Dashboards: waar moet je op letten om impact te maken met data?

Door Elise Blanken | 21 november 2018
Datagedreven

Als adviseur kom ik met enige regelmaat in aanraking met dashboards bij klanten. Daarbij zie ik vaak goede exemplaren, maar zeker zo vaak ook minder goede. Die vallen op doordat er een schijnbaar willekeurige mix bij elkaar is gebracht van informatie van strategisch tot operationeel niveau in een schijnbaar willekeurige combinatie van grafieken en tabellen. Eigenlijk hoef je je niet eens echt te verdiepen in een dashboard om te zien of het een goede is. Slechte dashboards worden namelijk nauwelijks gebruikt.

Omdat dashboards van grote waarde kunnen zijn voor je organisatie, bespreek ik hieronder vier aandachtspunten waar je op moet letten bij een inzicht gevend dashboard. In deze blog zet ik de basics op een rijtje en ga ik niet op de (technische) details in. Ik vertel je wel graag de belangrijkste dingen, die je moet weten om op een zinnige manier mee te praten over dashboards. Tussen het bedenken en bouwen zitten immers een aantal belangrijke stappen om rekening mee te houden.

1. De belangrijkste informatie in één oogopslag

Een goed en inzicht gevend dashboard maakt de echte kernpunten inzichtelijk in één overzicht en presenteert op heldere wijze de informatie, die de gebruiker nodig heeft om weloverwogen keuzes te maken. Een mooie vergelijking die ik hierover laatst zag is: ‘Great dashboards are like windows into a data wonderland’ (UXM).

Great dashboards are like windows into a data wonderland.

Als ik gevraagd word om een dashboard te ontwikkelen, merk ik wel eens dat een informatiedashboard wordt verheven tot een doel op zich in plaats van een instrument. Vergeet niet dat een dashboard slechts een middel vormt om een doel te bereiken; het in één oogopslag visueel weergeven van de meest belangrijke informatie, die nodig is om keuzes op te baseren. Wat die keuzes zijn en welke informatie daarvoor nodig is, hangt volledig af van de business. Het dashboard vervult pas z’n doel als het adequaat antwoord geeft op de vragen van de business.

2. Een succesvol dashboard is intuïtief, op maat gemaakt en to-the-point

Er wordt nog wel eens wat makkelijk gedacht over het maken van een dashboard. Vandaar dat er zoveel slechte zijn, maar dat terzijde. Waarom een dashboard maken zo simpel lijkt, begrijp ik wel. Een echt goed ontworpen dashboard kent een aantal successen. Eén daarvan is het ontwerpprincipe van minimalisme. ‘Reduce non-data ink,’ zoals dashboard-goeroe Stephen Few het zou zeggen.

Een goed dashboard werkt intuïtief, is helder en op maat gemaakt. Echt goed minimaliseren is een kunst, waardoor een dashboard rustig en simpel oogt. In één oogopslag is de complexiteit van data zichtbaar in een gestructureerd verhaal, worden de knelpunten en verbanden binnen de organisatie zichtbaar én zijn de belangrijkste punten samengevat in een beperkte set visualisaties.

3. Een dashboard dient een duidelijk doel

Om dit te bereiken, is het belangrijk dat je goed nadenkt over wat de gebruiker wil doen met het dashboard. Er zijn dan ook verschillende soorten dashboards. De een is gericht op meer strategisch niveau en bevat bedrijfsbrede KPI’s. Deze dashboards zijn hoog-over en bevatten slechts de KPI’s, die écht belangrijk zijn voor de directie. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht van de salesperformance van een organisatie. Een globaal beeld van hoe het ervoor staat, is voor de directie doorgaans meer dan genoeg.

Een ander type dashboard is meer op operationeel niveau en bevat metrics over een specifiek operationeel proces. Voor de salesmanager is een hoog-over niveau dashboard dan niet geschikt. Hij of zij heeft bijvoorbeeld behoefte aan inzicht in cijfers per regio of informatie over welk product het waar het beste doet. Maar je kunt ook denken aan het aantal clicks op een website of het aantal openstaande calls van de service-desk. Dit zijn voorbeelden van operationele dashboards, die veel meer detail moeten bevatten.

dashboards mobilee

Real-time dashboards

Ook zijn er dashboards die real-time informatie doorgeven en gebruikt kunnen worden voor het signaleren van problemen. Denk bijvoorbeeld aan de brandstofmeter op het dashboard van een auto. Als automobilist geeft die informatie je de mogelijkheid om keuzes te maken; stoppen bij het tankstation of nog even door? Ook in een organisatie is dit goed toe te passen. In welke regio blijft de sales achter? Welke productieteam zit nog niet op target?

Tot slot zijn er nog de analytische dashboards. Dit zijn de meer interactieve dashboards, waarbij de gebruiker vaak de mogelijkheid heeft te down-drillen naar dieperliggende informatie. Van het hoog-over plaatje naar de details, afhankelijk van de situatie. De gebruiker maakt zelf een analyseslag, door dieper in te zoomen op bepaalde punten.

Het belangrijkste wat moet worden bedacht voor de aanvang van een project, is de doelstelling van het dashboard.

Het belangrijkste wat moet worden bedacht voor de aanvang van een project, is de doelstelling van het dashboard. Wat moet je kunnen met je dashboard? Welke keuzes moet het dashboard beïnvloeden? Moet het de samenhang van verschillende bedrijfsonderdelen weergeven? Of juist de trends van de afgelopen tijd? Of wil je meer de diepte ingaan voor het signaleren van issues?

4. Doelgroep, doelstelling en dan pas data

Er zijn twee typen problemen die ik heb meegemaakt bij het opstellen van een dashboard. Allereerst was er wel data beschikbaar, maar was er niet goed nagedacht over het doel. We kregen dan ook steeds meer zicht op de data en de mogelijkheden daarvan, maar de slagkracht bleef weg, omdat er onvoldoende begrip was van de business en hoe die baat kan hebben bij de data. Het bouwen van een goed dashboard begint dus bij de eindgebruiker.

In een andere situatie was er wel een doel geformuleerd, maar was er onvoldoende data beschikbaar. Bij het bedenken of een dashboard een aanvulling kan zijn voor je organisatie of afdeling, is dit wel goed om even in het achterhoofd te houden. Als je meer inzicht wilt in de performance van een callcenter, maar er wordt niets gelogd over het aantal calls of de lengte ervan, dan wordt het lastig om inzichten te creëren.

Het klinkt als een open deur, maar je kunt bijvoorbeeld ook denken aan tijdigheid. Als je een strategisch dashboard wilt, dat real-time informatie geeft over de salesactiviteiten in een regio, terwijl het achterliggende systeem één keer per week wordt ge-update, dan is dit toch een aandachtspunt.

Doelgroep en bedrijfsproces

Naast de inhoud is het bedrijfsproces ook een belangrijk aspect voor het opstellen van een dashboard. Zoals gezegd begint het dashboard met weten wie het gaat gebruiken en waarom. Wordt er begrepen wat de doelgroep precies doet en op wat voor manier extra informatie hen gaat helpen? Welke eisen en wensen heeft deze doelgroep? Hoe beter de doelgroep wordt begrepen, hoe doelgerichter en effectiever de dashboards.

De wensen en eisen zeggen ook wat over de techniek die aansluit bij de doelgroep. Is er bijvoorbeeld een verschil tussen wat doelgroepen of personen in de doelgroep willen? Dan is een analytisch dashboard geschikt, zodat verschillende gebruikers naar verschillende dingen kunnen kijken. Ook kan een drill-down-functie op z’n plaats zijn, om door te klikken naar een diepere laag voor meer specifieke informatie. Voor een HR-afdeling is een personeelsdashboard met informatie over het aantal FTE’s en het aantal personen misschien genoeg, terwijl voor een specifieke manager detailinformatie over gemaakte uren, overzicht van de uitnutting van vakantiedagen, ziekteverzuim en tijdsbesteding van het team juist interessant is.

Tot slot nog enkele tips

Al met al zijn er dus verschillende punten waar je goed over moet nadenken, voordat je begint met het bouwen van dashboards. Samenvattend een aantal tips:

  • Bedenk goed met welk doel je een dashboard gaat maken. Merk je dat je meerdere doelen hebt, splits het dashboard dan op.
  • Probeer niet te veel informatie in dashboards te zetten. Gebruik het principe van minimalisme. Bouw liever een drill-down-functie in, dan dat het overzicht weg is.
  • Begin bij het bouwen van een dashboard bij de gebruiker; niet bij de data!
  • Onderzoek wel welke data beschikbaar is om je dashboards mee te voeden.
  • Kies de tooling die past bij de volwassenheid van je organisatie.

Elise Blanken

Consultant

+31(0)30 7670350

Over Elise Blanken

Elise Blanken is Data Consultant bij Mobilee. Haar expertise ligt op het gebied van datagedreven werken, door o.a. het inrichten van effectieve data dashboards en het managen van data projecten.

Lees ook:


Verdieping

Doe de Mobilee Data Maturity Scan

Door Dick Beekhuizen | 4 oktober 2018
Verdieping

In 3 stappen naar goede datavisualisatie [gids voor teams]

Door Kim Rooimans | 28 mei 2018

Meld je aan voor de Mobilee nieuwsbrief

Aanmelden