiensten en voor de komst van de aangescherpte AVG-regelgeving. De opdracht was afdelingoverschreidend waarbij nieuwe werkprocessen moesten worden ontworpen, vastgelegd en ingevoerd. De opdracht behelsde een brede scope aan stakeholders die allemaal moesten worden geïnterviewd zoals de Belastingdienst, CAK, IND en gemeentes.
Na het opstellen van de business requirements rondom het registratieproces van klantvragen, het uitwerken van toekomstbestendige oplossingen en het faciliteren van keuzeproces op management level, heeft Mobilee een duidelijke visie rondom IT-ondersteuning van workflow, archivering en digitale klantcommunicatie opgesteld en een ‘Quick-win’ geïmplementeerd.
Begeleiding strategiedag, workshops en trainingen
Begeleiding strategiedag
Mobilee is gevraagd de strategiedag te faciliteren voor een divisie binnen het UWV. Het doel tijdens de dag was om gemeenschappelijke ‘guiding principles’ te formuleren voor de toekomstige inrichting van de unit waarbij er rekening wordt gehouden met de procesinrichting, organisatievorm, mens & cultuur en technologie & architectuur. De uitkomsten van deze strategiedag vormden input voor de beschrijving van de toekomstige organisatie.
Training data visualisatie
Tijdens de jaarlijkse heidag van de afdeling BC&K Uitkeren heeft Mobilee een training verzorgt waar data visualisatie een onderdeel van was. Mobilee is gevraagd om de data visualisatie training uit te breiden naar een hele dag en om deze te verzorgen voor de Informatiebeheerders en Business Controllers van de afdeling Informatiebeheer. De centrale vraag die tijdens deze interactieve sessie centraal stond was ‘Hoe overtuig je mensen met cijfers?’. Tijdens deze training zijn deelnemers aan de hand van een aantal casussen meteen zelf aan de slag gegaan met data visualisatie. De theorie en uitgangspunten van de sessie zijn gestoeld op het werk van Stephen Few, een onmisbare basis voor iedereen die kwantitatieve informatie op een effectieve manier wil communiceren.
Hulp nodig bij jouw
digitale transformatie?
Mobilee heeft jarenlange ervaring als consultancy bureau binnen het realiseren van digitale transformatie voor diverse organisaties bijvoorbeeld binnen de zorg, financiële dienstverlening en overheid. Zo werken wij o.a. voor zorgorganisaties Pluryn, VGZ, Zilveren Kruis, ziekenhuis Jeroen Bosch en voor overheids- en uitvoeringsinstanties als de Belastingdienst, Waterschap Aa en Maas en Gemeente Utrecht. Bekijk ook de volgende artikelen:
Slagvaardige IV/IM organisatie
De transitie van de IT-organisatie bij gemeente Utrecht
De IT-organisatie van de gemeente Utrecht maakt de transitie naar een demand – supply organisatie en een Agile manier van werken.
Onze laatste artikelen ontvangen?