Agile rollen: dit moet je er over weten

30 juli 2019
Agile High Performing Teams

Stel je voor: je wilt graag een weekendje weg met vrienden, maar je hebt niet veel te besteden. Hoe fijn is het dan om een alert te krijgen van NS over wanneer je de allergoedkoopste tickets kunt kopen? Het lijkt voor de hand te liggen, maar door Agile te werken ontdekte het retentieteam van NS dat toevoegen van een extra contactmoment de conversie met 5% deed stijgen. Agile werken zorgde hier dus voor serieuze successen! Maar dan moet het wel goed gebeuren en dat is zeker niet altijd het geval. Een belangrijke oorzaak hiervan is dat de Agile rollen in het team niet altijd duidelijk zijn.

Continu in beweging

Organisaties zijn continu in beweging om een betere aansluiting te kunnen vinden en te houden bij klanten. Dit zie je duidelijk terug, doordat steeds meer organisaties hun dienstverlening aanpassen aan de continu veranderde wensen. Om klanten te behouden zal de manier van organiseren moeten veranderen. Het vraagt immers steeds meer van een organisatie om de gewenste of noodzakelijke dienstverlening te blijven leveren.

De overgang naar Agile werken wordt vaak gezien als een deel van de oplossing om beter in te kunnen spelen op veranderende verwachtingen en wensen van klanten. Een van de grote veranderingen van Agile werken, is dat je te maken krijgt met andere en nieuwe rollen of een aanpassing van de meer traditionele rollen, zoals projectleider en programmamanager. We merken dat veel van onze klanten worstelen met rolonduidelijkheid en dat de rolvastheid ontbreekt bij de transformatie naar Agile werken. Dit zorgt voor veel onduidelijkheid, omdat een deel van de wat traditionele rollen verandert en een deel ook vervalt.

“We merken dat veel van onze klanten worstelen met rolonduidelijkheid en dat de
rolvastheid ontbreekt bij de transformatie naar Agile werken.”

Jam en pindakaas

Ook is er een verschil tussen uitsluitend scrum werken en werken in een geschaalde Agile omgeving. En wat veel mensen ook (nog) niet doorzien: een rol is niet altijd hetzelfde als een functie. Afgelopen weekend werd er een bericht gepost over een meet-up, die helemaal in het teken stond van de Agile rollen. In dit specifieke geval van de Product Owner en Scrum Master, die samen de jam en de pindakaas op een boterham zijn. Een mooie metafoor, die bovendien aan het denken zette. Als de Product Owner en de Scrum Master op deze manier samenwerken, hoe zal het dan gaan met andere rollen in een Agile omgeving? Om het antwoord te vinden, tref je onderstaand een korte uitleg van de rollen in een Agile omgeving en een aantal uitdagingen uit de praktijk.

agile rollen Mobilee

Rollen

De Agile rollen nader toegelicht

Om een beter beeld te krijgen over welke rollen er zijn, beschrijven we hieronder de scrum rollen. Daarna vind je een samenvatting van de rollen die in een geschaalde Agile omgeving vaak worden gebruikt. De rollen in een geschaalde Agile omgeving kunnen verschillende benamingen hebben, afhankelijk van het gebruikte schalingsmodel. Het is zeker niet ons doel om een uitputtende lijst van rollen op te stellen. Het is vooral bedoeld om je een idee te geven van de grote verscheidenheid aan rollen en dat deze per organisatie kunnen verschillen.

Product Owner, Scrum Master en Ontwikkelteamlid
Scrum is een veel gebruikte basis voor Agile werken bij softwareontwikkeling. Bij een scrum team horen drie rollen, namelijk; Product Owner, Scrum Master en Ontwikkelteamlid. Deze drie rollen samen vormen het scrum team, dat iteratief en incrementeel producten levert waarbij de mogelijkheden voor het verwerken van feedback gemaximaliseerd worden.

Stakeholder
Als je de interactie met de omgeving ook wilt benoemen, dan is er nog sprake van een vierde rol, namelijk die van stakeholder. Stakeholders zijn alle klanten en betrokkenen van een scrum team. Met de input van de stakeholders wordt het gewenste product of de gewenste dienst gecreëerd.

Meer rollen
In een geschaalde Agile omgeving kom je de hiervoor beschreven rollen tegen. Omdat het in veel omgevingen niet alleen om softwareontwikkeling gaat, zijn er nog veel meer rollen en andere verantwoordelijkheden. De scrum rollen zijn eigenlijk relatief simpel, maar in een geschaalde omgeving kan het al snel wat ingewikkelder worden. Ook het gebruikte framework maakt nogal een verschil. Denk hierbij aan rollen als Business Owner, Epic Owner, Release Train Engineer, Customer, Agile Coach, Solution Architect/Engineer, System Architect/Engineer, Senior Product Owner, Chief, Product Owner, Product Manager en Subject Matter Expert. De ervaring leert dat hoe meer Agile rollen er worden toegevoegd, hoe groter de kans is dat het onduidelijk is wie waar over gaat.

“De ervaring leert dat hoe meer Agile rollen er worden toegevoegd, hoe groter de kans
is dat het onduidelijk is wie waar over gaat.”

 

Uitdagingen

Nu je een beetje een beeld heb van de meest gangbare rollen in een Agile omgeving, is het tijd om verder de diepte in te gaan. Want met uitsluitend mensen op de verschillende rollen benoemen, ben je er natuurlijk nog niet bent. Daarom nemen we je mee in de uitdagingen die je kunt tegenkomen rondom de verschillende rollen.

Uitdaging 1: De rol ingevuld naar eigen perspectief

‘Wie is ervan?’ en ‘Wat betekent mijn nieuwe rol?’ zijn vragen die we regelmatig horen op de werkvloer. Ze geven aan dat het niet voor iedere medewerker direct duidelijk is wat er van hem of haar verwacht wordt. Belangrijk hierbij is dat een nieuwe rol niet alleen iets is voor op een visitekaartje, maar daadwerkelijk een andere aanpak vraagt van medewerkers. Vaak is er een rolomschrijving beschikbaar, waarin staat welke verantwoordelijkheden er bij de rol horen.

Zodra de medewerker hoort welke rol hij of zijn krijgt, begint het inkleuren ervan volgens het eigen referentiekader. Als je meerdere personen dezelfde rol geeft of verschillende rollen, worden ze ingekleurd met verschillende referentiekaders en krijg je al snel andere rolinvullingen in de praktijk. Zelfs bij een identieke rolomschrijving. Natuurlijk moeten medewerkers de ruimte krijgen om een rol op hun eigen manier in te vullen. Echter, het is belangrijk hierin te helpen en te coachen omdat het risico bestaat dat de invulling van de rol niet aansluit bij de daadwerkelijke verantwoordelijkheden van de rol. Het aanvullende risico is dat het geheel aan rollen en verantwoordelijkheden niet meer wordt gezien.

De blinde mannen en de olifant

Een voorbeeld van het geheel niet meer overzien, komt mooi tot uiting in de parabel van de blinde mannen en de olifant, een beroemd verhaal uit India. Het gaat over zes blinde reizigers die op hun levensweg tegen verschillende delen van een olifant aanlopen. Elke blinde reiziger schept vervolgens zijn eigen versie van de werkelijkheid, gebaseerd op zijn eigen perspectief. Ze hadden allemaal gelijk in wat ze vertelden, maar ze waren niet in staat om gezamenlijk het grote geheel – de olifant in dit geval – te zien of te beschrijven.

agile rollen mobilee

Deze parabel is ook kenmerkend voor veranderingen in bestaande rollen. Eenieder die je er in het begin naar vraagt, zal zijn rol anders uitleggen. Het gesprek aangaan over rolinvulling en daar de tijd voor nemen in het begin is echt essentieel. Hoewel iemand de kennis en vaardigheden bezit om de rol in te vullen, blijft het altijd even wennen.

Uitdaging 2: Rolvastheid van Agile rollen

Naast dat de verschillende rollen naar eigen perspectief worden ingevuld, dient zich al snel nóg een uitdaging aan, namelijk rolvastheid.

Bij een andere rol hoort verandering. Daarom is het belangrijk om te blijven kijken of de personen die een andere rol gaan uitvoeren, ook daadwerkelijk die nieuwe rol oppakken. Of dat ze juist terugvallen in de oude patronen of onduidelijkheid. Al snel ontstaan de eerste irritaties tussen de mensen die een andere rol hebben gekregen. Niet iedereen pakt zelf zijn of haar nieuwe rol op. Dit kun je vergelijken met iemand die niet zelf op zijn of haar stoel gaat zitten. De ander voelt dan makkelijk de ruimte om deze plek in te nemen. Een tweede persoon voelt zich comfortabeler bij de rol van een ander en gaat die uitvoeren. Er zitten dan ineens twee personen samen op een stoel en er ontstaat een gat, doordat een deel van de rollen niet wordt ingevuld. Ook kan het gebeuren dat iemand zijn of haar nieuwe rol helemaal niet oppakt. Het gewenste resultaat blijft dan zeker uit.

Vaak voelen medewerkers aan dat er iets speelt, maar iedereen houdt wijselijk z’n mond. Het niet uitspreken van onduidelijkheid of wrijving, is te vergelijken met de ‘Elephant in the room’. Iedereen zegt hem niet gezien te hebben, maar het is duidelijk dat dit uitgesloten is. In een dergelijk geval is het heel belangrijk om dit punt op tafel te krijgen, want in samenwerking is duidelijkheid cruciaal.

“Vooral in de beginperiode is het belangrijk om met de Agile rollen die frequent samenwerken, te kijken hoe dit verloopt. Niet alleen het proces, maar ook de samenwerking tussen de verschillende rollen.”

Vooral in de beginperiode is het belangrijk om met de Agile rollen die frequent samenwerken, te kijken hoe dit verloopt. Niet alleen het proces, maar ook de samenwerking tussen de verschillende rollen. Binnen scrum heb je daarom de retrospective, een evaluatiemoment binnen het team. In een geschaalde omgeving ontbreekt het vaak aan een reflectiemoment tussen de aanpalende rollen. Dit is een gemiste kans op gezamenlijk succes in de samenwerking. Het is overigens niet zo dat je na de beginperiode geen aandacht meer hoeft te schenken aan het gezamenlijk reflecteren. Maar vergeet vooral niet dat een goede start het halve werk is!

agile rollen Mobilee

Uitdaging 3: Formele versus informele organisatie

De veranderde omgeving vraagt wat, maar de organisatievraag wordt nog (te) weinig geadresseerd. Hierdoor ontstaat een hybride omgeving, waarin onvoldoende samenwerking plaatsvindt om het hogere doel te dienen. Ook het erkennen dat je te maken hebt met Agile rollen in plaats van functies, kan de zaak in een compleet ander daglicht zetten. Op basis van functie kan iemand namelijk hiërarchisch gezien hoger geplaatst zijn of meer verdienen, maar in roluitvoering zou dat geen invloed moeten hebben.

Waar het eerder ging om een functie invullen, is nu juist van belang dat je een raamwerk van rollen opzet om zo beter in te kunnen zetten op flexibiliteit, inzet van talenten, professionaliteit en teamontwikkeling. Het is daarom juist in een Agile omgeving erg belangrijk om te zorgen dat je de juiste menskracht op de juist plek positioneert.

In de kern gaat het bij formeel en informeel om het stuk dat rol versus functie de nodige verwarring kan opleveren. De formele omgeving kan vaak nog niet mee met de behoefte om meer Agile te gaan werken. Bij een functie horen vaak andere voorwaarden, verwachtingen en hiërarchie. Hierdoor kan een conflict ontstaan tussen de formele en informele organisatie. Dat doet afbreuk aan de kracht die je met de Agile rollen juist kunt creëren.

Agile rollen: een advies tot slot

Nu we de belangrijkste uitdagingen uit de praktijk hebben toegelicht, moeten we ook zeggen: het gaat altijd om mensenwerk. Terugkomend op het voorbeeld van de rollen die samen pindakaas en jam op een boterham zijn: het kan ook werken als er enkel jam óf pindakaas op die boterham zit. Maar in de ideale wereld heb je beide. Daarom zijn wij ervan overtuigd dat je met de nodige aandacht voor ménsen, sneller mooie resultaten bereikt.

Lees ook:


Blog

Agile HR: het positieve effect van HR op wendbaarheid

Door Anne Wever | 23 januari 2019

Ontvang meer artikelen over Agile in je inbox:

Aanmelden